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使用word大綱視圖

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15

    對(duì)于一篇比較長的文檔,詳細(xì)地閱讀它并弄清楚它的結(jié)構(gòu)內(nèi)容是 一件比較困難的事。使用大綱視圖可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 梗概。因?yàn)榇缶V視圖可以清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu),如圖6-8 所示。 其中,文檔標(biāo)題和正文文字被分級(jí)顯示出來,根據(jù)需要,一部分的 標(biāo)題和正文可以被暫時(shí)隱藏起來,以突出文檔的總體結(jié)構(gòu)?梢酝 過文檔視圖來瀏覽這個(gè)文檔以把握文檔的總體結(jié)構(gòu),然后再詳細(xì)了 解文檔的各部分。
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703642775.gif">
    用戶在創(chuàng)作一篇文檔時(shí),可以先在大綱視圖中列出它的提綱和各 級(jí)標(biāo)題,然后再根據(jù)提綱逐步充實(shí)文檔的內(nèi)容。在大綱視圖中,在 每個(gè)標(biāo)題的左邊都顯示了一個(gè)符號(hào)。使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703643352.gif">表示帶有下一級(jí)標(biāo)題(包括 子標(biāo)題和正文)。使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644158.gif">表示不帶有下一級(jí)標(biāo)題。
    正文是大綱中除標(biāo)題以外的任何段落文字。在大綱視圖中,段落 左邊的小方框使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644437.gif">,表示該段落為正文。正文可以看成是最低一級(jí)的 標(biāo)題。
    要顯示文檔的大綱,首先切換到大綱視圖。單擊【視圖】菜單中的【大綱】菜單項(xiàng),或者單擊水平滾動(dòng)條中的【大綱視圖】按鈕, 可以切換到大綱視圖。

6.2.1 在大綱視圖中組織文檔
    有兩種方法可以組織文檔大綱:
    (1)使用大綱視圖中輸入標(biāo)題的方法組織文檔,在重新組織標(biāo) 題和子標(biāo)題時(shí),Word 會(huì)自動(dòng)為標(biāo)題設(shè)置內(nèi)置標(biāo)題樣式?梢詫⒃撐 檔大綱折疊,以便只顯示需要查看的標(biāo)題。
    (2)在大綱樣式編號(hào)列表中輸入標(biāo)題和子標(biāo)題。文字必須設(shè)置 為內(nèi)置標(biāo)題樣式。為各個(gè)標(biāo)題指定大綱級(jí)別。由此建立分層結(jié)構(gòu)的 文檔,然后可以在大綱視圖或文檔結(jié)構(gòu)圖中編輯該文檔。這樣可以 不改變文字的顯示方式。

6.2.1.1 用輸入標(biāo)題的方式組織大綱
    使用大綱視圖組織新文檔的過程是先輸入文檔的各級(jí)標(biāo)題,在建 立合適的文檔組織結(jié)構(gòu)后,再添加詳細(xì)的正文即可完成文檔的編輯。 具體的操作步驟如下:
    (1)建立新的文檔,并切換到大綱視圖中。
    (2)輸入各個(gè)標(biāo)題,剛輸入的標(biāo)題Word 會(huì)自動(dòng)設(shè)為內(nèi)置標(biāo)題樣 式“標(biāo)題1”。輸入完畢后,按Enter 鍵可以輸入下一個(gè)標(biāo)題。
    (3)如果將標(biāo)題指定到別的級(jí)別并設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)題樣式,可以 利用【大綱】工具欄中的升降級(jí)按鈕使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644439.gif">。也可以利用拖動(dòng)標(biāo)題 前面的符號(hào)使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644157.gif">或使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645940.gif">的方法來實(shí)現(xiàn):如果想將標(biāo)題級(jí)別降至較低級(jí)別, 向右拖動(dòng)符號(hào);如果想將標(biāo)題升級(jí)至較高級(jí)別,請(qǐng)向左拖動(dòng)符號(hào)。
    (4)在建立滿意的文檔組織結(jié)構(gòu)后,切換到普通視圖或頁面視 圖以添加詳細(xì)的正文內(nèi)容。
    如果向上或向下拖動(dòng)符號(hào),可以實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容的移動(dòng),且該標(biāo)題 的從屬標(biāo)題和文字將也隨之移動(dòng)。也可以單擊工具欄中的【上移】 或【下移】按鈕使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645953.gif">,把光標(biāo)所在的段落標(biāo)題上移或下移一個(gè)位置。
    對(duì)于文檔中采用的內(nèi)置標(biāo)題樣式的標(biāo)題,用戶可以按住所選的編 號(hào)格式為其自動(dòng)編號(hào)。步驟如下:
    (1)選定要編號(hào)的標(biāo)題,如果一個(gè)標(biāo)題被選定,那么這個(gè)標(biāo)題 的所屬標(biāo)題和文字也會(huì)同時(shí)被選定。
    (2)單擊【格式】菜單中的【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)列表】菜單項(xiàng), 并在彈出的【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】對(duì)話框中選中【多級(jí)符號(hào)】選項(xiàng)卡, 如圖6-9 所示。
    (3)單擊含有【標(biāo)題1】、【標(biāo)題2】等字樣的編號(hào)格式,然后 單擊【確定】按鈕。Word 就會(huì)按照選定的編號(hào)格式為標(biāo)題自動(dòng)編號(hào),如圖6-10 所示。
使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645913.gif">
使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703646328.gif">
    如果自動(dòng)編號(hào)有些格式不是很符合用戶的要求,可以單擊【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】對(duì)話框中的【自定義】按鈕,對(duì)編號(hào)的格式進(jìn)行修改 到合意即可。

