對(duì)于Word XP的基本操作，相信各位網(wǎng)友早已是耳熟能詳了，不過Word XP其實(shí)還有許多非常不引人注意的地方。這不，筆者下面總結(jié)的Word XP的幾大冷僻功能，你肯定不會(huì)經(jīng)常使用，但你不能小看這些冷僻功能的威力喲！
一、巧用Web協(xié)作功能實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”
Word XP中有一則Web協(xié)作工作功能，這個(gè)功能平時(shí)很少被大家使用，其實(shí)利用該功能，大家可以輕松地在單位的lan/Index.html'>局域網(wǎng)或者因特網(wǎng)上召開網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，下面就是實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”的具體步驟：
1、首先大家需要做的工作就是安排會(huì)議，用鼠標(biāo)單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，從打開的下拉菜單中執(zhí)行“聯(lián)機(jī)協(xié)作”命令；
2、要是大家發(fā)現(xiàn)在自己的Word XP對(duì)應(yīng)菜單項(xiàng)的文字為灰色調(diào)的話，就說明大家在安裝Office XP時(shí)沒有裝載可選項(xiàng)“MS NetMeeting（微軟網(wǎng)絡(luò)會(huì)議程序）”，而要實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”的話，該程序就必須要正確安裝在系統(tǒng)上；
3、下面大家可以用鼠標(biāo)單擊“安排會(huì)議”選項(xiàng)，這樣系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)打開一個(gè) “會(huì)議”對(duì)話框，在這里大家首先用鼠標(biāo)點(diǎn)擊一下其中的“收件人”按鈕，然后在“選擇與會(huì)者及資源”的對(duì)話框中，用鼠標(biāo)選中需要參加會(huì)議的人員名單就可以了；
4、接著將“這是聯(lián)機(jī)會(huì)議”的選項(xiàng)選中，不然的話大家可能無法實(shí)時(shí)收到會(huì)議的信息；在“目錄服務(wù)器”和“組織者的電子郵件地址”欄中，大家也要真實(shí)地輸入自己所使用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器名稱和自己使用的電子信箱地址；此外，大家還要在“Office文檔”項(xiàng)中選定開會(huì)時(shí)共享的文檔以及會(huì)議的“類別”，完成上面的設(shè)置后，用鼠標(biāo)單擊“發(fā)送”按鈕就可以了；
5、“布置好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后”，下面大家就可以正式開會(huì)了。用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，打開下拉菜單后，再用鼠標(biāo)選中“聯(lián)機(jī)協(xié)作”下面的“現(xiàn)在開會(huì)”選項(xiàng)，這樣程序就會(huì)打開“聯(lián)機(jī)會(huì)議”工具欄，同時(shí)Windows系統(tǒng)任務(wù)欄的托盤上也會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)叫名叫“MS NetMeeting”的快捷圖標(biāo)；
6、下面再用鼠標(biāo)右擊系統(tǒng)托盤上的“NetMeeting”圖標(biāo)，從打開的快捷菜單中執(zhí)行“打開”命令，隨后大家就能看到一個(gè)非常“酷”的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室；
