任何機構都需要一些外部提供的產(chǎn)品和服務,來保障自己核心產(chǎn)品高質量地投放市場。對于檢驗檢測機構來說,我們是提供服務的,核心是數(shù)據(jù)結果,數(shù)據(jù)結果是以報告的形式發(fā)出的,但像檢測所需的儀器設備、標準物質、試劑耗材、備品備件、校準服務等,需要從外部獲得。這些外部提供的產(chǎn)品和服務的質量,會直接影響到數(shù)據(jù)結果的有效性,是檢驗檢測活動的重要組成部分,與實驗室活動密不可分,需要進行有效的管理和控制。
實驗室如何做好采購管理?
第一,應明確購買、驗收、存儲要求。a)購買的要求,應明確對所購買的產(chǎn)品和服務的要求,對產(chǎn)品的要求,如對設備配置的要求、質量的要求;對服務的要求,如對檢定/校準報告的要求、分包的要求等,應將這些要求形成書面文件,是具體的、清晰的。b)驗收的要求,我們采購的產(chǎn)品和服務如何驗收,與供應商溝通時應予以明確,每個產(chǎn)品和服務都應明確驗收準則,比如,實驗室應對其品名、規(guī)格、等級、生產(chǎn)日期、保質期、成分、包裝、貯存、數(shù)量、合格證明等進行符合性檢查或驗證。有家機構與供應商商議,不以設備安裝驗收作為驗收準則,而是以設備檢定/校準滿足檢驗檢測要求作為驗收準則,從設備性能和參數(shù)方面可以完全控制設備的質量。c)還應考慮存儲條件要求,試劑耗材、標準物質存儲是有條件的,存儲條件不滿足,會導致變質、失效、污染,應滿足存儲條件。
第二,應做好對供應商的評價。供應商提供產(chǎn)品和服務會對實驗室活動造成直接影響,在眾多的供應商中做出選擇,最好的方法就是評價。可以這么理解,供應商提供的產(chǎn)品和服務的質量、價格、交付時間,甚至是服務態(tài)度會經(jīng)常波動、時好時壞,其質量在很大程度上決定著我們自己數(shù)據(jù)結果的有效性,其價格影響我們的運行成本,其交付時間會影響到我們完成任務的周期。我們就應根據(jù)表現(xiàn)進行評價,并對評價的結果應采取措施,建立《合格供應商名單》 ,用于指導下年度產(chǎn)品和服務的采購。供應商評價要素至少應包括:資質、能力(渠道)、質量、價格、交付時間、售后服務等內容。評價的目的,就是要確保外部提供的產(chǎn)品和服務持續(xù)滿足要求。
第三,實驗室應重視采購工作。外部提供的產(chǎn)品和服務,看起來簡單,其實并不簡單。因為這些產(chǎn)品和服務貫穿檢驗檢測的全過程,滲透到了各個環(huán)節(jié),只要是有實驗室活動,就有外部提供的產(chǎn)品和服務。日常工作中,采購申請、采購審核、采購審批、實施采購等流程很長,大宗采購還需最高管理者審批。如果管理不順暢,就會牽扯很大精力,影響業(yè)務進程、增加采購成本等。所以,實驗室應重視對采購工作的有效控制。