儀器設備的采購

食品微生物實驗室必須具有進行食品微生物檢測所需的儀器設備、試劑和材料,分析結果的可靠性在很大程度上受使用儀器設備、試劑和材料的影響。為了確保采購服務和供給的質量,確保所采購的物品符合測試工作要求,實驗室應對所需購買的儀器設備和材料制定文件化內(nèi)容并規(guī)范采購程序,具體可遵循以下步驟和原則:

1.明確采購目的,編制采購文件

實驗室在采購儀器設備和材料時,必須明確需要采購的目的,確定采購物品的功能與系統(tǒng)的需要。這就要求事先制定采購文件或填寫采購申請表,在采購文件或采購申請表中、應對所要采購的物品提出足夠的要求,并對其技術要求進行仔細地描述,包括對儀器進行的系統(tǒng)評估,能否滿足用戶的需要,價格是否適當,是否有研究與發(fā)展的空間,是否有質量保證、數(shù)據(jù)質量能否提高,是否符合健康、安全、法規(guī)的要求等。同時還應考察儀器與附件的大小、環(huán)境溫度、濕度、儀器的重量、供電系統(tǒng)(電壓、電流、特殊插座)、水、氣、上下水道、通信系統(tǒng)、網(wǎng)絡聯(lián)結系統(tǒng)、健康與安全方面是否需要特許證等,上述資料可向銷售商索取。

編制的采購文件或申請表進行評價。評價的內(nèi)容包括:采購物品的技術指標和對測試方法要求的滿足性；供應商提供的產(chǎn)品質量對測試方法要求的滿足性等,以證明采購物品是否滿足測試工作的要求。對于申請購置的新儀器設備的評價,實驗室相關負責人應組織收集有關儀器設備的信息資料,核實采購文件中申請購置的儀器設備的生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格及性能指標等是否滿足測試方法的需要。大型儀器設備則需要設備管理部門請有關專家進行論證和評價。

采購申請經(jīng)批準后應對器設備的供應商進行評價,并保存評價的記錄和獲得批準的供應商名單,儀器設備的采購應選擇信譽高、產(chǎn)品質量好、售后服務好的供應商,與供應商簽訂的技術合同應盡可能詳細,合同中應包括申請書中所有的技術指標信息。購買國產(chǎn)的儀器設備時要注意檢查制造計量器具許可證標志;擬購買的進口的儀器設備若屬于《中華人民共和國進口計量器具型式審查目錄》中的計量器具,應經(jīng)過型式批準。

對測試質量有影響的儀器設備,試劑和材料在使用之前必須根據(jù)采購文件進行符合性檢查并記錄。對經(jīng)常使用、質量穩(wěn)定的試劑和材料應根據(jù)采購文件進行符合性查收。對新的設備儀器購買后,首先要對該儀器設備進行安裝確認,儀器設備必須由專業(yè)人員安裝在合適操作的環(huán)境場所,其基本程序是:開箱驗收、安裝和運行性能確認。

安裝確認的主要內(nèi)容有:

(1)清點儀器設備的軟件、硬件是否與裝箱單一致,檢査有無可見的損傷,確認軟件與硬件的版本。

(2)登記儀器設備名稱,型號,生產(chǎn)廠商名稱,儀器設備的唯一性編號,生產(chǎn)日期,儀器設備使用者姓名,內(nèi)部固定資產(chǎn)設備的登記及安裝地點。

(3)收集匯編和翻譯儀器設備使用說明書和維護保養(yǎng)手冊。

(4)檢査并記錄所驗收的儀器設備是否符合廠方規(guī)定的規(guī)格標準。

(5)檢查并確保有該儀器設備的使用說明書、維修保養(yǎng)手冊和備件清單。

(6)檢查儀器設備的安裝是否恰當,氣、電、水及管路連接是否符合要求,模塊之間的通信是否良好,根據(jù)需要校驗模塊、軟件(版本)、安裝及硬件與軟件是否相容,是否有電磁干擾等。

(7)制定使用規(guī)程和維修保養(yǎng)制度,建立使用登記本。

(8)制定清洗規(guī)程。

(9)明確儀器設備技術資料(圖、手冊、備件清單、各種指南及該設備有關的其他文件)的專管人及存放地點。

(10)最后對確認的結果進行評估,有效的制定出設備的校驗、維修保養(yǎng)、驗證計劃以及相關的標準操作規(guī)程。校驗的目的是為了確保計量儀表在其量程范圍內(nèi)運行良好,并且測量結果符合既定標            準。根據(jù)生產(chǎn)商建議要求和該儀器的用途來確定校驗或維修頻率。