7、在這個(gè)界面中，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“呼叫”按鈕或者執(zhí)行“聯(lián)機(jī)會(huì)議”中的“呼叫參加人”命令按鈕，再在隨后打開的窗口中選擇相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，并且選中需要參加開會(huì)的朋友們；
8、用鼠標(biāo)單擊“呼叫”按鈕后，只要是參加進(jìn)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的同志，都會(huì)首先看到的便是大家在安排會(huì)議時(shí)事先所設(shè)置的共享Office文檔；
9、下面參加會(huì)議的朋友就可以充分利用NetMeeting的談天室、白板和音頻視頻輸出功能來選擇不同的會(huì)議交流方式了。要是使用“聊天室”的方式來開會(huì)的話，可以先單擊NetMeeting“工具”菜單中的“談天”命令就可以了；
10、要是計(jì)算機(jī)帶有攝像頭的話，大家可以選中“音頻視頻輸出（入）”功能來進(jìn)行開會(huì)，這種會(huì)議效果可以和真實(shí)的會(huì)議效果相比拼喲；
11、要是選中“白板”的方式來開會(huì)的話，參加會(huì)議的朋友都可以利用它發(fā)揮自己無盡的想象，把某種不能用語言方式表達(dá)的意思用圖案、繪畫或別的什么方法表達(dá)出來，這可要比真實(shí)的會(huì)議效果更甚一籌了；
12、倘若要進(jìn)行會(huì)議討論的話，那么大家可以用鼠標(biāo)單擊Word XP菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，從打開的下拉菜單中選中“聯(lián)機(jī)協(xié)作”下面的“WEB討論”選項(xiàng)，然后在隨后打開的工具欄中，用鼠標(biāo)單擊“在文檔中插入討論”命令按鈕，這樣參加會(huì)議的同志相互之間就能進(jìn)行熱烈討論了。
二、巧用虛擬郵件功能傳遞信息
所謂的虛擬郵件功能是指只用電子郵件來實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部員工相互傳遞信息的目的，大家可以利用該功能輕松地完成諸如單位員工信息登記之類的工作任務(wù)。比方說，倘若單位要進(jìn)行一次職工個(gè)人信息登記普查活動(dòng)，按常規(guī)單位事先應(yīng)該把信息登記表格準(zhǔn)備好，再依次邀請(qǐng)職工進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)登記，現(xiàn)在大家只要通過虛擬郵件發(fā)送功能，就能輕松讓職工做在自己的計(jì)算機(jī)前完成這項(xiàng)登記工作了：
1、單位首先必須應(yīng)該通過Word XP程序制作好職工個(gè)人信息登記表，接著將該表格文檔作為電子郵件的附件以Word的DOC格式來保存起來；
2、隨后在彈出的職工個(gè)人信息登記表界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“文件”/“發(fā)送”/“傳送收件人”命令，并在隨后打開的對(duì)話框中選擇好傳送文檔的收件人，收件人可以在通訊簿中選擇，也可以在個(gè)人通訊組列表中選擇，甚至還允許大家自行添加；
3、一旦確定好文檔的接受人后，單擊“確定”按鈕返回到“傳送名單”對(duì)話框，并在該對(duì)話框中通過更改列表中收件人姓名的前后順序，可以改變收件人接收傳送文檔的順序。只需要先選定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后單擊相應(yīng)的移動(dòng)箭頭按鈕即可；為了能讓職工清楚此次文檔傳送的目的，大家還可以在該對(duì)話框中設(shè)定好郵件的發(fā)送主題和消息正文，職工在收到文檔后，就能知道該如何處理文檔了；
4、完成上面的任務(wù)后，大家只要再單擊“文件”/“發(fā)送”菜單，并執(zhí)行該菜單項(xiàng)下面的“下一傳送收件人”命令，Word XP程序就會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)系統(tǒng)中的默認(rèn)郵件程序來將當(dāng)前打開的文檔以附件的形式，傳送給事先設(shè)定好的傳送名單中的第一位接受人；
