Word認(rèn)為有問(wèn)題的地方,就在文字的下面加一些紅色和綠色的曲線，按F7鍵，Word就開(kāi)始自動(dòng)檢查文檔了。
打開(kāi)“工具”菜單，單擊“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”命令，同樣可以打開(kāi)“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”對(duì)話(huà)框進(jìn)行檢查(圖1)。
圖1
Word 只能查出文檔中一部分比較簡(jiǎn)單或者低級(jí)的錯(cuò)誤，一些邏輯上和語(yǔ)氣的錯(cuò)誤還要自己去檢查。
Word在進(jìn)行校對(duì)時(shí)對(duì)某些詞提出修改意見(jiàn)，下面的提示框
中顯示出建議修改成的單詞，選中正確的單詞，單擊“更改”按鈕，就可以將Word認(rèn)為錯(cuò)誤的單擊替換為它提供的詞了。
如果不喜歡利用對(duì)話(huà)框來(lái)進(jìn)行拼寫(xiě)和語(yǔ)法檢查，也可以這樣：在文檔中下面有錯(cuò)誤標(biāo)記的文字中單擊右鍵，彈出菜單(圖2)，可以看到錯(cuò)誤的原因以及Word的提示，同樣選擇相應(yīng)的選項(xiàng)就可以了�！ D2
在我們對(duì)文檔進(jìn)行了校對(duì)時(shí)，如果選擇了“忽略”，那么下次校對(duì)時(shí)Word將不會(huì)對(duì)這些地方提出疑問(wèn)，如果想讓W(xué)ord對(duì)文檔的所有可能錯(cuò)誤再重新來(lái)一遍，就必需這么做：打開(kāi)“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，在彈出的對(duì)話(huà)框中單擊“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”選項(xiàng)卡，單擊“重新檢查文檔”按鈕，單擊“是”就可以了。
第二節(jié) 語(yǔ)言的設(shè)置
一般安裝后的Word默認(rèn)的語(yǔ)言設(shè)置是中文和英文，現(xiàn)在Word 2000還有自動(dòng)測(cè)定語(yǔ)言的功能，可以自己來(lái)設(shè)置文字的語(yǔ)言：選取文字，打開(kāi)“工具”菜單，單擊“語(yǔ)言”選項(xiàng)，單擊“設(shè)置語(yǔ)言”命令，打開(kāi)“語(yǔ)言設(shè)置”對(duì)話(huà)框(圖3)，可以把選擇的文字標(biāo)記為相應(yīng)的語(yǔ)種(圖4)；不過(guò)一般情況下使用Word的自動(dòng)測(cè)定語(yǔ)言功能就可以了。
圖3 圖4
Word2000還提供了一個(gè)中文簡(jiǎn)繁體轉(zhuǎn)換的功能：?jiǎn)螕?ldquo;常用”工具欄上的這個(gè)“中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換”按鈕的下拉箭頭，從彈出的菜單中選擇“轉(zhuǎn)換為繁體中文”命令，這個(gè)文檔就轉(zhuǎn)換成繁體的了(圖5)。
圖5
在進(jìn)行中英文互譯時(shí)，可以用Word中提供的詞典：打開(kāi)“工具”菜單，單擊“語(yǔ)言”項(xiàng)，單擊“詞典”命令(見(jiàn)圖6)，打開(kāi)詞典，在“查閱”輸入框中輸入要查看的詞，右邊的“替換為所譯內(nèi)容”輸入框中顯示的就是Word在詞典中找到的相應(yīng)的詞，單擊“插入”按鈕就可以把翻譯的結(jié)果直接插入到文檔中了。
圖6
同義詞庫(kù)：先選中要查看同義詞的單詞，打開(kāi)“工具”菜單，單擊“語(yǔ)言”項(xiàng)，單擊“同義詞庫(kù)”命令，打開(kāi)“同義詞庫(kù)”對(duì)話(huà)框，在這里就出現(xiàn)了所選單詞的同義詞了，單擊“替換”按鈕可以把當(dāng)前選中的詞替換為“替換為同義詞”輸入框中的文字了(圖7)。
圖7
第三節(jié) 批注和修訂
添加和使用批注：
選中文字，打開(kāi)“插入”菜單，單擊“批注”命令，在界面中出現(xiàn)了批注窗口，單擊“選項(xiàng)”按鈕，設(shè)置“修訂”后確定，同時(shí)批注中可以顯示這是誰(shuí)的批注，輸入修改意見(jiàn)，單擊“關(guān)閉”按鈕(圖8)，剛才選中的部分已經(jīng)是黃色的底色了，這樣在翻閱文檔時(shí)容易看到，把鼠標(biāo)放到這里，過(guò)一會(huì)兒就會(huì)出現(xiàn)批注的內(nèi)容了。
圖8
打開(kāi)“視圖”菜單，單擊“批注”命令，就會(huì)出現(xiàn)“批注”窗口，就可以修改批注了；單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉批注窗口；在文檔中插入批注的文字中間單擊右鍵，從菜單中選擇“刪除批注”命令，就可以把插入的批注刪除了。
單擊剛才菜單中的“編輯批注”命令可以打開(kāi)批注窗口。
使用修訂：
打開(kāi)“工具”菜單，單擊“修訂”選項(xiàng)，單擊“突出顯示修訂”命令(圖9)，選中對(duì)話(huà)框中“編輯時(shí)標(biāo)記修訂”前的復(fù)選框(圖10)，單擊“確定”按鈕。
