一、采購部門必須要得到有效的監(jiān)察和控制。
且要公心、綜合實(shí)力強(qiáng)的人才去擔(dān)當(dāng),最好不要一個(gè)人是多人,或者說是高層領(lǐng)導(dǎo),甚至是老板自己。
采購的確是一個(gè)非常感敏的部門,經(jīng)濟(jì)命脈在這里開始,采購每購回的物料不僅僅是花掉的公司的錢,很多時(shí)侯是采購花出的錢掌握著這個(gè)企業(yè)的生死興衰,一個(gè)小的東西可能因?yàn)楸O(jiān)控不好,出現(xiàn)了后果有時(shí)是因私利或責(zé)任心不到位,良心不足而釀大禍。采購的價(jià)格的高低要質(zhì)量前提保證去談。因此質(zhì)量的定性與控制需要人去抓。只有規(guī)范 了質(zhì)量技術(shù)要求后才能去這個(gè)范疇尋找圈內(nèi)的供應(yīng)商,做到性價(jià)服務(wù)三比,做到監(jiān)督與檢測(cè)的前提前價(jià)格才是真成本。
某個(gè)公司在采購部專門設(shè)立了一個(gè)監(jiān)查科:這些科6人左右。他們的工作除了正常的配合倉管收貨,查看最表面的問題,重量或可看得見的質(zhì)量外,他們還一項(xiàng)工作就是經(jīng)常到市場(chǎng)上去尋查購買的價(jià)格情況是否合理。是否有重大問題。他們的工作與采購是協(xié)作又矛盾的。雖然他們只是對(duì)市面上的能查到東西的行情質(zhì)量做了解做證實(shí),這也無不例外的扼殺了很多大的問題的漏洞。當(dāng)然對(duì)大的從廠家去購真的要一個(gè)真正熟悉市場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)去監(jiān)督,去證實(shí)采購東西的合理性。
二、采購經(jīng)理工作的重心應(yīng)放在監(jiān)督指導(dǎo)上,而不是采購工作上。
一個(gè)經(jīng)理要帶好一幫人,是要付出很多的心血的。不是說每天像螺絲釘一樣不停去擰緊每一環(huán),去跟催每一次貨,去參與每一項(xiàng)采購具體的細(xì)節(jié)。甚到自己去擔(dān)當(dāng)采購工作,那么他的精力是有限的,他會(huì)很難把重心放在去防患未然上。再說如果一個(gè)采購經(jīng)理勤于參與采購細(xì)節(jié),采購員會(huì)感到責(zé)任有人擔(dān),事情有人做,責(zé)任心會(huì)減弱,會(huì)很多時(shí)侯聽侯領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)。這樣采購的不嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)節(jié)就會(huì)發(fā)生,供應(yīng)商就會(huì)明白,誰說了能算。真正做好采購,要讓供應(yīng)商知道是市場(chǎng)說了算,是競(jìng)爭(zhēng)說了算,是他們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手說了算,是公平競(jìng)爭(zhēng)的結(jié)果才是最好的狀態(tài)。
三、采購的采購工作內(nèi)容越細(xì)越分解越好。適當(dāng)?shù)暮侠,七成工作量是最佳適度。
有一個(gè)理念是對(duì)的,同樣一個(gè)用心做事的人,他并沒有超凡的能力,如果他現(xiàn)在的工作量是1,他會(huì)做得很完美,他會(huì)花10成的用心度去做。同樣如果他現(xiàn)在工作是10,他可能再盡心為了完成工作他會(huì)花1成的用心度去做。采購的事務(wù)太多,一是他會(huì)處于應(yīng)付性的完成工作,他不會(huì)也沒時(shí)間和精力去做更深層的工作。他出錯(cuò)的機(jī)率也會(huì)較高,采購領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注他實(shí)質(zhì)性的東西也會(huì)越少。可能腐敗的地方也會(huì)更多。相對(duì)來說如果一個(gè)采購工作量超了負(fù)荷,這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)出來分憂解決問題,也成了非常正常合理和采購非常需要的。一個(gè)人掌控的東西越多,做多事不是一件好事,采購上更是如此,越細(xì),只要監(jiān)督到位所能收集的信息反應(yīng)的情況會(huì)更多。
所以相對(duì)來說,我們可以不用去考慮多用幾個(gè)員工所多花去的工資,多幾個(gè)人把工作做得更細(xì)一些漏洞少一些,這些無形之中所降低的采購風(fēng)險(xiǎn),所杜絕的腐敗帶來的效益要可觀得多。
四、采購員要對(duì)采購工作有記錄,要經(jīng)? 結(jié)匯 報(bào)和分析。
