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word 創(chuàng)建郵件及合并主文檔

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15
   在日常生活中,經(jīng)常需要處理大量的通用文檔,這些文檔的內(nèi)容 既有相同的部分,又有格式不同的標(biāo)識(shí)部分。例如,開(kāi)會(huì)時(shí)要發(fā)通知,通知的內(nèi)容都是一樣的,只有每個(gè)人的姓名和稱呼不同。最笨 的方法是大量復(fù)制文檔,然后對(duì)小部分不同的內(nèi)容進(jìn)行修改。但Word 提供了【郵件合并】的功能,可以快速高效地處理這種文檔,Word 稱之為合并文檔。
    一般來(lái)說(shuō),任何形式的合并文檔都由兩個(gè)文件組成:一個(gè)主文件 和一個(gè)數(shù)據(jù)源。主文件中包含著每個(gè)分類(lèi)文檔所共有的標(biāo)準(zhǔn)文字和 圖形,數(shù)據(jù)源中包含著需要變化的信息。當(dāng)主文件和數(shù)據(jù)源合并時(shí), Word 能夠用數(shù)據(jù)源中相應(yīng)的信息代替主文件中的對(duì)應(yīng)域,生成合并 文檔。
    要進(jìn)行郵件合并,首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)主文檔,它將包括所有分類(lèi)文 檔都有的文字和圖形,可按如下步驟進(jìn)行:
    (1)如果已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)文檔,單擊【常用】工具欄上的【打 開(kāi)】按鈕,打開(kāi)該文檔;如果還沒(méi)有創(chuàng)建文檔,選擇【文件】菜單 中的【新建】命令,在【新建】對(duì)話框中選擇模板或向?qū),?chuàng)建一 個(gè)新文檔。
    (2)輸入每個(gè)分類(lèi)文檔都需要的文字和圖形,并設(shè)置好格式。
    (3)單擊【常用】工具欄上的【保存】按鈕,保存該文檔。
    (4)單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令,出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對(duì)話框,如圖7-16 所示。
word 創(chuàng)建郵件及合并主文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703756833.gif">
    (5)單擊【主文檔】下的【創(chuàng)建】按鈕,從彈出的下拉菜單中 選擇【套用信函】,出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框,如圖7-17 所示。
<aword 創(chuàng)建郵件及合并主文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703756662.gif">
    (6)如果單擊【活動(dòng)窗口】按鈕,那么就將當(dāng)前的活動(dòng)窗口當(dāng) 作分類(lèi)文檔的主文檔使用,至此主文檔已經(jīng)創(chuàng)建好了。如果要新創(chuàng) 建主文檔,那么可以單擊【新建主文檔】按鈕,以創(chuàng)建分類(lèi)文檔的 主文檔。此時(shí),【郵件合并幫助器】對(duì)話框的【主文檔】區(qū)將顯示 合并的類(lèi)型和主文檔的名稱,還增加了一個(gè)【編輯】按鈕,如圖7-18所示。
<aword 創(chuàng)建郵件及合并主文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703756727.gif">
    (7)如果要把主文檔還原為原來(lái)的普通文檔,可以單擊【創(chuàng)建】 按鈕,在彈出的菜單中選擇【還原為普通Word 文檔】。
    (8)如果要編輯主文檔,單擊【編輯】按鈕,從彈出的菜單中 選擇合并的主文檔名稱,打開(kāi)主文檔進(jìn)行編輯。
 
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