檢驗檢測機構屬高技術服務業(yè)、科技型服務業(yè)及生產性服務業(yè),其提供服務的過程,就是將所客戶的樣品經過檢測分析得出數據結果,再以報告的形式提供給客戶的過程。結果報告是具有證明作用的,檢驗檢測機構應為客戶提供有效的結果報告。
(1)應準確、清晰、明確、客觀地出具檢驗檢測結果。這是對結果報告的總體性要求,準確,數據準確;清晰,文字清晰;明確,依據明確;客觀,結果客觀;以便于客戶及相關方將報告用作數據結果的證據。
(2)報告應包含充分的信息。報告信息包括基本信息和解釋結果的信息,基本信息為滿足客戶要求及所用方法要求的信息,解釋結果所需的信息應根據需要在報告中清晰標注,包括方法的偏離、符合性聲明、測量不確定度、抽樣結果、分包結果以及意見和解釋等用于解釋結果的信息。
(3)報告在發(fā)出前應經過審查和批準。報告作為一種特殊的技術性文件,應符合文件發(fā)布的要求,就應經過審核和批準。按照記錄的原始性、現場性的要求,應有報告編寫人的簽字。為降低報告編寫的出錯率,如果設置了審核人員,審核人員也應簽字確認。最后,由授權簽字人對報告簽字批準。
(4)報告應有唯一性標識。按照文件控制的規(guī)定,作為技術性文件,報告應有唯一性標識。應將報告中所有部分標記為完整報告的一部分,應有報告結束的清晰標識。
(5)應標注資質認定標志,加蓋檢驗檢測專用章(適用時) 。《資質認定管理辦法》第二十八條規(guī)定," 檢驗檢測機構向社會出具具有證明作用的數據和結果的,應當在其報告上加蓋檢驗檢測專用章,并標注資質認定標志 "。加蓋檢驗檢測專用章或公章,標注CMA標識,才會獲得承認并具有證明作用。
(6)檢驗檢測報告格式設計應有所區(qū)分。檢驗檢測領域產品、項目繁多,報告格式的設計應適用于所進行的各種檢驗檢測類型,并盡量減小產生誤解或誤用的可能性。
(7)檢驗檢測報告簽發(fā)后,若有更正或增補應滿足要求。當更改、修訂或重新發(fā)布已發(fā)出的報告時,應在報告中清晰標識修改的信息,適當時標注修改的原因。對已發(fā)出報告的修改,并包含以下聲明:“對序列號為xxx報告的修改”,或其他等效文字。當有必要發(fā)布全新的報告時,應有唯一性標識,并注明所替代的原報告。
(8)應作出相應的免責聲明。在抽樣過程中,當客戶對抽樣程序有偏離的要求并有可能影響結果有效性時,應在報告中做出免責聲明。在接收樣品時,當客戶知道偏離了規(guī)定條件仍要求進行檢測時,應在報告中做出免責聲明。當實驗室不負責抽樣(如為客戶委托的樣品)時,實驗室應聲明結果報告僅適用于收到的樣品。當報告中包含客戶提供的數據并有可能影響結果有效性時,報告中應有免責聲明。
(9)結果報告的保存應符合要求。檢驗檢測機構應對原始記錄、報告歸檔留存,保存期限通常不少于6年。在《檢驗檢測機構監(jiān)督管理辦法》第十三條第四款規(guī)定“未按照標準等規(guī)定傳輸、保存原始數據和報告的”,將被定性為“不實報告”,檢驗檢測機構應規(guī)避合規(guī)運行的風險。