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檢測原始記錄文件應(yīng)為受控文件，一般設(shè)計(jì)為表格的形式，以便于檢測人員（包括抽樣、采樣人員)在每次檢測過程中都能準(zhǔn)確無誤地填寫這些基本要素。
檢測原始記錄文件所涵蓋的內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)編號或樣品編號、檢測項(xiàng)目/參數(shù)、所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、檢測樣品（產(chǎn)品)及其相關(guān)信息、抽（采)樣過程信息、檢測及相關(guān)人員信息、檢測環(huán)境條件信息、檢測儀器設(shè)備信息、檢測時(shí)間等，以及檢測過程產(chǎn)生的抽樣計(jì)劃、采樣計(jì)劃及定位、樣品制備、標(biāo)準(zhǔn)液配制、結(jié)果數(shù)據(jù)計(jì)算公式及導(dǎo)出過程、圖譜、圖像、標(biāo)準(zhǔn)曲線等記錄信息，并清楚標(biāo)識(shí)與出具報(bào)告的對應(yīng)關(guān)系、總頁碼、當(dāng)前頁碼等，以保證檢測結(jié)果的可追溯性。
原始記錄文件中應(yīng)注明每項(xiàng)檢測任務(wù)的編號，它是方便實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部管理的編號，應(yīng)具有唯一性。例如:任務(wù)編號、記錄編號、項(xiàng)目編號、申請編號、報(bào)告編號等。當(dāng)檢測任務(wù)需要出具報(bào)告時(shí)，如果原始記錄使用的任務(wù)編號與最終報(bào)告編號不一致 ，則記錄中應(yīng)補(bǔ)充報(bào)告編號，且報(bào)告編號應(yīng)與原始記錄編號有唯一性對應(yīng)關(guān)系。
原始記錄文件中應(yīng)明確寫明檢測依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)名稱和版本號。檢測依據(jù)可以是現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、客戶指定的標(biāo)準(zhǔn)（非現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等)、客戶自定的測試方法等。當(dāng)客戶對檢測的特殊要求與標(biāo)準(zhǔn)相偏離時(shí)，應(yīng)在檢測依據(jù)欄或原始記錄的相關(guān)位置進(jìn)行描述。
當(dāng)檢測項(xiàng)目是檢測依據(jù)的全部內(nèi)容時(shí)，檢測項(xiàng)目可不必全部列出，寫明“全部項(xiàng)目或全部參數(shù)”即可。如果檢測項(xiàng)目是檢測依據(jù)的部分內(nèi)容時(shí)，應(yīng)在原始記錄中明確本次檢測涉及的項(xiàng)目條款號或名稱。
樣品信息包括樣品名稱、型號規(guī)格、樣品數(shù)量、樣品編號；適用時(shí)還可包括樣品送檢單位、樣品初始狀態(tài)、樣品附屬件等。
檢測樣品的名稱應(yīng)是客戶委托任務(wù)書指定的名稱，或是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檢查樣品后并同客戶溝通協(xié)調(diào)后確定的、可正確描述樣品的名稱。
記錄中樣品的型號應(yīng)是實(shí)際檢測樣品的型號， 該型號應(yīng)包含在客戶委托任務(wù)書的型號中。記錄中應(yīng)寫明與檢測項(xiàng)目相關(guān)的產(chǎn)品規(guī)格信息。
樣品數(shù)量要與樣品編號相對應(yīng)。樣品編號應(yīng)具有唯一性，以方便實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部樣品流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)管理。
當(dāng)樣品的初始狀態(tài)可能會(huì)影響后續(xù)的檢測或判定，并在試驗(yàn)開始前對樣品的初始狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整的，應(yīng)在原始記錄中記錄樣品的初始狀態(tài)以及對樣品做出的調(diào)整。
環(huán)境溫（濕)度對檢測項(xiàng)目有影響時(shí)，應(yīng)記錄檢測時(shí)的環(huán)境溫度和溫度，該數(shù)值應(yīng)是真實(shí)和有效的。當(dāng)環(huán)境溫度和濕度與檢測標(biāo)準(zhǔn)（方法)中的規(guī)定環(huán)境溫度和濕度不吻合時(shí)應(yīng)停止檢測，直至達(dá)到檢測標(biāo)準(zhǔn)(方法)中規(guī)定的環(huán)境溫度和濕度。記錄檢測時(shí)的環(huán)境信息也關(guān)系到原始記錄的可追溯性。如果日后檢測報(bào)告/數(shù)據(jù)需要復(fù)查，應(yīng)在相同的環(huán)境條件下開展復(fù)查檢測。
