第五講、目錄提取
概要：目錄的提取與刷新
關(guān)于目錄，大家一定不會感到陌生，但說到目錄的提取，或許有人會感到惘然。的確，很多人習(xí)慣的是手工輸入目錄，所以他們一般不會去思索該如何有效率地生成目錄。手工輸入雖然直接，但缺點(diǎn)也是顯而易見的，就是編排與更新比較麻煩。
有鑒于此，為了提高辦公效率，深感有必要學(xué)會如何制作目錄，而WPS Office具有目錄提取功能，為生成目錄提供了很大的便利。
在上一講中，我們提到了“樣式”這個(gè)概念，并且講解了其應(yīng)用。在WPS Office中，你會發(fā)現(xiàn)目錄和樣式恍若孿生兄弟，它們緊密地結(jié)合在一起。在很多情況下，WPS Office即以文檔中的樣式為依據(jù)提取并生成目錄。
一、根據(jù)樣式提取目錄
當(dāng)文檔完成之后，最簡單的編排方法，就是使用“樣式”對文章標(biāo)題與正文作設(shè)置，比如說文章的標(biāo)題可設(shè)為“文章總標(biāo)題”，段落標(biāo)題可設(shè)為“章標(biāo)題”或“小節(jié)標(biāo)題”，文檔內(nèi)容可設(shè)為“正文”。
提醒：依據(jù)樣式提取目錄的優(yōu)先次序是：文章總標(biāo)題>>文章副標(biāo)題>>章標(biāo)題>>小節(jié)標(biāo)題>>正文
如此操作完成之后，執(zhí)行“插入”菜單之中的“目錄”命令，彈出一個(gè)“插入目錄”窗口，由此可見提取目錄文章有兩種方式，默認(rèn)就是根據(jù)樣式提取，“目錄級數(shù)”一般設(shè)為3也就夠用了。此外，還有“插入位置”、“自動(dòng)插入分頁符”、“包括頁號”等選項(xiàng)，就按默認(rèn)的設(shè)置即可。
圖1：依據(jù)樣式提取目錄
確認(rèn)后目錄就會被自動(dòng)提取并插入到文章的最前面。與此同時(shí)，文檔左側(cè)會出現(xiàn)一個(gè)目錄窗口，清楚地顯示出已經(jīng)提取的目錄項(xiàng)。
圖2：目錄窗口
二、根據(jù)屬性提取目錄
如果文檔內(nèi)容不是以樣式編排的，此時(shí)依據(jù)樣式無法提取出目錄，只能采取第二種方式——依據(jù)屬性提取目錄。
圖3：根據(jù)屬性提取目錄
照上圖選擇后點(diǎn)“確定”，出現(xiàn)一個(gè)新的提取窗口，先是提取文章標(biāo)題，將光標(biāo)定位于文章標(biāo)題上，按“提取”后，再點(diǎn)“下一步”繼續(xù)。
圖4：提取標(biāo)題
現(xiàn)在提取第1級標(biāo)題，將光標(biāo)移至想定義的文字前，方法同上。
圖5
注意：采用這種方式要求文檔段落的格式統(tǒng)一，若同一段落的字體、字號花樣繁多，則有可能無法提取出正確的目錄。
同理，提取第2級標(biāo)題。
圖6
……
提取完成點(diǎn)“確定”按鈕，最終得到自動(dòng)生成的目錄。與第一種方法一樣，文檔左側(cè)也會出現(xiàn)一個(gè)目錄窗口，同時(shí)文章中所有被提取成目錄的段落文字由其他樣式變?yōu)橄鄳?yīng)的標(biāo)題樣式，若再次提取目錄可直接根據(jù)樣式提取。
三、目錄的刷新
生成目錄之后，如果對文檔作了修改，影響到了定義為目錄的標(biāo)題或章（節(jié)）標(biāo)題，那就要刷新目錄，以保證目錄能夠正確反映文檔內(nèi)容。此時(shí)就用到左側(cè)的“目錄”窗口了，在其中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“刷新目錄”，接著按提示做就可以自動(dòng)刷新了。
圖7：刷新目錄
雖然目錄提取平常較少用，但遇到處理篇幅較長的文檔（如書稿）的時(shí)候，如果能善于利用，將會免卻許多不必要的麻煩