采購成本是指所有采購活動所發(fā)生的費用總和。具體來講包括從外部供應商購買、包裝、運輸、驗收、存儲等各個采購環(huán)節(jié)中所投入的人力、物力、財力的總和。采購成本包括顯性成本和隱性成本，顯性成本主要是指采購管理中訂單跟蹤、生產(chǎn)計劃落實、裝運、驗收、對供貨商的管理等人力資本；隱性成本主要由質量成本、缺貨成本等構成，包括不合格品處置、售后服務、停工、退貨、員工培訓、供應商評估以及其他各類與采購相關活動而發(fā)生的費用。

 

　　二、影響采購成本的主要因素

 

　�。�1）供應鏈牛鞭效應

 

　　牛鞭效應，是著名的美國供應鏈管理專家 HauL.Lee 對需求信息在傳遞中發(fā)生偏差和扭曲的一種形象描述，也稱需求放大效應。“牛鞭效應”總體思想是供應鏈環(huán)節(jié)中每相鄰節(jié)點部門的信息不真實，會對整個供應鏈造成較大影響，并產(chǎn)生逐級放大現(xiàn)象。導致需求信息發(fā)生偏差，從而影響到企業(yè)的采購活動。牛鞭效應對采購成本的影響主要有，采購需求的變動加大造成供應商生產(chǎn)計劃的變更，會影響供應商交貨期同時由于運輸成本與訂單密切相關，因此造成運輸成本增加。

 

　�。�2）采購預算

 

　　采購預算是指采購部門在一定的計劃期間（年度、季度或月度）編制的材料采購的用款計劃。由于預算會影響資源的分配，因此各部門在統(tǒng)計預算時往往會為獲得更多資源而夸大其詞，另外，任何預算都有不確定因素，會造成需求信息偏差。

 

　�。�3）采購批量

 

　　采購數(shù)量大，本身對供應商是一種吸引，大訂單相比小訂單來講勢必會降低供應商管理及其它成本。因此，供應商往往采用適當降低采購價格的方式來回報采購方。采購企業(yè)可以通過批量采購，獲得供應商的價格折扣，從而降低采購成本。

 

　�。�4）采購流程

 

　　采購流程是采購成本管理的重要部分，采購流程中需求計劃的提出、編制采購計劃、選擇供應商、商務談判及采購合同簽訂屬采購的預處理提前期；生產(chǎn)、制造、發(fā)運等屬于采購處理提前期；驗收、入庫、結算款項屬于采購后處理提前期，共同構成采購的流程，采購流程設計是否合理高效會直接影響采購的效率及采購成本。

 

　�。�5）交貨和付款條件

 

　　交貨條件包括交貨的地點、采取運輸?shù)姆绞�、包裝及裝卸的費用、交貨的批次以及付款的額度、方式都是采購合同條款的重要組成部分，對采購價格也會造成直接影響。完整的交貨批次、合理的交貨期及付款條件下產(chǎn)品價格相對較低。而在緊急情況下，采購方為了提前獲得所需貨物會增加供應商的成本。因此，供應商會適當提高價格。

 

　�。�6）供應商的選擇

 

　　供應商選擇對采購成本有直接影響，供應商提供的原材料和零配件對企業(yè)最終產(chǎn)品的質量至關重要，如果供應商產(chǎn)品存在質量隱患，即使企業(yè)付出加倍的努力也無法獲得最優(yōu)的產(chǎn)品。供應商原材料成本的高低是影響采購價格最根本、最直接的因素。企業(yè)存在就要追求利潤，任何產(chǎn)品的生產(chǎn)都有利益驅動，因此，采購價格一般高于供應商的成本價格，供應商的價格底線是成本價格，兩者之差即為供應商的利潤。

 

　　

 

　　三、采購管理的原則

 

　　采購管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中占有重要地位。企業(yè)總成本的 60%-70%都來自來原材料、半成品及成品的采購。采購活動已經(jīng)成為連接企業(yè)上游供應鏈和下游供應鏈的紐帶，采購活動的各個環(huán)節(jié)，包括采購的效率，訂單的執(zhí)行以及供應商的響應程度和服務都會對企業(yè)下游客戶的需求產(chǎn)生影響，同時采購對產(chǎn)品的最終質量和企業(yè)最終經(jīng)濟效益發(fā)揮著重要作用。

