word表格與數(shù)據(jù)庫(kù)

    還可以把Word 2000 的文檔表格當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)它們執(zhí)行簡(jiǎn)單的 數(shù)據(jù)庫(kù)功能，例如數(shù)據(jù)的添加、檢索、分類、排序等，這些功能為我們管理Word 文檔表格提供了很大的方便，簡(jiǎn)化了對(duì)Word 表格的 處理工作。如果用戶能夠熟練地運(yùn)用Word 的數(shù)據(jù)庫(kù)功能，可以提高 對(duì)Word 表格的處理能力，從而提高工作效率。另一方面，在郵件合 并功能中，對(duì)數(shù)據(jù)源的各種處理都是與Word 的數(shù)據(jù)庫(kù)功能密切相關(guān) 的。
    使用Word 數(shù)據(jù)庫(kù)功能之前，要先顯示【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄，可以 先選擇【視圖】菜單中的【工具欄】命令，再在級(jí)聯(lián)菜單中選擇【數(shù) 據(jù)庫(kù)】命令；或在Word 工具欄區(qū)單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單 中選中【數(shù)據(jù)庫(kù)】選項(xiàng)打開【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄，如圖4-32 所 示。
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4.5.1 將其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)插入Word 表格
    可以從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)中讀入數(shù)據(jù)，以Word 表格形式插入到當(dāng)前 文檔中，所用的步驟如下：
    （1）單擊【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄上的【插入數(shù)據(jù)庫(kù)】按鈕，出現(xiàn)【數(shù) 據(jù)庫(kù)】對(duì)話框，如圖4-33 所示。
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    （2）單擊【獲取數(shù)據(jù)】按鈕，彈出【選擇數(shù)據(jù)源】對(duì)話框，類 似于打開文檔窗口。
    （3）選定合適的數(shù)據(jù)源文件，文件類型可以是Word 表格文檔（指 只包括一個(gè)Word 表格而無(wú)其他文本的文檔）、Excel 工作表、 FoxPro/dBASE 數(shù)據(jù)庫(kù)等。
    （4）單擊【確定】按鈕打開它。
     （5）如果要按照一定條件插入記錄，單擊【查詢選項(xiàng)】按鈕， 彈出查詢選項(xiàng)對(duì)話窗口，單擊【篩選記錄】選項(xiàng)卡，如圖4-34 所示。
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    （6）在篩選記錄選項(xiàng)卡中輸入一個(gè)或多個(gè)條件關(guān)系式。
    （7）如果需要按一定的順序插入數(shù)據(jù)記錄，那么單擊【排序記 錄】選項(xiàng)卡。
    （8）設(shè)定記錄排序的條件。
    （9）如果不打算在文檔插入記錄的所有字段，只想有選擇地插 入幾個(gè)，單擊【選擇域】選項(xiàng)卡。
    （10）通過(guò)刪除【選定域】列表框中的字段來(lái)選擇插入哪些字段。
    （11）如果插入的表格中希望插入字段名，選中【包含域名】復(fù) 選框。
    （12）全部選項(xiàng)條件設(shè)定完畢，單擊【確定】按鈕返回。
    （13）單擊【表格自動(dòng)套用格式】按鈕，可以選擇表格格式并返回。
    （14）單擊【插入數(shù)據(jù)】按鈕，彈出插入數(shù)據(jù)對(duì)話窗口。
    （15）在【插入數(shù)據(jù)】組框中選擇記錄范圍，可以選擇全部或部 分。
    （16）如果希望數(shù)據(jù)插入文檔后還可以隨數(shù)據(jù)源的更新而自動(dòng)更 新文檔中的數(shù)據(jù)，選中【將數(shù)據(jù)作為域插入】復(fù)選框。
    （17）單擊【確定】按鈕，Word 2000 按選定條件將數(shù)據(jù)插入到 Word 表格中。

4.5.2 管理數(shù)據(jù)庫(kù)的域名
    對(duì)Word 文檔中的表格，Word 都可以把它當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行處理， 其中的一項(xiàng)功能是進(jìn)行域名（就是表格第一行各列的名稱）管理。 利用域名管理對(duì)話窗口，主要可以進(jìn)行三方面的管理：

• 增加域名：就是在表格中增加一個(gè)新列，并給它命名，相當(dāng) 于插入表格列；
• 刪除域名：就是刪除一個(gè)表格列的名稱，同時(shí)將表格中對(duì)應(yīng) 的一列刪除，相當(dāng)于刪除表格列的功能；
• 重命名域名：就是給已有表格列的名稱重新起一個(gè)名字，相 當(dāng)于修改表格的表頭。

