常常會(huì)遇到這樣的情況：收到了一封很重要的電子郵件，除了收信人自己閱覽信件之外，可能還需要把文件打印存檔或是提交給其他人閱覽。OutLook提供了一個(gè)非常實(shí)用的功能，可以收到電子郵件后自動(dòng)檢測(cè)郵件的特殊標(biāo)記，符合打印條件的話就直接提交到打印機(jī)打印，省略了手工打印的繁瑣。
首先設(shè)置好OutLook的POP服務(wù)器選項(xiàng)，確保其可以正常從電子郵箱中接收郵件。點(diǎn)擊“工具”下拉菜單，選擇“規(guī)則向?qū)?rdquo;。在“規(guī)則向?qū)?rdquo;中點(diǎn)擊“新建”，選擇“郵件到達(dá)時(shí)檢查”。OutLook會(huì)詢問你：“想要檢測(cè)何種條件？”選擇“做動(dòng)作標(biāo)記”，此時(shí)可以發(fā)現(xiàn)“規(guī)則描述”中提示：“郵件到達(dá)后運(yùn)用此規(guī)則，做動(dòng)作標(biāo)記”，其中“做動(dòng)作標(biāo)記”包含藍(lán)色下劃線，點(diǎn)擊它可以設(shè)置需要打印郵件的關(guān)鍵字。點(diǎn)擊“動(dòng)作”下劃線進(jìn)入“已標(biāo)記的郵件”設(shè)置對(duì)話框，可以輸入“打印”。在“如何處理該郵件”中勾選中“打印”，隨后要添加“例外規(guī)則”，也就是說，哪些郵件需要打印，哪些郵件無需打�。课覀児催x“除非該主題包含特定詞語”，根據(jù)實(shí)際需要，可以自行編輯，比如說，只要是主題包含“需打印”這樣的詞語就符合打印條件。此時(shí)OutLook提示：“啟用此規(guī)則？”默認(rèn)這一選項(xiàng)已經(jīng)被勾選中，單擊“完成”，此規(guī)則即可生效。
如此一來，當(dāng)別人給我們發(fā)郵件時(shí)，只需在郵件主題中注明“需打印”，OutLook收到郵件之后馬上就會(huì)把此郵件送往打印機(jī)打印，不論與計(jì)算機(jī)相連接的是本地打印機(jī)還是網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，都一樣有效。此項(xiàng)功能在OutLook 2000或是OutLook 2002中均可設(shè)置。
小提示：Outlook通過本文所提到的“規(guī)則向?qū)?rdquo;可以創(chuàng)建一系列的規(guī)則對(duì)郵件進(jìn)行批處理工作，除了自動(dòng)將郵件分揀發(fā)送到打印機(jī)打印之外，還可以進(jìn)行郵件自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)回復(fù)、自動(dòng)保存到網(wǎng)絡(luò)中其他目錄，自動(dòng)按郵件標(biāo)記分類等等，大家可以自行嘗試哦