 

　　采購管理的原則就是要通過合適的供應商，以合理的價格，購買必須數(shù)量品質合適的產(chǎn)品，同時以合適時間供應到合適的地點。

 

　　（1）選擇合適的供應商

 

　　質量可靠信譽優(yōu)良的供應商是最終產(chǎn)品質量的保證，建立平等互惠的買賣關系，形成長期穩(wěn)定的合作是確保采購產(chǎn)品質量的前提。

 

　�。�2）合適的品質

 

　　企業(yè)采購所需產(chǎn)品已合適品質為原則，追求過高的品質勢必造成更高的采購價格，反之降低標準則無法滿足使用要求，形成返工或不合格品，增加相關成本。

 

　�。�3）合適的數(shù)量

 

　　采購的數(shù)量應當合適，過多的數(shù)量會造成存貨增加存貨成本，甚至出現(xiàn)呆料，數(shù)量不足又會產(chǎn)生缺貨影響生產(chǎn)，采購次數(shù)的增加還會增加作業(yè)的費用。

 

　�。�4）合適的價格

 

　　采購價格應當以公平合理為原則，采購價格過高勢必增加企業(yè)額外成本，降低企業(yè)競爭力。反之，過分的追求低價會導致供應商偷工減料，降低服務水平，以次充好。合理的價格對供需雙方都有利。

 

　�。�5）合適的時間

 

　　采購的時機、交貨的時間都應當合理的計算，過早的采購會造成產(chǎn)品積壓，占用庫存導致庫存成本增高。反之，遲于采購點會導致生產(chǎn)停頓影響工期，甚至造成重大損失。

 

　�。�6）合適的地點

 

　　合適的地點是指采購產(chǎn)品應盡可能一次到位，有利于生產(chǎn)工序的使用，避免二次運輸造成產(chǎn)品質量損失和二次運輸費用的發(fā)生。

 

　　四、采購成本分析

 

　　采購的基本流程可以劃分為采購計劃的制定、采購行為的發(fā)生、采購過程的監(jiān)督、對廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、提貨、驗貨、產(chǎn)品入庫、倉儲保管、出庫配送、供銷結算等。采購成本就是在上述采購流程中所支出的費用。有些成本是看得見的，即比較容易分析出來或者可以直接從財務報表中得出的成本；有些是看不見的，即較難分析或易被忽略的，將此兩類成本劃分為“顯性成本”和“隱形成本”。

 

　　五、顯性成本

 

　　1、采購計劃編制的成本

 

　　準確的采購計劃能夠精準地預測和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計劃，可以使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地降低采購資金的占用，同時還要對供應市場進行全面的分析，調整訂單計劃，評估和選擇供應商。采購計劃的編制可以說是采購整個流程的首要環(huán)節(jié)，它的支出也被稱之為采購計劃編制成本。

 

　　2、原材料、半成品或成品成本

 

　　原材料、半成品或成品的成本是指貨品購進的價格。影響所采購物資價格高低的原因有很多，包括商品市場價格、商品質量、市場供求關系等等。

 

　　3、采購管理成本

 

　　采購業(yè)務行為過程中所發(fā)生的費用就是采購管理成本。它包括人力成本、招標成本、建設成本、招待費、辦公費、差旅費等等。

 

　　4、運輸成本

 

　　采購物資的運輸一定是會發(fā)生費用的，這就是運輸成本。選擇一種科學、經(jīng)濟、合理的運輸方式將會給企業(yè)節(jié)約一大筆運輸費用。具有一定規(guī)模和實力的企業(yè)就更應該重視運輸環(huán)節(jié)，要實現(xiàn)采購流程的標準化、專業(yè)化。選擇合適的運輸工具，規(guī)劃合理的運輸路線，進而節(jié)省運費、降低采購成本。

 

　　5、驗收成本

 