這不是說形式,這也是檢測(cè)和監(jiān)督采購工作的一種方式。當(dāng)工作量相對(duì)減少時(shí),管理者有權(quán)要求,也應(yīng)該要求做這方面的工作。采購工作不僅僅是只應(yīng)付了生產(chǎn)所用就行了,關(guān)鍵是時(shí)刻對(duì)自己的業(yè)務(wù)要有創(chuàng)新,要有分析。工作有記錄可能是很繁雜而且很多人不適,但有時(shí)鐵定如山的記錄會(huì)勝過口言巧語的編導(dǎo)。定期的分析,或重大采購事件的分析,管理者可以從這些分析匯報(bào)中去核實(shí)這些采購信息是否準(zhǔn)確,是否有效。就是一個(gè)不同的人,層次不高的人,他獨(dú)特的分析定也有有利之處。
用人上有時(shí)有一個(gè)誤區(qū),認(rèn)為某個(gè)人做事做越多,越做得有點(diǎn)馬虎是正常的。感到只要?jiǎng)偃喂ぷ鞫,目的達(dá)到了,事情完成了。實(shí)則不然,沒有任何記錄和分析總結(jié)的工作,會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)真正看不到有些深層次的東西。合理用人,適量分配工作,高標(biāo)準(zhǔn)要求員工,加上有效管控是更完美的狀態(tài)。
五、注重對(duì)采購資訊的管理。
采購的信息,一切在辦公過程中總結(jié)收集的情報(bào)、資料、甚至總結(jié)、分析要謹(jǐn)慎管理,并要有危機(jī)管理意識(shí),萬一這個(gè)采購員不做了,那么接下來的正常交接工作是否正常,原有資料是否存在,客戶群是否有影響,聯(lián)系方式,帳務(wù)往來是否明朗受控等等。因此公司在對(duì)每一個(gè)采購工作期間資訊要妥當(dāng)管理,人可以再招,但信息與經(jīng)驗(yàn)是一時(shí)招不回來的。
六、采購員自身的工作做得越細(xì),越詳盡,越有根有據(jù)、有分析,對(duì)采購管理者更有威力和殺傷力。
一個(gè)人要領(lǐng)導(dǎo)信服他的工作能力,首先他必須是一個(gè)心細(xì)眼明的人。細(xì)到對(duì)自己每做的一個(gè)工作細(xì)節(jié)讓領(lǐng)導(dǎo)很難挑出你的毛病,他所做的每一件事,在尊重領(lǐng)導(dǎo)的同事,必須是讓別人沒有什么刺可挑的,讓周圍的人去檢測(cè)你的工作能力,不是讓領(lǐng)導(dǎo)通過自己告知領(lǐng)導(dǎo),自己很能干。這就是一個(gè)心境坦蕩的人,問心無愧的人要用心去做的。只有做好了工作的細(xì)節(jié),什么樣的領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)坦然的接受。當(dāng)然這里我認(rèn)識(shí)到做人做事,做到了“同情才會(huì)施舍,理解才會(huì)支持”這句話的含義。自己的為人處事,讓周圍的同事能同情你工作的難度,得到了別人的同情,得到了別人的理解,人際交往相處融洽,工作才會(huì)做得更加順利。自己不懂不可怕,只要懂得如何去向懂得人溝通就是一個(gè)好方向。
七、物料供應(yīng)商要有足夠的備用和替換的商家。
供應(yīng)商的培養(yǎng)是要花時(shí)間和精力的,由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變動(dòng),由于老供應(yīng)商的更新跟不上我們的需求,老供應(yīng)商無法完成采購訂單,質(zhì)量無法保障,我們?cè)趥}促之中也很難得找到好的商家進(jìn)來。甚至有時(shí)我們可能會(huì)犧牲一時(shí)短暫的利益,也要給物料多備一兩個(gè)可用的商家。在不是很急的單子給新客戶足夠的時(shí)間去感受參與我們合作的興趣。有時(shí)做生意就是放長(zhǎng)線釣大魚。沒有人愿意和采購方做生意,采購方受限于某一供應(yīng)商,這的確是采購的悲哀。
八、各個(gè)部門完善的配合,提供較堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持和品質(zhì)管能有效地提高采購的質(zhì)量和效率。
有時(shí)如果是技術(shù)資料更改頻繁,時(shí)間緊迫,這時(shí)給采購留出來的時(shí)間有限了,這里就會(huì)發(fā)生幾種結(jié)局:一是的確無法完成任務(wù),二是馬虎完成任務(wù),三是有漏洞完成任務(wù)。而公司會(huì)顯得無可耐何,順其自然。如果前技術(shù)問題,計(jì)劃問題做好了,采購就沒有眾多可搪塞的理由。
九、從打樣開始就做到公平公正。
打樣時(shí),打樣車間最好能給多份打樣參照物,可以分給多家廠家,這樣在保證比較各家交期的同時(shí)也可以更深地了解到打樣質(zhì)量。打樣的產(chǎn)品包裝最好空白包裝,不顯示廠名,只有編號(hào)。這樣可以避免人為認(rèn)為誰家好,誰家好,誰家不好的第一直覺。這樣操作更加透明化,公平化。