每學(xué)期末，學(xué)校都會(huì)向各科教師收集論文歸檔，盡管事先布置了論文的排版格式，但交上來(lái)的很多論文依然格式不統(tǒng)一，歸納起來(lái)主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
1. 紙張大小和頁(yè)邊距不統(tǒng)一。
2. 首行縮進(jìn)不規(guī)范，縮進(jìn)距離有大有小，有很大一部分論文用一兩個(gè)空格來(lái)縮進(jìn)。
3. 行間距設(shè)置不統(tǒng)一。
4. 標(biāo)題及正文的字體、字號(hào)設(shè)置不統(tǒng)一。
要統(tǒng)一這些文檔格式，如果用逐篇、逐項(xiàng)重新設(shè)置的方法來(lái)處理的話(huà)，上百篇論文真不知要進(jìn)行多少煩瑣重復(fù)的勞動(dòng)。想用輕松便捷的方法嗎？那就跟我一起用自定義宏按鈕的方法來(lái)解決吧。
定制?統(tǒng)一格式?按鈕
1. 在Word XP中依次單擊“工具/宏(M)/錄制新宏…”，在“錄制宏”對(duì)話(huà)框中，給將要錄制的宏取一個(gè)名字，如“Macro1”（如圖1）。
2. 單擊[工具(T)]按鈕，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇“命令”選項(xiàng)卡。
3. 在“命令”選項(xiàng)卡中，“類(lèi)別”欄選擇“宏”，“命令”欄選擇要錄制的宏命令“Normal.NewMacros. Macro1”，并將它拖動(dòng)到工具欄的合適位置。
4. 右擊工具欄上的“Normal.NewMacros. Macro1”，在彈出的快捷菜單中選擇“命名(N)”，并將“命名”后面框中的“Normal.NewMacros. Macro1”改名為“統(tǒng)一格式”作為工具按鈕的名稱(chēng)（如圖2）。
5. 單擊[關(guān)閉]按鈕，完成宏按鈕的建立。
錄制宏
建好按鈕后，Word會(huì)自動(dòng)彈出錄制宏工具圖標(biāo)，進(jìn)入錄制宏?duì)顟B(tài)。接著可做以下幾步操作：
1． 刪除段首空格
（1）按“Ctrl+Home”鍵，將光標(biāo)移到段首，按回車(chē)鍵在段首插入一個(gè)段落標(biāo)記。
�。�2）單擊“編輯/替換”，打開(kāi)“替換”對(duì)話(huà)框，設(shè)定“查找內(nèi)容”為“^p ”（“^p”為段落標(biāo)記，后面跟一個(gè)中文空格），“替換為”設(shè)為“^p”，“搜索范圍”為“全部”，然后單擊[全部替換]按鈕。替換結(jié)束后，再次單擊此按鈕，這樣可刪除段首的連續(xù)兩個(gè)中文空格。
（3）將“查找內(nèi)容”改為“^p ”（“^p”后跟一個(gè)英文空格），“替換為”和“搜索范圍”不變，然后單擊四次[全部替換]按鈕，這樣可刪除段首的連續(xù)四個(gè)英文空格。替換結(jié)束后單擊[關(guān)閉]按鈕退出對(duì)話(huà)框。
2． 設(shè)置首行縮進(jìn)兩字符，行距調(diào)整為單倍行距
�。�1）按“Ctrl+A”選定全文。
�。�2）單擊“格式/段落”，在彈出的對(duì)話(huà)框中設(shè)定“首行縮進(jìn)”兩字符，行距為“單倍行距”，然后單擊[確定]退出對(duì)話(huà)框。
3． 設(shè)置字體
�。�1）單擊“格式/字體”，在彈出的字體對(duì)話(huà)框中設(shè)置宋體、小四號(hào)，再單擊[確定]退出對(duì)話(huà)框。
�。�2）按“Ctrl+Home”鍵將光標(biāo)移到段首，再按“Delete”鍵刪除段首的一個(gè)空行。
（3）單擊“格式/段落”，在彈出的對(duì)話(huà)框中設(shè)定“首行縮進(jìn)”為“無(wú)”，“對(duì)齊方式”為“居中”，然后單擊[確定]退出對(duì)話(huà)框。
（4）按“Shift+End”鍵選中第一行，然后單擊“格式/字體”，在彈出的字體對(duì)話(huà)框中設(shè)置黑體、三號(hào)，再單擊[確定]退出對(duì)話(huà)框。
（5）按“Home”鍵取消選定。
4． 設(shè)置頁(yè)面
單擊“文件/頁(yè)面設(shè)置”，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框中設(shè)定紙張大小為“19.5×27厘米”（即16開(kāi)紙），上下左右邊界分別設(shè)為“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米，然后單擊[確定]關(guān)閉對(duì)話(huà)框。
在完成以上操作后，單擊[停止錄制宏]按鈕結(jié)束宏的錄制，這樣全部工作就完成了。
現(xiàn)在，你隨便打開(kāi)一個(gè)文檔，然后單擊[統(tǒng)一格式]按鈕，格式不一的文檔會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)為你預(yù)設(shè)的格式（如段首還有空格，可再次單擊[統(tǒng)一格式]按鈕去除）。用這種方法，我們還可輕松處理從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制到的文檔呢，是不是很方便？