5、第一位職工在接受到文檔內(nèi)容后，打開附件中的表格，并按照事先指定要求來填寫好表格后，再重新進(jìn)行保存，接著按照上面的步驟依次發(fā)送給每位收件人。當(dāng)所有收件人都在該郵件中填寫完各自的信息后，表格將自動(dòng)發(fā)還給單位的原始發(fā)送者，然后單位根據(jù)反饋回來的表格信息就能實(shí)現(xiàn)普查職工個(gè)人信息的目的了。
三、巧用索引功能快速查找信息
為了實(shí)現(xiàn)快速查閱文檔信息，大家可以使用索引功能，將文檔中的主要關(guān)鍵字或各種概念摘錄下來，分別標(biāo)明它們的出處以及頁(yè)碼，并且按一定次序分條排列，以供日后方便查閱信息。下面我們就一起來看看如何具體使用Word XP的索引功能：
1、要是使用索引功能來快速查找信息之前，大家首先應(yīng)該來標(biāo)記文檔中的重點(diǎn)名詞、概念之類的索引項(xiàng)，索引的提出可以是文檔中的一個(gè)地方，也可以是文檔中相同內(nèi)容的所有地方；
2、要是大家標(biāo)記了書中同一內(nèi)容的所有索引項(xiàng)的話，就可選擇一種索引格式并編制完成，這樣的話程序?qū)⑹占饕?xiàng)，并按照字母的順序來排序、引用頁(yè)碼，同時(shí)會(huì)自動(dòng)查找并刪除同一頁(yè)中的相同項(xiàng)，接著在文檔中顯示索引內(nèi)容；
3、比方說，要是大家想標(biāo)記文檔中的“抗擊非典”的話，可以先用鼠標(biāo)選中文檔中的“抗擊非典”四個(gè)字，接著用鼠標(biāo)執(zhí)行“插入”菜單項(xiàng)下面的“索引和目錄”命令，在隨后打開的對(duì)話框中，將“標(biāo)記索引項(xiàng)”項(xiàng)選中；當(dāng)程序打開下一個(gè)對(duì)話框時(shí)，大家再用鼠標(biāo)選擇“標(biāo)記”，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，此時(shí)文檔中的“抗擊非典”后面就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)“{XE "抗擊非典"}”的標(biāo)志，用鼠標(biāo)單擊工具欄中的“顯示/隱藏”按鈕，就能把這標(biāo)記顯示或隱藏出來；
4、要是大家想把本文檔中所有的出現(xiàn)“抗擊非典”的地方都索引出來的話，那么大家在程序打開第二個(gè)對(duì)話框時(shí)，用鼠標(biāo)執(zhí)行“標(biāo)記全部”命令，那么文檔中凡出現(xiàn)“抗擊非典”的地方都會(huì)被標(biāo)記出來。并且對(duì)于索引的格式，大家可以任意選擇，也可以選擇“筆劃”或“拼音”的兩種排序方式，在缺省狀態(tài)下是按“筆劃”來排序的；
5、當(dāng)完成前面的索引標(biāo)記后，大家 就可以提取所標(biāo)記的索引了，具體的方法是先把鼠標(biāo)移到文檔的最后，接著用鼠標(biāo)單擊“插入”菜單項(xiàng)，從打開的下拉菜單中執(zhí)行“索引和目錄”命令，這樣一個(gè)索引就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在鼠標(biāo)指針處了；
6、要是大家事先選擇的是“標(biāo)記全部”命令選項(xiàng)的話，那么索引會(huì)標(biāo)記出大家所索引的某個(gè)詞都出現(xiàn)在哪一頁(yè)上。一個(gè)索引詞在同一頁(yè)中出現(xiàn)多次，索引為節(jié)省頁(yè)面，只會(huì)標(biāo)記一次，并按筆畫或拼音進(jìn)行了排序，這樣大家就可以按照索引的提示查找有關(guān)頁(yè)面的內(nèi)容了；
7、要是大家要對(duì)生成的的索引格式進(jìn)行編輯調(diào)整的話，就可在索引對(duì)話框中對(duì)有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行選擇、自定義或更改。通過選擇相應(yīng)的標(biāo)簽選項(xiàng)，選擇不同的索引格式；
8、倘若大家要將@、＊、￥之類的特殊符號(hào)標(biāo)記為索引項(xiàng)的話，那么首先選定文檔中的單個(gè)符號(hào)，接著執(zhí)行索引命令，在隨后打開的對(duì)話框中，將“主索引項(xiàng)”框選中，然后隨此符號(hào)鍵入“;#”字符，最后用鼠標(biāo)單擊“標(biāo)記”按鈕；