圖9 圖10
此時(shí)用Delete鍵刪除文字，它們就變成了藍(lán)色帶刪除線的樣子，這就表示已經(jīng)被刪除了；輸入文字，可以看到輸入的文字和一般的文字不一樣，這就表示新添加的文字，把鼠標(biāo)移動(dòng)到這些文字上面，可以看到是誰(shuí)進(jìn)行的修改，是刪除還是插入的。
如果覺(jué)得修改地很好，直接在修訂處單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“接受修訂”命令就可以(如圖11)，這樣比批注要方便。 圖11
批注和修訂各有各的作用，如果把這兩種方法結(jié)合起來(lái)，綜合使用，改稿就更方便。
第四節(jié) 使用審閱
Word中有一個(gè)“審閱”工具欄(圖12)，在這里可以插入和刪除批注、接受和拒絕修訂、突出顯示文本、保存文檔版本等。
圖12
選中文字，單擊“插入批注”按鈕，可以在選中的文字中插入批注。
“編輯批注”按鈕可以打開(kāi)/關(guān)閉批注窗口。
“前一批注”和“下一批注”按鈕可以快速定位查找批注。
“刪除批注”按鈕則可以刪除批注。
雙擊狀態(tài)欄中的“修訂”，可以快速切換文檔的修訂狀態(tài)。
“審閱”工具欄中的“修訂”按鈕同樣切換編輯時(shí)是否標(biāo)記修訂。
“前一處修訂”和“下一處修訂”按鈕可以快速定位修訂的位置。
“接受修訂”和“拒絕修訂”按鈕接受和拒絕修訂。
“保存版本”按鈕則可以保存當(dāng)前文檔的版本。
第五節(jié) 版本保存和文檔比較
保存版本
有時(shí)希望能夠?qū)⑿薷那昂蟮母寮倪M(jìn)行對(duì)比，此時(shí)可以使用“版本”來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目的。在寫(xiě)一個(gè)文檔時(shí)，總是會(huì)做一些改動(dòng)，如果不希望所做的修改將最原始稿覆蓋掉，就可以使用版本來(lái)做。
打開(kāi)“文件”菜單，單擊“版本”命令(圖13)，打開(kāi)“版本”對(duì)話(huà)框，單擊“現(xiàn)在保存”按鈕，輸入版本信息，單擊“確定”按鈕，就可以把當(dāng)前狀態(tài)的文檔保存一個(gè)版本(圖14、圖15)。
圖13
圖14
圖15
當(dāng)我們對(duì)文檔做了較大的改動(dòng)以后可以再保存一個(gè)版本，現(xiàn)在再打開(kāi)“版本”對(duì)話(huà)框，就可以打開(kāi)以前保存的版本進(jìn)行查看了。
文檔的比較
有時(shí)可能會(huì)需要對(duì)兩個(gè)文檔進(jìn)行比較，以知道文檔到底在哪些地方不一樣，這時(shí)我們就可以使用Word提供的“比較文檔”功能來(lái)做：打開(kāi)“工具”菜單，單擊“修訂”選項(xiàng)，單擊“比較文檔”命令，從文件列表中選擇要比較的文檔，單擊“打開(kāi)”按鈕，Word就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行兩個(gè)文檔的比較了。而且把當(dāng)前的文檔與所比較文檔的不同之處也都以修訂的形式顯示了出來(lái)。
第六節(jié) 字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)和編寫(xiě)摘要
字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)的使用
Word有一個(gè)“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”功能，可以統(tǒng)計(jì)整個(gè)文檔或文檔的一部分的字?jǐn)?shù)。
打開(kāi)“工具”菜單，單擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令，Word就會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出我們文檔中字?jǐn)?shù)的信息；單擊“關(guān)閉”按鈕(圖18)。
選中要統(tǒng)計(jì)字?jǐn)?shù)的文字，打開(kāi)“工具”菜單，單擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令，統(tǒng)計(jì)出來(lái)的就是選中的文字的數(shù)量了(圖19)。
圖18 圖19
自動(dòng)編寫(xiě)摘要
可以用“自動(dòng)編寫(xiě)摘要”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的快速查閱：打開(kāi)“工具”菜單，單擊“自動(dòng)編寫(xiě)摘要”命令，選擇摘要類(lèi)型和在文檔中所占的百分比，單擊“確定”按鈕，Word就會(huì)自動(dòng)從文檔中找到合適的摘要語(yǔ)句并著重顯示出來(lái)(圖20)。
界面中出現(xiàn)了一個(gè)“自動(dòng)編寫(xiě)摘要”工具欄(圖21)，單擊上面的“關(guān)閉”按鈕，就可以退出自動(dòng)編寫(xiě)摘要狀態(tài)了。
圖20
圖21