有沒有什么辦法來減少重復工作,提高效率呢?答案是肯定的,你可以使用Word提供的郵件合并功能。別著急,郵件合并功能并不是一定要你發(fā)郵件,它的意思是先建立兩個文檔:一個包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個包括變化信息的數(shù)據(jù)源。然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息。合成后的文件你可以保存為Word文檔,可以打印出來,當然也可以以郵件形式發(fā)出去。真有這么神奇嗎?接下來我就以打印齊魯大學2003年錄取通知書為例,看一下Word XP中郵件合并功能是如何使用的。
1. 運行Word XP新建一個文檔,執(zhí)行“工具”——“信函與郵件”——“郵件合并向?qū)?rdquo;。在出現(xiàn)的“郵件合并”窗口中選擇文檔類型為“信函”,如圖1所示,然后單擊“下一步”。
2. 在“選擇開始文檔”窗口中,如果使用已有的文件,那就選擇“從現(xiàn)有文檔開始”然后選擇并打開相關(guān)文檔,如果從新編寫那就選中“使用當前文檔”前的復選框,然后單擊“下一步”進入第三步操作。
3. 在“選擇收件人”窗口中選中“鍵入新列表”前的復選框,然后點擊“創(chuàng)建”按鈕編輯數(shù)據(jù)源。在彈出的“新建地址列表”窗口中,點擊“自定義”按鈕,為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建合適的項目。因為一份錄取通知書中需要變化的內(nèi)容一般包括姓名、系或?qū)I(yè)的名稱、報到日期等,所以在“自定義地址列表”窗口中可以通過使用“添加”和“刪除”按鈕將數(shù)據(jù)源的項目改成 “姓名”、“系”、“專業(yè)”、“日期”這四個適合要求的域名,如圖2所示。確定后返回前一窗口,輸入被錄取的學生的信息,如圖3所示。輸入完畢后,保存并關(guān)閉數(shù)據(jù)源,然后單擊“下一步”,進入主文檔的編輯。
4. 在第四步“撰寫信函”中,在Word的編輯區(qū)輸入各份通知書共有的內(nèi)容,在需要輸入姓名、系名稱、專業(yè)名稱和報到日期處,就通過點擊“其他項目”按鈕,激活“插入合并域”窗口,并選擇其中合適的項目,點擊“插入”按鈕,將其插入文檔,如圖4所示。和其他的文字編輯一樣,你可以隨意設(shè)置修改段落格式、字體、字號等等。
5. 文件編輯完后,單擊“下一步”進入第五步“預覽信函”。這時我們發(fā)現(xiàn)錄取通知書中的變化部分已經(jīng)被數(shù)據(jù)源中輸入的數(shù)據(jù)取代,如圖5所示。你可以使用“預覽信函”窗口中的前進、后退按鈕查看不同同學的通知書,如果發(fā)現(xiàn)問題的話,還可以重新修改數(shù)據(jù)源。
6. 現(xiàn)在就單擊“下一步”進入最后一步的操作“完成合并”,點擊“編輯個人信函”,在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇“全部”,如圖6所示,剛才編輯的所有文件就變成由與錄取人數(shù)相同的頁碼組成的一個Word文檔,執(zhí)行“文件”——“打印預覽”命令看看,如圖7所示,效果不錯吧。
值得一提的是,你可以在第三步中直接調(diào)用Excel文件、數(shù)據(jù)庫文件、Word表格中的數(shù)據(jù)……作為數(shù)據(jù)源,這無疑將會大大提高我們的工作效率,現(xiàn)在你不會再為做大量重復勞動而心煩了吧。