　　采購回來的原材料、半成品或者產(chǎn)品都需要進行檢驗后才能入庫。為防止不符合合同協(xié)定或質量不合格的原材料、半成品或者半成品入庫，一定要嚴把物資的入庫檢驗這一關。一旦入庫后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質量不合格、破損、數(shù)量短缺或者甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯誤，企業(yè)將面臨的不僅僅是由于品種、質量、數(shù)量問題而需要退換貨所發(fā)生的費用和時間成本，還將可能造成由于原材料或者半成品缺貨而造成的生產(chǎn)線停止運作，產(chǎn)生缺貨所造成的成本。

 

　　6、倉儲成本

 

　　倉存儲成本指的是物資在庫存過程中所產(chǎn)生的費用。一方面貨品要存放得當，對貨品進行分類管理，重點注意一些特殊性質的貨品（如易破損的產(chǎn)品、易變質的產(chǎn)品）的存儲環(huán)境。另一方面還要建立健全并妥善保管庫存檔案，及時對庫存商品進行盤點，若是有庫存的積壓，也會增加倉儲成本。所以科學、合理地進行倉儲管理是降低采購供應成本的一個有效手段。

 

　　六、隱性成本

 

　　隱性成本是相對于顯性成本而言的。隱性成本是指不易在財務報表中表現(xiàn)出來的、易被人忽視，但是又非常重要的一部分成本，例如：

 

　　1、時間成本

 

　　由于響應顧客需求的過長時間所產(chǎn)生的時間成本。

 

　　2、缺貨成本

 

　　缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營需要所造成的損失。這一部分成本在財務報表中是體現(xiàn)不出來的，但是缺貨一旦發(fā)生不僅會帶來很大的經(jīng)濟損失，而且對企業(yè)聲譽也會造成很大的影響。

 

　　3、庫存積壓成本

 

　　相對缺貨成本，庫存積壓成本則是由于庫存產(chǎn)品過多而導致的積壓現(xiàn)象所帶來的成本。庫存積壓使運輸、倉儲費用明顯增加，而且還占用了企業(yè)的發(fā)展資金。同時，在倉庫存儲的過程中還會出現(xiàn)一些由于保管不當?shù)纫蛩囟�產(chǎn)生產(chǎn)品損壞所帶來的損失。因此過多的庫存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。

 

　　4、其他易于被忽視的成本

 

　　上述采購活動中發(fā)生的顯性成本和隱形成本的總和稱之為所有權總成本。

 

　　在進行采購業(yè)務時，我們要從采購所有權成本出發(fā)，同時根據(jù)不同物料區(qū)分采購成本側重點，分析影響采購成本的因素，制定有針對性的采購計劃和策略，以此實現(xiàn)采購成本最低的目標。

 

　　七、影響采購成本的因素

 

　　企業(yè)采購總成本的影響因素有許多，總體可歸納為企業(yè)內部因素和外部因素。

 

　　— 企業(yè)內部因素 —

 

　　1、采購批次與采購批量

 

　　供需原理告訴我們采購物資的單價與數(shù)量成反比，即數(shù)量越多，采購的價格就越低。現(xiàn)實中，企業(yè)不可能一次采購過多的物資，因為這樣雖然節(jié)約了一部分采購成本，但庫存的積壓和占用企業(yè)用于發(fā)展的資金所帶來的成本遠比所節(jié)約的成本多。因此采購批次和采購批量，可以影響企業(yè)的采購成本。

 

　　2、交貨期、供貨地點與付款期

 

　　采購物資的價格成本雖然占采購總成本的一大部分，但供應商的交貨期、供貨地點、付款期等因素也影響到企業(yè)庫存的大小及采購成本的高低。如果以上所說的任何一個條件無法滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的話，價格再低也是不能夠滿足企業(yè)完美完成采購業(yè)務的。因此，供應商的交貨期、供貨地點、付款期等因素也是影響采購成本的一組重要因素。

 

　　3、部門間的溝通與協(xié)作

 

