“實(shí)踐出真知”，這句話一點(diǎn)沒錯！在長時間地與Word這樣的文字處理軟件接觸過程中，筆者也不斷積累和總結(jié)了一些操作Word的技巧。但伴隨著新版Office Xp中的WordXp的出現(xiàn)，筆者的記憶里也就出現(xiàn)了操作WordXP的新鮮技巧，現(xiàn)在筆者就把自己最新琢磨的技巧貢獻(xiàn)出來，僅供大家交流。
1、取消Office助手自動響應(yīng)
在WordXp中遇到“攔路虎”時，大家從“幫助”菜單中執(zhí)行“Microsoft Word幫助”命令，或直接按快捷鍵F1就能打開Office助手，來為大家推測幫助主題。要是Office助手所提供的幫助主題中沒有大家所需要的，大家可通過關(guān)鍵詞來“搜索”需要幫助的內(nèi)容。但這種方法有點(diǎn)太“傻瓜化”，相信眾多的WORD“大蝦”是不會這樣來尋求幫助的，而是想直接調(diào)用“Microsoft Word幫助”窗口。此時大家同樣可以選擇“幫助”/“顯示Office 助手”命令，然后單擊出現(xiàn)的Office 助手，接著按“選項(xiàng)”按鈕，再取消選擇“響應(yīng)F1鍵”選項(xiàng)，這樣大家日后就能在Word中直接按下F1鍵打開幫助窗口了。
2、即時取消后臺打印
失誤是難免的！可能剛剛按完了打印命令后，又后悔不想打印當(dāng)前的文檔了，那么怎樣才能即時取消后臺打印任務(wù)呢？一般來說，大家在發(fā)出打印任務(wù)后，程序會自動將打印任務(wù)設(shè)置為后臺打印，同時在狀態(tài)欄上出現(xiàn)打印機(jī)圖標(biāo)，打印機(jī)圖標(biāo)旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印的頁的頁碼。要想即時取消后臺打印任務(wù)的話，大家只要用鼠標(biāo)雙擊打印機(jī)圖標(biāo)就可以了，不過你的動作得快，一定要趕在打印機(jī)前面“出手”！
3、讓剪貼不再智能
在文檔中進(jìn)行刪除文字操作時，Word會自動刪除多余空格，而當(dāng)插入“剪貼板”中的內(nèi)容時，Word會在插入內(nèi)容的前后自動添加空格，這就是Word提供的智能剪貼功能。該功能對于英文編輯來說，將省去大家手動增刪空格的麻煩，但對漢字來說，稍有畫蛇添足之嫌。要是想禁用智能剪貼功能，可以首先在“工具”菜單中，依次執(zhí)行“選項(xiàng)”/“編輯”命令，在“智能剪切和粘貼”設(shè)置框中，單擊“設(shè)置”按鈕，然后清除“自動調(diào)整語句和單詞間隔”復(fù)選框，依次單擊“確定”按鈕就可以了。
4、彎引號變直引號
想要在文檔中輸入“5′16″”，以表示時間為“5分16秒”，你一定無法完成你需要的操作吧？因?yàn)閃ordXp會自動把你輸入的直引號變成彎引號。其實(shí)該轉(zhuǎn)換功能意義不大，因?yàn)楫?dāng)輸入直引號時，WordXp只能將其替換為半角的彎引號，而不是中文標(biāo)點(diǎn)符號要求的全角引號。想在文檔中鍵入直引號，請關(guān)閉該自動替換功能，方法是：在“工具”菜單中，單擊“自動更正選項(xiàng)”命令，單擊“鍵入時自動套用格式”選項(xiàng)卡，在“鍵入時自動替換”下，清除“直引號替換為彎引號”復(fù)選框就可以了。
5、巧連多給文檔
使用Xp來處理超級連接已經(jīng)不是什么新鮮的秘密了，不過筆者在這里要說的是使用超級連接來同時處理多個文件，也就是說大家可以在已經(jīng)打開的文檔中插入一個或者多個超級連接，通過單擊超級連接來打開另外的文檔。不過要使用超級連接功能，您還必須做到下面的幾條要求：首先要讓目標(biāo)文檔和源文檔都打開；接著通過合理的排版，將這些文檔都能同時可見。做到了上面的兩條后，大家現(xiàn)在可以在文檔中創(chuàng)建超級連接了，創(chuàng)建時首先需要在源文檔中找到能代表源文檔的數(shù)據(jù)，接著用鼠標(biāo)右鍵單擊找到的數(shù)據(jù)項(xiàng)目并移動到目標(biāo)文檔處，此時系統(tǒng)會彈出一個快捷菜單，單擊菜單中的“在此創(chuàng)建超級連接”命令，隨后一個超級連接就會出現(xiàn)在目標(biāo)文檔中了。