6.2.1.2 為段落指定大綱級(jí)別
    要在大綱視圖中編輯文檔,必須將文檔設(shè)置為分層結(jié)構(gòu)。上面介 紹的將文本設(shè)置為內(nèi)置標(biāo)題樣式格式,可以將文檔設(shè)置為分層結(jié)構(gòu); 為段落指定大綱級(jí)別也是一種為文檔設(shè)置分層結(jié)構(gòu)的方法。
    使用大綱級(jí)別不會(huì)改變文字的顯示方式(標(biāo)題樣式設(shè)置具體的格 式,所以不同級(jí)別標(biāo)題的顯示不一樣,而大綱級(jí)別設(shè)置“隱藏”的 格式)。
    為段落指定大綱級(jí)別的步驟如下:
    (1)在普通視圖中或頁面視圖中,選定想要設(shè)置大綱級(jí)別的段 落,注意這些段落應(yīng)該是正文文字級(jí)別,如果是標(biāo)題級(jí)別,要先將 其降為正文,再為其指定大綱級(jí)別。
    (2)單擊【格式】菜單中的【段落】菜單項(xiàng),在彈出的【段落】 對(duì)話框中選擇【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡,如圖6-11 所示。
使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703647972.gif">
    (3)在【大綱級(jí)別】的下拉式列表框中,選擇所需的級(jí)別。
    (4)單擊【確定】按鈕即可。
    在為各個(gè)段落設(shè)置好大綱級(jí)別后,切換到大綱視圖中,即可以看 到各段按大綱級(jí)別的不同分為不同的層次。

6.2.2 查看文檔組織
    在大綱視圖中,可以將文檔大綱折疊起來,僅顯示所需標(biāo)題和正 文,而將不需要的標(biāo)題和正文隱藏起來,這樣可以突出文檔結(jié)構(gòu), 簡化了查看文檔的時(shí)間;而且還可以在文檔中移動(dòng)和重新組織大塊 文本。
    只有設(shè)置了內(nèi)置標(biāo)題樣式(標(biāo)題1 到標(biāo)題9)或大綱級(jí)別(1 到9 級(jí))的文本才是可以在大綱視圖中折疊和展開的。
    要折疊某一級(jí)標(biāo)題下的文本,請(qǐng)?jiān)凇敬缶V】工具欄上單擊要顯示 的最低級(jí)別的編號(hào)按鈕。例如,單擊【顯示至標(biāo)題3】按

