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我國(guó)會(huì)展業(yè)經(jīng)歷了二十余年的發(fā)展，作為信息的集散地的功能也得到了越來(lái)越多的人的共識(shí)。通過(guò)在展會(huì)期間的調(diào)查，企業(yè)可以搜集到有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)者和顧客的信息，為企業(yè)的下一步發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)。
同時(shí)，大眾也可以了解到國(guó)內(nèi)外企業(yè)的發(fā)展情況，并獲取到許多的文化知識(shí)。展會(huì)作為交流信息的平臺(tái)，至少需要三方面主體的共同作用，即組展商、參展商，以及與本次展會(huì)相關(guān)的其他信息提供組織。
首先，對(duì)于組展商，它要擔(dān)負(fù)起前期信息的搜集、整理、提供，中期展會(huì)管理，以及后期展會(huì)總結(jié)等多方面的職責(zé)。在展會(huì)開(kāi)始之前，組展商應(yīng)首先從參展商和其他信息提供者那里搜集必要信息，之后對(duì)所得的眾多信息進(jìn)行綜合整理和加工，把它們匯編成冊(cè)向展會(huì)提供詳盡信息。
同時(shí)重要的是，組展商設(shè)計(jì)與建立一套完整的展會(huì)運(yùn)行體制，保證信息順利流通。應(yīng)該說(shuō)，組展商的前期工作是整個(gè)信息流程的起始階段，也是這一過(guò)程中最為重要的階段。
其次，從參展商方面來(lái)說(shuō)，在決定參加一個(gè)展會(huì)后，應(yīng)首先針對(duì)本次活動(dòng)做出周密的戰(zhàn)略分析，并確定出預(yù)期目標(biāo)。在進(jìn)行宏觀和微觀分析的基礎(chǔ)上，確定本次參展過(guò)程中企業(yè)所期望得到的信息，并對(duì)企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行定位。在展會(huì)中，參展商在主動(dòng)向組展商提供自身信息的同時(shí)，也從展會(huì)中得到更多的、更為詳實(shí)的信息。
因而在完善的利益保護(hù)機(jī)制下，每一個(gè)主體不會(huì)因?yàn)樽陨硇畔⒌钠毓舛馐?ldquo;災(zāi)難”。參展單位在展會(huì)中主動(dòng)搜集所需要的信息，密切與組展商及其他信息提供者進(jìn)行聯(lián)系，加大企業(yè)信息獲取量，使參展活動(dòng)“不虛此行”。展會(huì)結(jié)束后，各參展單位對(duì)所獲信息及參展成果整理匯總，與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比衡量收益。
再次，對(duì)于與展會(huì)相關(guān)信息提供者，即供應(yīng)商、經(jīng)銷(xiāo)商、采購(gòu)商、廣告和同期同類(lèi)展會(huì)等等，它們對(duì)整個(gè)展會(huì)中信息集散功能的發(fā)揮也具有十分重要的作用。
展會(huì)前，他們需要向組展商提供有關(guān)信息，并對(duì)自身利益和要求進(jìn)行表達(dá)，以使自身信息順利進(jìn)入展會(huì)，在這些信息被參展商了解的同時(shí)，也能夠了解到其他競(jìng)爭(zhēng)者的信息。在展會(huì)開(kāi)始之后，這些信息提供者也不遺余力地向展會(huì)提供各種各樣的信息，向參展單位展示自己，在競(jìng)爭(zhēng)中獲得收益。
需要注意的是，提供一個(gè)供參考的參展平均費(fèi)用是不現(xiàn)實(shí)的，因?yàn)檫@些費(fèi)用取決于展臺(tái)的大小、展會(huì)的類(lèi)型、展會(huì)的舉辦地點(diǎn)及眾多其他因素。
通常，參展相關(guān)費(fèi)用包括：
-基本費(fèi)用(展臺(tái)租金，能源供應(yīng)，參展證件，停車(chē)許可證等);
-展臺(tái)設(shè)計(jì)費(fèi)用(創(chuàng)意建議書(shū)，規(guī)劃，刻字，展具，圖片，幻燈片，標(biāo)識(shí)，裝修和裝飾，聲像支持的展示等);
-展臺(tái)設(shè)備的費(fèi)用(家具，地毯，燈光，廚房設(shè)備攝像機(jī)，投影儀等);
-展臺(tái)服務(wù)費(fèi)用(參觀者招待，裝置，招待，口譯，輔助員工等);
-溝通材料價(jià)格(邀請(qǐng)函，贈(zèng)送品，廣告資料，產(chǎn)品目錄，廣告費(fèi)，郵費(fèi)，新聞夾，翻譯，觀眾的入場(chǎng)券，電話，傳真，互聯(lián)網(wǎng)等);
-運(yùn)輸、物流和垃圾處理費(fèi)用(儲(chǔ)藏、保險(xiǎn)、過(guò)境稅、垃圾處理等)
-參展員工旅行、住宿和款待費(fèi);
-其他費(fèi)用(咨詢(xún)，展會(huì)市場(chǎng)調(diào)查，跟進(jìn)，培訓(xùn)等)。
對(duì)新參展企業(yè)或小企業(yè)而言，與另一家企業(yè)聯(lián)合參展是低成本、高收益的參展方式。特別是在海外展會(huì)上，兩個(gè)或兩個(gè)以上的企業(yè)共同租用一個(gè)展臺(tái)參展或聯(lián)合參加政府展臺(tái)都是進(jìn)入新的海外市場(chǎng)的有價(jià)值的選擇。