1. 紙張大小和頁(yè)邊距不統(tǒng)一。
2. 首行縮進(jìn)不規(guī)范，縮進(jìn)距離有大有小，有很大一部分論文用一兩個(gè)空格來(lái)縮進(jìn)。
3. 行間距設(shè)置不統(tǒng)一。
4. 標(biāo)題及正文的字體、字號(hào)設(shè)置不統(tǒng)一。
要統(tǒng)一這些文檔格式，如果用逐篇、逐項(xiàng)重新設(shè)置的方法來(lái)處理的話(huà)，上百篇論文真不知要進(jìn)行多少煩瑣重復(fù)的勞動(dòng)。想用輕松便捷的方法嗎？那就跟我一起用自定義宏按鈕的方法來(lái)解決吧。
定制?統(tǒng)一格式?按鈕
1. 在Word XP中依次單擊“工具/宏(M)/錄制新宏…”，在“錄制宏”對(duì)話(huà)框中，給將要錄制的宏取一個(gè)名字，如“Macro1”（如圖1）。
2. 單擊[工具(T)]按鈕，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇“命令”選項(xiàng)卡。
3. 在“命令”選項(xiàng)卡中，“類(lèi)別”欄選擇“宏”，“命令”欄選擇要錄制的宏命令“Normal.NewMacros. Macro1”，并將它拖動(dòng)到工具欄的合適位置。
4. 右擊工具欄上的“Normal.NewMacros. Macro1”，在彈出的快捷菜單中選擇“命名(N)”，并將“命名”后面框中的“Normal.NewMacros. Macro1”改名為“統(tǒng)一格式”作為工具按鈕的名稱(chēng)（如圖2）。
5. 單擊[關(guān)閉]按鈕，完成宏按鈕的建立。
錄制宏
建好按鈕后，Word會(huì)自動(dòng)彈出錄制宏工具圖標(biāo)，進(jìn)入錄制宏?duì)顟B(tài)。接著可做以下幾步操作：
1． 刪除段首空格
（1）按“Ctrl+Home”鍵，將光標(biāo)移到段首，按回車(chē)鍵在段首插入一個(gè)段落標(biāo)記。
�。�2）單擊“編輯/替換”，打開(kāi)“替換”對(duì)話(huà)框，設(shè)定“查找內(nèi)容”為“^p ”（“^p”為段落標(biāo)記，后面跟一個(gè)中文空格），“替換為”設(shè)為“^p”，“搜索范圍”為“全部”，然后單擊[全部替換]按鈕。替換結(jié)束后，再次單擊此按鈕，這樣可刪除段首的連續(xù)兩個(gè)中文空格。
（3）將“查找內(nèi)容”改為“^p ”（“^p”后跟一個(gè)英文空格），“替換為”和“搜索范圍”不變，然后單擊四次[全部替換]按鈕，這樣可刪除段首的連續(xù)四個(gè)英文空格。替換結(jié)束后單擊[關(guān)閉]按鈕退出對(duì)話(huà)框。
2． 設(shè)置首行縮進(jìn)兩字符，行距調(diào)整為單倍行距
�。�1）按“Ctrl+A”選定全文。
�。�2）單擊“格式/段落”，在彈出的對(duì)話(huà)框中設(shè)定“首行縮進(jìn)”兩字符，行距為“單倍行距”，然后單擊[確定]退出對(duì)話(huà)框。
3． 設(shè)置字體
�。�1）單擊“格式/字體”，在彈出的字體對(duì)話(huà)框中設(shè)置宋體、小四號(hào)，再單擊[確定]退出對(duì)話(huà)框。
�。�2）按“Ctrl+Home”鍵將光標(biāo)移到段首，再按“Delete”鍵刪除段首的一個(gè)空行。
（3）單擊“格式/段落”，在彈出的對(duì)話(huà)框中設(shè)定“首行縮進(jìn)”為“無(wú)”，“對(duì)齊方式”為“居中”，然后單擊[確定]退出對(duì)話(huà)框。
（4）按“Shift+End”鍵選中第一行，然后單擊“格式/字體”，在彈出的字體對(duì)話(huà)框中設(shè)置黑體、三號(hào)，再單擊[確定]退出對(duì)話(huà)框。
（5）按“Home”鍵取消選定。
4． 設(shè)置頁(yè)面
單擊“文件/頁(yè)面設(shè)置”，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框中設(shè)定紙張大小為“19.5×27厘米”（即16開(kāi)紙），上下左右邊界分別設(shè)為“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米，然后單擊[確定]關(guān)閉對(duì)話(huà)框。
在完成以上操作后，單擊[停止錄制宏]按鈕結(jié)束宏的錄制，這樣全部工作就完成了。
現(xiàn)在，你隨便打開(kāi)一個(gè)文檔，然后單擊[統(tǒng)一格式]按鈕，格式不一的文檔會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)為你預(yù)設(shè)的格式（如段首還有空格，可再次單擊[統(tǒng)一格式]按鈕去除）。用這種方法，我們還可輕松處理從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制到的文檔呢，是不是很方便？