當(dāng)其他環(huán)境條件（如大氣壓、海拔條件、氣體含量、氣流等)對檢測項(xiàng)目有影響時(shí)，記錄中應(yīng)寫明這些環(huán)境條件。
包括抽（采)樣人員、檢測人員、審核人員的簽字或等效標(biāo)識(shí) ，以及適用時(shí)其他相關(guān)人員（如解釋和說明人員)的簽字或等效標(biāo)識(shí)。抽（采)樣人員、檢測人員和審核人員的簽名要確保經(jīng)本人確認(rèn)，由本人負(fù)責(zé)。
檢測日期可以是某一天、某一個(gè)檢測周期、一天內(nèi)的某一段時(shí)間。應(yīng)根據(jù)檢測項(xiàng)目的特點(diǎn)，定義檢測日期的表達(dá)形式。應(yīng)防止在檢測日期上刻意模糊時(shí)間段。應(yīng)真實(shí)記錄檢測時(shí)的日期。針對不同檢測項(xiàng)目在不同日期進(jìn)行的情況，應(yīng)分別記錄測試日期。
數(shù)據(jù)結(jié)果記錄的位置可以是下劃線、空格、方框或表格等形式。數(shù)據(jù)結(jié)果記錄應(yīng)出現(xiàn)在原始記錄的適當(dāng)位置，并與檢測標(biāo)準(zhǔn)(方法)的描述文字相協(xié)調(diào)。數(shù)據(jù)結(jié)果記錄應(yīng)包括所有檢測過程產(chǎn)生的數(shù)值及導(dǎo)出過程、圖譜、圖像、標(biāo)準(zhǔn)曲線等記錄信息。
數(shù)據(jù)判定的方式可以是 “√”“×”“P”“F”“Pass”“Fail”“/”
包括檢測儀器的名稱[如型號、廠家（適用時(shí))]、受控編號和校準(zhǔn)周期（或校準(zhǔn)有效期截止日期)。
場地信息是實(shí)施檢測項(xiàng)目的場地位置的描述。全部檢測項(xiàng)目在實(shí)驗(yàn)室自有場地進(jìn)行時(shí)，可簡單描述為“本實(shí)驗(yàn)室”，如實(shí)驗(yàn)室有多場所，也應(yīng)明確具體的檢測場所信息。 全部或部分檢測項(xiàng)目在分包實(shí)驗(yàn)室場地或委托方實(shí)驗(yàn)室場地進(jìn)行時(shí)，應(yīng)在原始記錄的適當(dāng)位置進(jìn)行記錄，例如在檢測項(xiàng)目旁注明該場地的名稱。
如“米”的符號應(yīng)為“m”非“M" ,“千克”的符號應(yīng)為“kg”而非“Kg”,“千瓦”的符號應(yīng)為“kW”而非“KW”等。
原始記錄的內(nèi)容和信息不得隨意刪減或增加，確實(shí)存在錯(cuò)誤需要更改時(shí)，不可擦涂掉，而應(yīng)采用杠改的形式，保持原有數(shù)據(jù)和內(nèi)容清晰、可辨識(shí)，將正確的內(nèi)容寫在旁邊，并由修改者簽名或采取等效標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。關(guān)鍵數(shù)字更改要說明原因，原始記錄由記錄者本人修改，他人無權(quán)更改。對電子存儲(chǔ)的記錄也應(yīng)采取同等措施，以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或未經(jīng)授權(quán)的改動(dòng)。
檢測結(jié)束后的原始記錄，一般以樣品編碼為唯一性標(biāo)識(shí) ，按歸檔要求將其與檢驗(yàn)報(bào)告副本、委托書、抽樣單（如果有)、任務(wù)派出單等裝訂成冊，并按報(bào)告編號依序存放，方便查閱。原始記錄的存放處應(yīng)滿足防潮、防腐的要求，以保證檔案保存期限內(nèi)不被損壞。原始記錄一般保存期不少于6年。涉及仲裁檢驗(yàn)、重大索賠、理賠案件及司法訴訟的原始記錄應(yīng)保存至結(jié)案止。
(1)任務(wù)信息
①編號。
②檢測標(biāo)準(zhǔn)(方法)。
③檢測項(xiàng)目/參數(shù)。
(2)樣品信息
①樣品名稱。
②型號規(guī)格。
③樣品數(shù)量、樣品編號。
④樣品初始狀態(tài)。
(3)檢測環(huán)境條件信息
①檢測時(shí)的環(huán)境溫度和濕度。
②其他環(huán)境信息。
(4)相關(guān)人員信息
(5)檢測日期
（6)數(shù)據(jù)結(jié)果記錄
(7)數(shù)據(jù)判定或結(jié)果描述
“N/A”“一”“合格”“不合格”“不適用”等清晰無歧義的描述，并且應(yīng)在記錄的顯著位置描述本記錄中對數(shù)據(jù)判定方式的約定。
結(jié)果描述應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定或與客戶約定的方式進(jìn)行客觀全面的描述。
(8)檢測儀器信息
（9)場地信息
3.使用檢測原始記錄的要求和歸檔
（1)使用法定計(jì)量單位。
(2)更改。
(3)檢測原始記錄的歸檔管理。