word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703648473.gif">,則 整篇文檔只顯示第一級(jí)到第三級(jí)的標(biāo)題,第三級(jí)以下的標(biāo)題將被折 疊而隱藏起來。
    如果只折疊某一標(biāo)題下的子標(biāo)題或正文,請(qǐng)把光標(biāo)移到該標(biāo)題 上,單擊【折疊】按鈕使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649391.gif" width="20" height="17">。單擊一次,折疊最低的一級(jí)。
    如果要折疊某一標(biāo)題所有子標(biāo)題和正文,雙擊該標(biāo)題前面的分級(jí) 顯示符號(hào)使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649894.gif">即可。如果要折疊所有的正文,請(qǐng)單擊【大綱】工具欄中的【全部】按鈕。
    展開標(biāo)題下的子標(biāo)題和正文的方法同折疊的方法類似,要展開并 顯示所有標(biāo)題和正文,單擊【全部】按鈕即可,如果要只顯示正文 的第一行,請(qǐng)單擊【只顯示首行】按鈕,如圖6-12 所示。正文的內(nèi) 容只顯示第一行,后面用省略號(hào)來表示下面還有內(nèi)容,只顯示首行 可以快速查看文檔結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。
使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649274.gif">
    如果要展開并顯示某一標(biāo)題下所有折疊的子標(biāo)題和正文,雙擊該 標(biāo)題前面的分級(jí)顯示符號(hào)即可。如果對(duì)某一標(biāo)題下的折疊文本要一 次展開一級(jí),只要把光標(biāo)移到該標(biāo)題上,然后單擊【展開】按鈕使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651334.gif">即 可。

6.2.3 在大綱中設(shè)置文本格式
    在大綱視圖中,Word 監(jiān)護(hù)了文本格式的設(shè)置,以便將用戶的精力 集中于文檔結(jié)構(gòu)。所以在大綱視圖中的文本格式和在其他視圖中是 有所不同的。每一級(jí)標(biāo)題都已設(shè)置為相應(yīng)的內(nèi)置標(biāo)題樣式(標(biāo)題1到標(biāo)題9)或大綱級(jí)別(1 級(jí)到9 級(jí))。可以在標(biāo)題中使用這些樣式 和級(jí)別。在大綱視圖中可以將標(biāo)題拖動(dòng)至相應(yīng)級(jí)別,從而可以自動(dòng) 設(shè)置其標(biāo)題樣式。如果想改變標(biāo)題樣式的格式,可以更改其格式。
    Word 為了使文檔的層次結(jié)構(gòu)更清晰,會(huì)按照標(biāo)題縮進(jìn)的方法縮進(jìn) 該標(biāo)題,這種縮進(jìn)只在大綱級(jí)別中出現(xiàn),如果切換到其他視圖狀態(tài), 這種縮進(jìn)將會(huì)被取消。
    在大綱視圖中,并不出現(xiàn)段落格式設(shè)置。而且,標(biāo)尺和段落格式 命令將無效,要查看或修改段落格式,應(yīng)該切換到其他視圖中。
    在大綱視圖中,字符格式(字體、字號(hào)、字形)依然有效,如果 為了防止分散注意力,可以單擊【大綱】工具欄中的【顯示格式】 按鈕使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651991.gif">,Word 將會(huì)用純文本格式顯示大綱。如圖6-13 所示,如果 要恢復(fù)顯示字符格式,只需再次單擊【顯示格式】按鈕使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651991.gif">即可。
word大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651181.gif">
    如果用戶為了在大綱視圖中編輯文檔的同時(shí)查看文檔的真實(shí)格 式,可以拆分文檔窗口。在一個(gè)窗口中使用大綱視圖,而在其他窗 口中使用頁面視圖或普通視圖,在大綱視圖中對(duì)文檔所做的修改會(huì) 顯示在其他窗口中。具體步驟如下:
    (1)打開文檔,并切換到大綱視圖。
    (2)單擊【窗口】菜單中的【拆分】菜單項(xiàng)。
    (3)選定拆分的位置,然后在另一個(gè)窗口切換到頁面視圖,如 圖6-14 所示。
使用<aword大綱視圖 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703653797.gif">

6.2.4 打印大綱
    在建立文檔的大綱后,還可以將文檔的大綱打印出來。如果在大 綱視圖中只顯示文檔的層次結(jié)構(gòu),那么打印出來的將是顯示出來的 文檔的層次結(jié)構(gòu)。
    要打印大綱,首先應(yīng)在大綱視圖中顯示需要打印的標(biāo)題和正文, 然后單擊【文件】菜單中的【打印】菜單項(xiàng)即可。
    如果在大綱視圖中顯示了正文,即使只顯示了首行,Word 也將打印全部的正文。
    在大綱視圖中顯示的分頁符,也將反映在打印結(jié)構(gòu)中。如果不想 打印分頁符,可以暫時(shí)刪除分頁符后再打印。

 
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