6、圖象巧換文字
相信大家肯定在WordXp中使用過文本替換功能，那么您體驗(yàn)過用圖象替換文字的做法嗎？從表面上來看這好象有點(diǎn)不可思議，因?yàn)樵?ldquo;替換為”文本框中我們無法輸入圖象，不過大家可以按照下面的方法來實(shí)現(xiàn)替換操作：首先通過圖象編輯軟件打開要替換的圖象，并在編輯區(qū)中選定圖象，然后單擊編輯界面中的復(fù)制命令來將圖象復(fù)制到粘貼板中，然后在WordXp中打開查找對話框，接著再把將被替換的文字輸入在該對話框的“查找內(nèi)容”文本框中，并在該對話框的“替換為”文本框中輸入“^c”，其中c字符要小寫，單擊替換按鈕后，Word2002就會自動以粘貼板中的內(nèi)容替換“查找內(nèi)容”框中指定的文字內(nèi)容了。
7、上下標(biāo)快速輸入
按照常規(guī)的方法輸入上下標(biāo)是很難實(shí)現(xiàn)的，那么我們到底該怎樣正確輸入上下標(biāo)呢？現(xiàn)在筆者在這里就向大家介紹幾種輸入上下標(biāo)的方法：第一種就是利用字體屬性對話框中的效果選項(xiàng)來實(shí)現(xiàn)，在效果選項(xiàng)中，大家只要選擇上標(biāo)或者下標(biāo)效果就可以實(shí)現(xiàn)上下標(biāo)的輸入了；第二種方法就是利用工具欄中的上標(biāo)下標(biāo)按鈕來實(shí)現(xiàn)輸入，不過大家事先要先選擇菜單“工具”下面的“自定義”命令，然后在彈出的對話框中依次選擇“類別”/“格式”，并在對應(yīng)“格式”項(xiàng)目右邊的“命令”欄中選擇上標(biāo)（x2）或下標(biāo)(x2)按鈕，來將上標(biāo)或者下標(biāo)按鈕添加到工具欄中；還有一種方法就是先按住“ctrl”鍵，同時再單擊“=”鍵，并在光標(biāo)處輸入下標(biāo)字符，最后再同時點(diǎn)擊“ctrl”和“=”一次，如果要輸入上標(biāo)的話，只要先同時按住“ctrl”鍵、“shift”鍵和“=”鍵，接著在光標(biāo)處輸入上標(biāo)字符，最后再同時按住“ctrl”鍵、“shift”鍵和“=”鍵一次就可以了。
8、修復(fù)受損文件
在用WordXP來編輯文件時，程序常常會出現(xiàn)莫名其妙的提示，告訴您文件已經(jīng)受損、無法打開，難道這些受損文件真的不能被打開嗎？其實(shí)您可以在任何時候使用XP提供的“恢復(fù)文本轉(zhuǎn)換器”的功能來打開被損壞的文件并恢復(fù)文本，具體的操作步驟為：首先在WordXp的編輯界面中，用鼠標(biāo)單擊“文件”菜單中的“打開”命令，然后在彈出的“打開”對話框中選擇受損的文件，并同時單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，選擇“打開并修復(fù)” 命令，隨后程序?qū)⒆詣犹嵝汛蠹椅募氖軗p部位并給予自動修復(fù)，修復(fù)完成后，WordXp就會提示大家趕快保存。如果大家無法用WordXp來打開受損文件時，您可以單擊菜單欄中的“工具”下面的“選項(xiàng)”命令，然后在彈出的選項(xiàng)界面中單擊“常規(guī)” 標(biāo)簽，并選中對應(yīng)該標(biāo)簽頁面下的“打開時確認(rèn)轉(zhuǎn)換”復(fù)選框；單擊常用工具欄中的“打開”按鈕，在“文件類型”框中，單擊“從任意文件中恢復(fù)文本（*.*）”。如果在“文件類型”框中沒有看到“從任意文件中恢復(fù)文本（*.*）”，則需要安裝“恢復(fù)文本轉(zhuǎn)換器”，接著選擇要恢復(fù)的文件，單擊 “打開”按鈕；在“文件類型”框中，選擇需要的文件類型，比如單擊“純文本”，最后再單擊一下確定按鈕就可以了。