9、在進(jìn)行編制索引時(shí)，Word XP會(huì)將符號(hào)放在索引的開始部分；要是所選索引格式包含用于字母組的標(biāo)題，那么符號(hào)將歸為一組，放在數(shù)字標(biāo)志#標(biāo)題之下；大家既可以刪除該數(shù)字符號(hào)，也可用“符號(hào)”等其他標(biāo)題來替換它；
10、倘若進(jìn)行了索引操作后，突然又對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行了修改，那么以前的原索引就不準(zhǔn)確了，此時(shí)大家需要更新索引，具體的方法是在要更新的索引中單擊鼠標(biāo)，再按下鍵盤上的F9鍵，這樣就能完成更新索引了，不過大家要注意的是以前的索引或添加的格式就會(huì)消失了；
11、倘若大家遇到索引的頁(yè)碼與文檔中的頁(yè)碼不相符的情況時(shí)，可以用鼠標(biāo)單擊索引后，再直接按鍵盤上的 F9 鍵，程序就能自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行更新；
12、要是進(jìn)行了索引之后，文檔中顯示XE或TA域等的隱藏文字的話，那么大家可以單擊工具欄中的“顯示/隱藏”按鈕來將它隱藏起來，再進(jìn)行更新索引操作；要是文檔包含以隱藏文字格式出現(xiàn)的分節(jié)符或分頁(yè)符的話，那么大家可以刪除隱藏文字格式，再進(jìn)行更新索引操作。
四、巧用播放功能來欣賞MP3音樂
不知大家有沒有使用過Word XP程序的播放功能來欣賞過MP3音樂？相信許多人不要說使用這個(gè)功能呢，就連Word XP程序能播放音樂也感到好奇！其實(shí)大家只要利用Word XP插入對(duì)象功能和自動(dòng)更正功能，就能巧妙實(shí)現(xiàn)在Word XP程序中快速播放MP3音樂的目的：
1、在Word XP的程序界面中，大家可以在菜單欄中用鼠標(biāo)單擊“插入”菜單項(xiàng)，從打開的下拉菜單中依次執(zhí)行“對(duì)象”/“由文件創(chuàng)建”/“瀏覽”命令，然后在打開的文件選擇對(duì)話框中，選中需要欣賞的一首MP3音樂；
2、同時(shí)用鼠標(biāo)選中“鏈接到文件”和“顯示為圖標(biāo)”這兩個(gè)選項(xiàng)，然后再用鼠標(biāo)選中插入的圖標(biāo)；
3、返回到Word XP程序主程序界面上，用鼠標(biāo)依次執(zhí)行“工具”/“自動(dòng)更正”命令，在隨后打開的設(shè)置框中，大家可以設(shè)置圖標(biāo)的替換詞，例如“同一首歌”；
4、完成上面的設(shè)置后，大家只要輸入“同一首歌”時(shí)，Word XP程序就能自動(dòng)插入MP3音樂的鏈接圖標(biāo)，此后大家只要用鼠標(biāo)雙擊對(duì)應(yīng)的圖標(biāo)，就能欣賞到美妙的音樂聲音了。
五、巧用斷字功能實(shí)現(xiàn)美觀排版
所謂斷字功能其實(shí)就是以連字符的方式，來將單詞從自動(dòng)換行的位置處斷開，從而達(dá)到排版美觀的目的。一般來說，許多人為了美觀排版常常將段落的對(duì)齊方式設(shè)置為兩端對(duì)齊方式，此時(shí)要是在某行的結(jié)尾有一個(gè)詞特別長(zhǎng)，而在這一行中顯示不下的話，Word XP程序就會(huì)自動(dòng)把這個(gè)單詞移動(dòng)到下一行中去顯示，這樣一來，就會(huì)出現(xiàn)文檔中有些行的文字間距過太，從而影響了排版的美觀，為此大家可以利用斷字功能來解決這個(gè)難題：
1、在Word XP程序界面中，用鼠標(biāo)單擊“工具”菜單中的“語言”選項(xiàng)，選中“斷字”標(biāo)簽，打開“斷字”標(biāo)簽頁(yè)面，用鼠標(biāo)選中“自動(dòng)斷字”選項(xiàng)；
2、接著在這個(gè)標(biāo)簽頁(yè)面的“斷字區(qū)”設(shè)置欄中，輸入除右頁(yè)邊距之外一行中的最后一個(gè)單詞右邊的空白間距的最大量，再在“連續(xù)斷字次數(shù)限為”框中設(shè)置最多允許連續(xù)幾行以連字符結(jié)尾；
