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對企業(yè)提出不符合后，審核員對組織糾正不符合情況的驗(yàn)證，以及組織所實(shí)施的“關(guān)閉”不符合的過程，既可能為組織實(shí)現(xiàn)增值，又可能給組織帶來負(fù)面影響。如果審核員能通過開具的不符合報告，在規(guī)定的時間內(nèi)確保組織已令人滿意地按照要求對不符合進(jìn)行了糾正，就可以認(rèn)為審核員為組織提供了增值服務(wù)，增加了組織獲得顧客滿意的可能性。
那么，審核員如何對不符合進(jìn)行有效驗(yàn)證和關(guān)閉，以達(dá)到認(rèn)證機(jī)構(gòu)和受審核方都滿意的結(jié)果呢？
首先，需要驗(yàn)證受審核方對不符合所采取的措施。
體系審核員需要評審受審核方對不符合所采取的措施，并驗(yàn)證其有效性O(shè)一般情況下，組織對不符合所采取的措施有兩種不同的順序（每種順序都有三部分相同的內(nèi)容）：
①糾正一原因分析一糾正措施；
②原因分析L喳H正一糾正措施。
針對上面兩種不同的順序，企業(yè)可以根據(jù)產(chǎn)品類型或不符合的情況選擇一種。無論選擇哪一種，解決不符合的三部分內(nèi)容都是相同的。例如，對軟件產(chǎn)品，在查明原因之前不可能實(shí)施糾正；對硬件產(chǎn)品，如剎車片磨損的警示燈亮了就應(yīng)該立刻實(shí)施糾正。
在這三部分內(nèi)容中，ISO9000標(biāo)準(zhǔn)給出了定義和陳述：不符合（不合格）是指“未滿足要求”，糾正是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施”，糾正措施是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。
其中，“糾正”是消除已發(fā)現(xiàn)的不合格的措施。例如，糾正可以是用合格產(chǎn)品置換不合格產(chǎn)品，或是用程序的現(xiàn)行有效版本替代已作廢的版本。針對‘糾正措施”，必須首先確定不合格的原因。在這個過程中，組織可以有很多種方法和工具確定不合格的原因，從簡單的頭腦風(fēng)暴法到較復(fù)雜的系統(tǒng)問題解決技術(shù)（如問題根源分析、魚刺圖、“SWIH”等）。審核員應(yīng)熟悉這些工具的使用方法。因?yàn)閷?shí)施糾正措施的程度和有效性取決于對真實(shí)原因的識別。在某些情況下，這甚至?xí)兄诮M織識別并盡可能避免其他領(lǐng)域類似的不合格。
在驗(yàn)證組織對不合格所采取的措施時，審核員需確認(rèn)組織是否提供了以上三部分內(nèi)容，也就是糾正、原因分析、糾正措施的文件和客觀證據(jù)，并且是適宜的。
接下來，審核員需驗(yàn)證的重要要素包括：
- 措施的陳述是否清楚、簡練；措施是否徹底，是否準(zhǔn)確地引用了特定的文件、程序等，是否適宜；
- 糾正措施完成的日期，應(yīng)是表示糾正措施已完成的日期（過去的日期）；
- 支持糾正措施已完全、有效實(shí)施的聲明的證據(jù)，糾正措施已按其描述的方式完成的證據(jù)。
審核員還應(yīng)驗(yàn)證組織已確保所采取的措施不會對產(chǎn)品質(zhì)量或質(zhì)量管理體系的實(shí)施帶來新的問題。
同時，糾正和糾正措施并不一定同時需要。在某些情況下，只需要糾正或糾正措施一項(xiàng)就可以滿足驗(yàn)證和關(guān)閉的要求。例如，組織能夠證實(shí)不符合是偶然發(fā)生，或該不符合再發(fā)生的概率很低。
需要注意，糾正措施和預(yù)防措施是不同的。有效的糾正措施指通過消除發(fā)生原因而預(yù)防不合格的再發(fā)生。但是，不要把糾正措施和預(yù)防措施相混淆。ISO9000 標(biāo)準(zhǔn)3.6.4條款對“預(yù)防措施”給出的定義是“為消除潛在不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。按照這個定義的性質(zhì)，預(yù)防措施與已發(fā)現(xiàn)的不符合無關(guān)。然而，對已發(fā)現(xiàn)的不符合的原因進(jìn)行分析，可能識別出組織其他領(lǐng)域潛在的不符合，并為預(yù)防措施提供條件。
最后，如何關(guān)閉不符合呢？
不符合的表現(xiàn)往往是獨(dú)立的，可以有許多方法或活動來關(guān)閉它們。例如，有些要求可以在現(xiàn)場直接檢查（這可能要求附加現(xiàn)場訪問），有些要求則可以遠(yuǎn)程關(guān)閉（僅評審所提交的文件證據(jù)即可）。
在決定關(guān)閉不符合之前，審核組長或?qū)徍藛T（一名審核員單獨(dú)審核時）應(yīng)當(dāng)評審組織在糾正／分析原因方面做了些什么，通過實(shí)施糾正措施得到了怎樣的結(jié)果。審核組長／審核員需確�？陀^證據(jù)（包括支持性文件）能夠證實(shí)所描述的糾正措施已完全實(shí)施了，并且對預(yù)防不符合再發(fā)生是有效的。只有當(dāng)這些情況均令人滿意，審核員才可以關(guān)閉不符合。