9、輸出WEB圖象
轉(zhuǎn)換圖象格式好象是圖象編輯處理軟件的任務(wù)，但是筆者在這里要說的是如何用WordXp來實(shí)現(xiàn)圖象格式的轉(zhuǎn)換，現(xiàn)在筆者假設(shè)要把一幅BMP格式的圖象轉(zhuǎn)換成JPG或GIF格式，只要按照下面的操作步驟就能實(shí)現(xiàn)了：首先在WordXp的編輯界面中，單擊菜單欄中的文件菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“新建”命令，來創(chuàng)建一個新的文檔，然后在這個新的文檔界面中，依次單擊菜單欄中的“插入“/“圖片”/“來自文件”，并在打開的文件選擇對話框中選擇需要轉(zhuǎn)換格式的目標(biāo)圖象文件，在這里我們可以選擇事先準(zhǔn)備好的BMP格式的圖象，插入指定的圖象后，大家還可以在這里調(diào)整圖象的大小以及位置，處理好后再依次單擊菜單欄中的“文件”/“另存為”命令，在保存對話框中選擇文件的保存類型為“Web頁”，然后再根據(jù)需要輸入文件名和保存路徑，單擊”保存“后Word文檔就轉(zhuǎn)換為Web文件了，那么Word文檔中包含的圖象會根據(jù)原始圖象的顏色多少，自動會被轉(zhuǎn)換為JPG或GIF格式，如果原始圖象的顏色為256色的，那么圖象的格式將最終轉(zhuǎn)換為JPG格式，如果是低于256色的，則將轉(zhuǎn)換為GIF格式。
10、縮寫圖象尺寸
WordXP不僅能改變圖象的大小、亮度、對比度以及設(shè)置圖象格式，而且還能作為一個壓縮軟件，來壓縮圖象，以便縮小圖象所占用的空間。要壓縮圖象時，首先選中指定的圖象，并單擊“圖象”工具欄中的“壓縮”按鈕，或者在菜單欄中依次單擊“視圖”/“工具欄”/“圖象”，隨后程序?qū)蜷_一個圖象壓縮對話框，在該對話框中您可以選擇壓縮指定的圖象，也可以選擇壓縮文檔中所有的圖象，另外您可以通過設(shè)置圖象分辨率的方法來更改圖象的占用空間。最后筆者要提醒大家的是，一旦對圖象進(jìn)行了壓縮后，圖象上的色彩會損失一些，而且將再也不能恢復(fù)。
11、編號自動錄入
如果要在普通的文本中輸入編號，許多人都會使用手工的方法來逐步輸入，但如果要輸入的編號有很多的話，手工輸入將變得很麻煩。其實(shí)用Word2002內(nèi)置的虛擬表格功能能很輕松地輸入編號，比如假設(shè)筆者要輸入1到6000的一個編號，只要先在Word2002中使用插入表格功能，來向編輯文檔中插入一個行數(shù)為1、列數(shù)為6000的表格，然后選中生成的表格，接著選擇格式菜單中的項(xiàng)目符號和編號，選擇第二項(xiàng)編號欄，根據(jù)自己的需要選擇一種編號形式，此時電腦自動生成編號，生成編號后，選中整個表格，用CTRL＋X剪切，然后使用選擇性粘貼，選用無文本格式，此時會直接粘貼上編號而不會出現(xiàn)表格了。
12、字母與單詞“分家”
有時想選擇單詞中的某個字母，看似很簡單的操作在WordXp中卻很難實(shí)現(xiàn)，當(dāng)你開始拖動單詞時，Word總是自動選定整個單詞和其后的空格。這是什么原因呢？其實(shí)這是WordXp提供的自動選定整個單詞功能，該功能使得Word能在你選定單詞的一部分時，自動選定整個單詞及其后的空格。有時，你發(fā)現(xiàn)無論如何也不能選中某個或幾個漢字，也是該功能在作怪。當(dāng)然，你可指定是否讓W(xué)ord自動幫助你選定整個單詞，具體步驟為：在“工具”菜單中，單擊“選項(xiàng)”命令，單擊“編輯”標(biāo)簽，清除或選中“選定時自動選定整個單詞”復(fù)選框就可以了。