    單擊【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄上的【管理域】按鈕可以打開域名管理對(duì) 話窗口，如圖4-35 所示，在此窗口中，用戶可以方便地完成上述三 項(xiàng)工作。
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4.5.3 修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)或向數(shù)據(jù)庫(kù)添加數(shù)據(jù)
    在制作Word 表格時(shí)，可以直接在表格的單元格中輸入數(shù)據(jù)。此 外，Word 2000 還提供了通過(guò)對(duì)話窗口向表格中修改和添加數(shù)據(jù)的功 能，使表格的數(shù)據(jù)輸入操作變得更直觀和簡(jiǎn)捷。
    用對(duì)話窗口添加數(shù)據(jù)的方法如下：
    （1）插入點(diǎn)移到Word 表格中，單擊【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄上的【數(shù) 據(jù)表單】按鈕，出現(xiàn)【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框，如圖4-36 所示。
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    （2）利用對(duì)話窗口左下角的數(shù)據(jù)庫(kù)工具按鈕可以瀏覽整個(gè)數(shù)據(jù) 庫(kù)，單擊【新增】按鈕，可以向數(shù)據(jù)庫(kù)添加新的記錄，單擊【刪除】 按鈕可以刪除當(dāng)前記錄。
（3）如果要修改記錄，可在各域名后面的文本框中鍵入新的內(nèi) 容。如果當(dāng)前記錄修改一半后想放棄修改，可單擊【還原】按鈕。

4.5.4 數(shù)據(jù)檢索
    對(duì)一個(gè)有很多記錄的大型表格，往往需要查找其中的某個(gè)或某些 具有一定特征的記錄，Word 2000 提供了數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索功能，方法如 下：
    （1）單擊【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄上的【查找記錄】按鈕，出現(xiàn)【在 域中查找】對(duì)話框，如圖4-37 所示。
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    （2）單擊【查找域】列表框，彈出域列表框，從中選中要搜索 的域名。
    （3）在彈出對(duì)話窗口的【查找內(nèi)容】編輯框中鍵入要查找的的 文字。
    （4）單擊【查找下一個(gè)】按鈕，可以在表格中查找記錄。
    （5）查找完畢，單擊【確定】按鈕返回。 注意：
    要使用上述方法在一個(gè)表格中查找特定記錄，那么這個(gè)表格必須 是一個(gè)獨(dú)立的文檔。

4.5.5 數(shù)據(jù)排序
    Word 2000 可以方便地對(duì)選定的表格進(jìn)行數(shù)據(jù)排序，方法有兩種。

4.5.5.1 復(fù)雜排序
    （1）將插入點(diǎn)置于要進(jìn)行排序的表格中。
    （2）單擊【表格】菜單中的【排序】命令，出現(xiàn)【排序】對(duì)話 框，如圖4-38 所示。
    （3）在【排序依據(jù)】組框中選擇第一個(gè)排序的域名。
    （4）在【類型】對(duì)話框中，選定排序的方法：【筆畫】、【拼 音】、【數(shù)字】或【日期】。
    （5）選定排序順序，選擇【遞增】選項(xiàng)，進(jìn)行升序排序，選擇 【遞減】選項(xiàng)，進(jìn)行降序排序。
    （6）如果要用更多的列作為排序的依據(jù)，可以在【然后依據(jù)】 框中重復(fù)（3）~（5）的步驟。
    （7）單擊【確定】按鈕進(jìn)行排序。
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4.5.5.2 簡(jiǎn)單排序
    （1）將插入光標(biāo)定位到表格中欲排序的列上。
    （2）單擊【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄上的【升序】按鈕，可使光標(biāo)所在列以升序排列；單擊【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄上的【降序】按鈕，可使光 標(biāo)所在列以降序排列。
    對(duì)于簡(jiǎn)單排序，如果表格列中的內(nèi)容是純中文，默認(rèn)按筆畫順序 排序；如果表格列中的內(nèi)容是中文、英文和數(shù)字相混合的，默認(rèn)的 排序順序是數(shù)字、英文、中文。復(fù)雜排序靈活多變，適用面廣，實(shí) 用性強(qiáng)；簡(jiǎn)單排序簡(jiǎn)單易行，但實(shí)用性差。如果要以一列為主索引 列，再選一列或兩列作為次級(jí)索引列進(jìn)行排序，必須使用復(fù)雜排序。 當(dāng)只有一個(gè)索引列時(shí)，兩種方法都可以使用，但是，如果對(duì)中文字 符欲按拼音順序排序時(shí)，必須使用復(fù)雜排序。

4.5.6 增加或刪除數(shù)據(jù)庫(kù)記錄
    對(duì)選定的表格，還可以方便地增刪其記錄（也就是表格行），通 過(guò)【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄上的【新增記錄】按鈕和【刪除記錄】按鈕可 以達(dá)到這個(gè)目的。

4.5.6.1 刪除記錄
    （1）把插入光標(biāo)移到欲刪除的記錄上。
    （2）單擊【刪除記錄】按鈕就可以將這條記錄刪除。

4.5.6.2 新增記錄
    （1）把插入光標(biāo)移到表格上。
    （2）單擊【新增記錄】按鈕就在表格的最后增加一條空白記錄。