　　采購業(yè)務的實行不僅僅是采購部門的職責，它還涉及到計劃、設計、生產(chǎn)、銷售和質檢等部門。因此，這就需要企業(yè)各部門之間的良好溝通、協(xié)作才能完美地完成這項業(yè)務。假如計劃部門物料需求計劃預測不準，生產(chǎn)計劃則會隨之變化，一旦變化頻繁就會造成緊急采購的增加，采購成本也就高；假如設計部門沒有進行價值工程分析，而只考慮設計的美感與獨特性，就會導致物料品類差異大，形成不了采購批量，也就形成不了供應商所給的價格優(yōu)勢；還有可能就是由于質量檢驗部門對采購物資的質量標準過于嚴苛，采購部門對于供應商的選擇也會十分謹慎，最終導致采購成本增加。

 

　　4、價格成本分析與談判能力

 

　　對供應商產(chǎn)品的成本、價格構成的分析是確定采購價格和取得與供應商談判主動的基礎。采購部門在實施采購談判之前，必須詳細調查、分析所處市場的現(xiàn)行形勢。這樣才能針對不同的供應商選取不同的、有效的談判議價方法，以最終達到降低采購價格的目的。

 

　　— 外部因素 —

 

　　1、市場供需狀況

 

　　市場供需狀況直接影響采購成本。市場資源短缺、商品供不應求時，供應商就會因此漲價；相反，若是供過于求則會選擇降價。

 

　　2、供應商的生產(chǎn)能力、技術水平

 

　　若供應商的生產(chǎn)能力強大、生產(chǎn)技術先進、產(chǎn)品質量良好，產(chǎn)品銷售價格一般就會比較高。因此，采購部門就應該根據(jù)自身企業(yè)對產(chǎn)品技術功能、質量以及交貨期的要求，科學合理地選擇適合的供應商，爭取達到良好的性價比。

 

　　3、供應商成本

 

　　在企業(yè)處于新產(chǎn)品研發(fā)和投入階段，采購數(shù)量會比較少，供應商成本一般就會較高；之后進入成長期，隨著采購量的增加、技術的成熟，供應商成本便會隨之降低，產(chǎn)品供應價格就會有所下降。

 

　　4、供應商的營銷策略

 

　　供應商的銷售策略及其報價方式直接影響到采購成本。如供應商一開始會為了開拓市場獲得訂單而將價格報得相對較低，到占領一定的市場之后價格就會有所提高。

 

　　5、企業(yè)與供應商的合作關系

 

　　在經(jīng)濟全球化的大背景下，供需雙方若能夠建立長期合作的伙伴關系，通過共同努力，就能夠實現(xiàn)采購成本的降低，以達到共贏的目的。

 

　　— 基于所有權總成本的采購成本控制策略 —

 

　　1、構建并完善采購系統(tǒng)

 

　　采購成本控制的基礎工作就是要建立并且完善采購系統(tǒng)。在實施采購業(yè)務活動之前，做好最基礎的工作——采購制度的制訂是十分必要的，這是企業(yè)有效控制采購成本的前提。

 

　　2、傳統(tǒng)采購觀念的轉變

 

　　企業(yè)一定要遵循“所有權成本最低”原則，不僅要關注顯性成本，更要注重“看不見”的隱性成本。采購業(yè)務行為應該是基于“總成本最低”原則而不單只是追求 “采購價格最低”。企業(yè)必須改變現(xiàn)有這樣的傳統(tǒng)采購觀念，要有控制總體成本的遠見，要能夠對采購流程中所涉及的關鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關的長期潛在成本進行評估。這樣才能夠從各個環(huán)節(jié)、各個細節(jié)，在總成本上節(jié)約采購成本。一種正確的采購觀念是決定企業(yè)能否科學、合理進行采購成本控制的首要關鍵因素。采購成本的控制不僅只是采購部門的事，它還承擔著全面成本管理的責任，進而影響著后續(xù)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)。

 

　　3、建立嚴格的采購制度

 

