■一、插入批注 1.文字批注
批注是間接顯示在文檔中的信息。其他用戶只要打開文檔，就能看到批注人的姓名和批文，甚至聽到他的聲音。插入文字批注的操作過(guò)程是：
第1步：選中需要做出批注的文字，或?qū)⒐鈽?biāo)放在需要進(jìn)行批注的地方。
第2步：?jiǎn)螕鬢ord 2000“插入”選單下的“批注”命令，當(dāng)前窗口下方就會(huì)增加一個(gè)批注輸入窗口（圖1），并自動(dòng)插入批注者的姓名（即系統(tǒng)的當(dāng)前用戶名）和批注的序號(hào)。
圖1
第4步：按上述步驟循環(huán)往復(fù)，就可以將所有批注插入文檔。單擊批注輸入窗口中的“關(guān)閉”按鈕，按常規(guī)方法保存文檔即可。
2.聲音批注
插入聲音批注的第1、2步操作與文字批注相同，其余操作過(guò)程是：
第3步：?jiǎn)螕襞⑤斎氪翱冢▓D1）中的“磁帶”圖標(biāo)，彈出“錄音機(jī)”（圖2）。單擊“錄音”按鈕，對(duì)著話筒說(shuō)出您的批注。如果情況正常，“錄音機(jī)”窗口會(huì)有聲音波形跳動(dòng)。
圖2
第5步：按上面介紹的方法重復(fù)操作，就可以輸入多條聲音批注。全部完成后單擊批注輸入窗口中的“關(guān)閉”按鈕，按常規(guī)方法保存文檔即可（注意：此時(shí)由于文檔嵌入了聲音，它的體積會(huì)大大增加）。
■二、查看批注 含有批注的文檔被打開以后，批注位置、批注人姓名和序號(hào)用黃顏色標(biāo)出。將光標(biāo)指向某個(gè)批注，如果它是文字批注，會(huì)立刻彈出淺黃色的文字框顯示具體內(nèi)容。如果光標(biāo)指向的是聲音批注，則文字框內(nèi)只顯示批注人的姓名。您可以用鼠標(biāo)右擊批注，選中快捷選單中的“編輯批注”打開窗口。然后雙擊批注窗口中的喇叭圖標(biāo)，電腦音箱即可將聲音批注播放出來(lái)。
需要說(shuō)明的是：文檔中顯示的批注者姓名和批注序號(hào)只顯示不打印。無(wú)須保留的批注者姓名和序號(hào)，可以將其選中按Del鍵刪除。另外，將光標(biāo)放在編輯與批注窗口之間的分隔線上，待光標(biāo)變成雙向光標(biāo)以后，您可以隨意調(diào)整兩個(gè)窗口的大小。
■三、修訂 1.插入修訂
修訂是用戶對(duì)文檔做出的直接修改。它與常規(guī)編輯方法做出的修改不同，您不僅能夠看出何處做出了修改，還能接受或拒絕這些修改，大大提高了多人編輯文檔時(shí)的效率。插入修訂的操作過(guò)程是：
圖3
第2步：?jiǎn)螕鬢ord 2000“工具”、“修訂”子選單下的“突出顯示修訂”打開對(duì)話框（圖3），根據(jù)實(shí)際需要選中其中的選項(xiàng)（建議全部選中），還可以單擊“選項(xiàng)”按鈕打開對(duì)話框，改變修訂的標(biāo)記方式（如去掉修訂文字的下劃線）。
圖4
2.編輯修訂
編輯修訂就是對(duì)修訂做出接受或拒絕的決定，具體操作方法是：
用鼠標(biāo)右鍵單擊文檔中的修訂文字，根據(jù)需要選擇“接受修訂”或“拒絕修訂”命令（見圖４）。前者可去掉文字的修訂標(biāo)記（顏色和下劃線），成為文檔的一部分；后者可直接將文字從文檔中刪除，不會(huì)留下任何修訂過(guò)的痕跡。