混亂的文件編號,正在慢慢毀掉你的體系管理
實驗室的文件那么多,如何給實驗室的文件進(jìn)行編號?實驗室的文件的編號規(guī)則是什么?有沒有統(tǒng)一的要求?實驗室的文件編號能不能得到現(xiàn)場評審專家的認(rèn)可?
CNAS-CL01
4.3.2.3 實驗室制訂的管理體系文件應(yīng)有唯一性標(biāo)識。該標(biāo)識應(yīng)包括發(fā)布日期和/或修訂標(biāo)識、頁碼、總頁數(shù)或表示文件結(jié)束的標(biāo)記和發(fā)布機(jī)構(gòu)。
那么,如何制定實驗室文件的編號?
實驗室的文件編號的要求為:
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需要有唯一性編號;
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包含發(fā)布日期;
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包含修訂標(biāo)識;
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頁碼,總頁碼;
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文件結(jié)束的標(biāo)記;
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文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)。
實驗室文件的編號可以由實驗室自己制定規(guī)則,只要滿足上述要求即可。上述要求在整份文件中共同體現(xiàn),而不是把上述內(nèi)容揉到一個編號里面。
如何管理好實驗室檔案?
檔案管理程序和要求
1.檔案管理人員的職責(zé)
(1)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真登記造冊,分類整理,統(tǒng)計歸檔和保管,不得遺失和損壞。保證及時準(zhǔn)確地提供技術(shù)資料和數(shù)據(jù),為本單位的質(zhì)量管理和服務(wù)社會提供可靠保證。
(2)各科室檢測人員應(yīng)認(rèn)真主動地做好所用規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)的搜集和整理工作,檢測原始記錄在檢定證書出具前由質(zhì)保辦保存歸檔。
(3)其它質(zhì)量和技術(shù)類管理文件及記錄等,應(yīng)予記錄完成后交由質(zhì)保辦歸檔并保存。
(4)如果實驗室合并或撤銷,或者檔案管理人員變更時,應(yīng)及時做好檔案管理工作的移交程序,以保證檔案管理工作的安全準(zhǔn)確完整。
2.實驗室檔案如何控制
單位各種文件均有唯一性標(biāo)識,需要建立受控文件和非受控文件清單,注明文件名稱、編號、發(fā)文單位、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、生效日期等必要信息,同時在文件封面加蓋受控和非受控公章,做到動態(tài)管理。
檔案內(nèi)容管理
1.技術(shù)檔案
(1)各科室使用的作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、計量檢定規(guī)程、檢驗標(biāo)準(zhǔn)和校準(zhǔn)規(guī)范等。
(2)計量標(biāo)準(zhǔn)器和配套設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)證書、說明書、合格證、設(shè)備使用和維修紀(jì)錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和記錄等。
(3)各科室與計量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的技術(shù)資料,如:申請書、履歷書、技術(shù)報告、原始記錄、檢定證書和電子版記錄等。
2.質(zhì)量檔案
(1)質(zhì)量管理手冊、程序文件、各類規(guī)章制度、管理體系評審計劃和內(nèi)審計劃、質(zhì)量控制記錄等。(2)環(huán)境條件控制記錄、證書報告合格記錄、合同評審和服務(wù)協(xié)議記錄等。
3.建設(shè)檔案
(1)單位年度工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案和員工信息管理等。
(2)人事檔案、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施管理臺賬、人員錄用和勞動紀(jì)律考核記錄等。
借閱和管理
1.檔案借閱要求
(1)上級部門考核復(fù)查或認(rèn)評需要提供資料時,經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后,方能提供。
(2)各科室人員借閱資料時,經(jīng)辦理借閱登記手續(xù)后,并說明借閱時限,并及時歸還。
(3)其他單位或個人借閱時,應(yīng)提供書面申請,經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后,方可借閱,借閱人不得遺失和損壞,如有上述情況發(fā)生,視情節(jié)酌情賠償。
2.檔案管理辦法
(1)檔案按類別歸檔保存,購置的儀器設(shè)備資料、檢定證書、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料及相關(guān)技術(shù)資料應(yīng)及時歸檔。
(2)所有資料和原始數(shù)據(jù)不得帶出實驗室和復(fù)印,特殊情況經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。
(3)電子版記錄統(tǒng)一保管并有備份和密碼,防止閱讀和修改及計算機(jī)病毒等人為原因造成丟失。
補(bǔ)充:儀器設(shè)備檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容
一般實驗室都會做儀器設(shè)備的檔案,儀器設(shè)備檔案具體要包含哪些內(nèi)容,準(zhǔn)則并沒有強(qiáng)制要求,在準(zhǔn)則中要求的是設(shè)備校準(zhǔn)和驗證結(jié)果的記錄,一般來說儀器設(shè)備檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容
(供參考,實驗室可以根據(jù)實驗室自己的情況做調(diào)整)
1儀器設(shè)備履歷表,包括儀器設(shè)備名稱、型號或規(guī)格、制造商、出廠編號、儀器設(shè)備唯一性識別號、購置日期、驗收日期、啟用日期、放置地點、用途、主要技術(shù)指標(biāo)、保管人等等;
2儀器購置申請、說明書原件、產(chǎn)品合格證、保修單;
3驗收記錄、安裝調(diào)試報告;
4檢定、檢定記錄,儀器設(shè)備檢定校準(zhǔn)的計劃,下次校準(zhǔn)、檢定的時間;
5儀器設(shè)備操作規(guī)程及維護(hù)規(guī)程(必要時);
6保養(yǎng)維護(hù)和運行檢查計劃;
7使用記錄(定期歸檔);
8保養(yǎng)維護(hù)記錄;
9運行檢查記錄;