　　針對目前有些采購人員“吃回扣”等腐敗行為，防止采購腐敗行為，企業(yè)應該建立一套嚴格、完善的采購制度。這樣不僅能預防采購腐敗之類的不良行為，而且還可以規(guī)范企業(yè)的采購業(yè)務行為、優(yōu)化流程，進而提高采購效率。采購制度應針對企業(yè)所需采購產(chǎn)品品項的分類來進行不同的規(guī)范制定。不同產(chǎn)品品項規(guī)定物資采購的申請類別、授權人的批準許可、原材料采購的方式和最終的審批等。并一定要明確相關部門的責任和關系，一定不可越級操作，導致最后流程的混亂、權責不分。當然，采購制度能否得以順暢實施就取決于企業(yè)整個采購團隊的素質，采購人員的專業(yè)素質和職業(yè)道德將是影響企業(yè)采購活動的穩(wěn)定和高效的關鍵因素。

 

　　4、采購計劃的合理制定

 

　　制定科學合理的采購計劃的前提就是一定要了解需求部門具體要求和物資的供應信息。采購業(yè)務活動在企業(yè)中自始至終處于為生產(chǎn)服務的地位，物資采購計劃的制定主要是依據(jù)生產(chǎn)計劃的具體要求，是從生產(chǎn)需求部門的實際情況出發(fā)的，而不是任意采購。同時還要考慮供應市場的波動可能性和庫存成本等一系列因素，最終得出合理、科學的采購時間、采購批量、訂貨周期和交貨方式，編制科學、可執(zhí)行的采購計劃。

 

　　— 供應定位模型 采購成本控制 —

 

　　供應定位模型是從企業(yè)所采購產(chǎn)品支出金額的多少和其對企業(yè)的影響、供應風險和機會兩個方面，對所采購的產(chǎn)品進行項目分類，是企業(yè)采購在確定需求、獲取與選擇報價、供應商評價等活動中起指導作用的一種分析工具。本文將從另外一個角度利用供應定位模型，從采購所有權總成本的角度考慮，借助分析該模型來幫助探究采購成本控制策略。

 

　　供應定位模型（圖1），采用矩陣的形式對產(chǎn)品進行分類：橫軸是根據(jù)帕累托的20/80法則，對采購支出金額的劃分；縱軸則是機遇、風險和影響可能性的綜合定位分類。供應定位模型將企業(yè)所要采購的產(chǎn)品分為四個大類：日常、瓶頸、杠桿、關鍵。

 

　　

 

　　日常類——供應管理

 

　　日常類產(chǎn)品采購屬于低值采購，其機遇、風險和影響發(fā)生可能性也是相對來說比較低的，所以基于所有權總成本該類產(chǎn)品采購所要降低的成本就在于顯性成本中的采購管理成本。采購管理成本包括很多方面：供應商管理成本、人工成本、信息成本、辦公費用等其他一些成本。因此這里我們重點考慮的是降低供應商管理成本，針對日常類產(chǎn)品的特征采取一些成本控制策略。

 

　　瓶頸類——風險控制

 

　　瓶頸類產(chǎn)品采購屬于低值采購，但是其機遇、風險和影響發(fā)生可能性卻是相對來說較高的。風險的發(fā)生就意味著成本的上升，該類成本是我們無法在所謂的一些報表上看到的隱性成本。因此，對于該類產(chǎn)品采購成本控制的重點就在于控制其風險的發(fā)生，盡量降低供應風險。

 

　　杠桿類——價格管理

 

　　杠桿類產(chǎn)品采購金額支出水平高，其機遇、風險和影響發(fā)生可能性不高。對于此類產(chǎn)品采購成本控制的關鍵點在于產(chǎn)品價格的變化。要想最大限度降低此類產(chǎn)品的采購成本，就應該重點關注其市場供應價格，通過降低價格和交貨成本來降低采購所有權總成本。

 

　　關鍵類——質量管理

 

　　關鍵類產(chǎn)品采購是高值采購，機遇、風險和影響發(fā)生可能性大而且采購金額支出水平也高。此時，我們所要重點關注就是供應產(chǎn)品的質量和連續(xù)性了。一旦質量這一關鍵要素出現(xiàn)問題，不僅是采購成本的增加，也會給企業(yè)帶來不可彌補的損失。質量問題風險帶來的成本屬于隱性成本，我們無法預測其何時發(fā)生以及損失多大，所以提前預防將是一個很好的預防措施。