3、除了自動(dòng)斷字功能外，Word XP程序還允許大家用手工方式來斷字；在“斷字”標(biāo)簽頁(yè)面中單擊“人工”按鈕，這樣程序會(huì)尋找所有可以斷字的地方，并自動(dòng)在可以設(shè)置斷字的地方預(yù)先加上連字符，鼠標(biāo)指針閃動(dòng)的地方是程序缺省的斷字位置；
4、要是大家單擊“是”按鈕的話，就表示接受程序缺省的斷字位置，對(duì)于有多個(gè)可以斷字位置的單詞，將鼠標(biāo)移動(dòng)到任意連字符的位置處，再單擊“是”按鈕，就能在該連字符處設(shè)置斷字；
5、要是有哪些地方不想設(shè)置斷字的話，那么大家可將鼠標(biāo)定位在這個(gè)段落中，然后打開“段落”設(shè)置對(duì)話框，用鼠標(biāo)單擊“換行和分頁(yè)”標(biāo)簽，在隨后的標(biāo)簽頁(yè)面中將“取消斷字”選項(xiàng)選中，最后單擊“確定”按鈕，就能將對(duì)應(yīng)段落的斷字設(shè)置取消。
六、巧用壓縮功能來減少圖象尺寸
在日常的處理和編輯信息過程中，大家經(jīng)常要使用壓縮工具對(duì)文件或文件夾進(jìn)行壓縮以便獲得更多的可用磁盤空間。但是如果大家手頭上沒有什么壓縮工具，能不能進(jìn)行一些相關(guān)的壓縮操作呢？答案當(dāng)然是肯定的，在這里筆者就以Word XP壓縮圖象為例來談?wù)勅绾卧跊]有專用壓縮工具的情況，對(duì)處理對(duì)象進(jìn)行壓縮操作。
一般我們?cè)谥谱鱾�(gè)人主頁(yè)時(shí)，常常需要將圖片保存為JPG或GIF格式，如果圖象尺寸很大的話，我們還需要借助專門的圖象軟件來編輯，以便減小圖象文件尺寸，從而可以讓圖象在網(wǎng)上容易下載顯示。雖然現(xiàn)在有很多圖象工具軟件能實(shí)現(xiàn)此功能，但如果大家手頭恰好沒有這類圖象編輯軟件的話，筆者建議大家不必千方百計(jì)去找了，因?yàn)閃ord XP就能很出色地完成任務(wù)。經(jīng)過實(shí)踐總結(jié)，筆者發(fā)現(xiàn)Word XP本身對(duì)圖象就有著極佳的壓縮效果。不過這種壓縮不同于壓縮軟件的壓縮，筆者所說的“壓縮”在這里只是指通過合理的處理圖象，來能達(dá)到減少圖象占用系統(tǒng)空間的目的，下面就是其具體的操作步驟：
1、如果大家需要在Word XP的文檔中插入圖象的話，一般人都喜歡將事先保存在粘貼板上的圖片直接粘貼到文檔的指定部分，但這樣做將使普通文檔的容量變得很大。合理的方法應(yīng)該是先將粘貼板中的圖片，粘貼到Windows的“畫筆”程序中，然后將這個(gè)圖象保存為一個(gè)BMP格式的文檔；
2、接著在需要插入指定圖象的Word XP文檔中，將鼠標(biāo)移動(dòng)到指定位置處，然后再單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，從彈出的下拉菜單中選擇“圖片”菜單項(xiàng)，再?gòu)碾S后彈出的快捷菜單中選擇“來自文件”命令，并在彈出的文件選擇對(duì)話框中找到上面保存好的BMP文檔，最后單擊確定按鈕就可以將指定圖象插入到相應(yīng)的位置了；
3、保存上面的Word XP文檔后，筆者查看了生成后的文件容量大小，發(fā)現(xiàn)這種向文檔中插入圖象文件的操作竟然比直接通過粘貼板將圖片插入到文檔后所生成的文檔尺寸小多了，從這種意義上來說，我們顯然已經(jīng)達(dá)到了壓縮文檔容量的目的；
4、如果我們還想繼續(xù)減小通過上面步驟產(chǎn)生的文檔容量的大小的話，還可以在這個(gè)文檔中，單擊菜單欄中的“編輯”命令，隨后從彈出的下拉菜單中選擇“全選”菜單項(xiàng)，這樣Word XP程序就會(huì)自動(dòng)選中該文檔中圖象和文字，此時(shí)大家再單擊一下“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；
5、然后在Word XP的主程序界面中，單擊“文件”菜單項(xiàng)下面的“新建”命令，來重新建立一個(gè)空白文檔，接著用鼠標(biāo)右鍵單擊文檔的空白處，從彈出的右鍵菜單中選擇“粘貼”命令，來將剛才復(fù)制的內(nèi)容拷貝到新文檔中，最后再把新生成的文檔進(jìn)行保存，保存結(jié)束，再檢查新生成的文檔尺寸又比第三步生成的文檔尺寸減少了一些。