 

　　八、采購成本控制方法

 

　　目前流行的采購成本控制方法包括供應商數(shù)量決策、采購授權、VA/VE價值分析法/價值工程法、四象限分類法及采購標準化等。本文著重介紹四象限分類法及采購標準化。

 

　　四象限分類法

 

　　將采購的產(chǎn)品劃分為不同的類型，有針對性地采取不同的采購策略，是降低采購成本的一個基本前提。四象限分類法就是根據(jù)采購物資對企業(yè)的重要程度，以及對采購成本影響因素，將采購物資分為四大類，如圖2所示，縱軸表示采購物資對企業(yè)生產(chǎn)的重要程度，橫軸表示采購物資對采購成本的影響程度，從而就得出了由四個區(qū)域組成的矩陣，分別對應著不同采購物資和相對應的采購方法。

 

　　1、Ⅰ類物資：招標采購

 

　　這類物資對企業(yè)生產(chǎn)重要程度高且對采購成本影響程度大，企業(yè)應盡量爭取價格和非價格因素的平衡，避免由于信息不對稱性交易而造成的資源浪費。企業(yè)通過招標采購使不同供應商之間產(chǎn)生良性競爭，進而改善采購業(yè)務中的不足，讓企業(yè)自身擁有更大的自主選擇權。按照性價比最高、服務最優(yōu)原則進行采購，既保證了企業(yè)生產(chǎn)的高質，又可以大幅縮減采購成本。

 

　　2、Ⅱ類物資：戰(zhàn)略庫存

 

　　這類物資采購一般成本不高，采購數(shù)量也比較小，但卻是會給企業(yè)生產(chǎn)造成直接影響的輔助材料。企業(yè)對這類物資進行采購時，該考慮的是能否及時地保證其生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行和最終商品的質量。這類物資的采購以保有充足的庫存為首要目標，價格只是參考條件。通過庫存控制來確定其采購頻率和采購數(shù)量，可以減少不必要的浪費，同時也可以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行。

 

　　3、Ⅲ類物資：反向拍賣

 

　　對于該類物資的采購，價格是最關鍵的考慮因素。其對采購成本的影響程度大大超過對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的影響。反向拍賣指的是企業(yè)在網(wǎng)絡上公布其期望的最高價，然后供應商依據(jù)自身的條件進行競價。供應商所報的價格必須低于企業(yè)的最高價或者當前供應商所能給的最低價，最后企業(yè)再對出價的供應商進行選擇和評估。

 

　　4、Ⅳ類物資：定點采購

 

　　這類物資一般是辦公用品之類的零星物資，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和采購成本均不存在什么影響。但往往就是這類零星物資的采購與管理花費了采購部門大量的人力、物力，這樣算下來的話管理成本也就增加了。所以，采購部門會將采購任務授權于各個需要部門，采用定點采購的方法滿足各個部門的不同需求。最后只需在一個所定的周期后進行采購款的結算和支付即可。

 

　　現(xiàn)實的采購業(yè)務工作中，其過程涉及許多方面，是十分繁雜的，所遇到的困難也是各式各樣的，企業(yè)應根據(jù)自己的能力和實際情況靈活實施、開展采購成本控制策略。

 

　　九、采購標準化

 

　　采購標準化是指物資的尺寸、性能、質量、安全標準、技術要求、測試的標準方法、表明可接受的或推薦的使用、安裝、操作和維護方法的編碼等。內部標準化可以令公司減少開發(fā)明細單所需要的人力、物力和時間，可使企業(yè)大批量采購較少的品種，進而同少數(shù)供應商達成更好的談判價格，質量水平也會因此而改進。總而言之，內部標準化不管是在隱性成本還是顯性成本這兩個方面的降低都是有所作用的，是可供企業(yè)選用的一個良好的采購成本控制方法。

 

　　企業(yè)若想降低采購成本，應認真分析采購成本影響因素，選擇適合本企業(yè)的采購成本控制策略與方法，從所有權總成本出發(fā)，降低采購總成本。