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說(shuō)起過(guò)程審核，作為供應(yīng)商管理員再熟悉不過(guò)了，因?yàn)楣⿷?yīng)商管理員過(guò)程審核的執(zhí)行者，對(duì)于整個(gè)流程思路應(yīng)該非常清晰：要看什么，要重點(diǎn)審什么，確認(rèn)供應(yīng)商在某個(gè)方面的工作是否合格，供應(yīng)商的過(guò)程是否符合是VDA6.3審核問(wèn)卷或是自己開(kāi)發(fā)的審核問(wèn)卷。
那么站在供應(yīng)商的角度，當(dāng)客戶(hù)來(lái)審核的時(shí)候，到底應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作，配合客戶(hù)高效完成審核，同時(shí)讓客戶(hù)感覺(jué)是一家不錯(cuò)的，靠譜的，放心的供應(yīng)商呢？
作為供應(yīng)商，具備一定的應(yīng)審經(jīng)驗(yàn)是必要的。這些應(yīng)審經(jīng)驗(yàn)是配合客戶(hù)高效，準(zhǔn)確地完成客戶(hù)想要確認(rèn)的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)優(yōu)勢(shì)展示給客戶(hù)，讓客戶(hù)放心。
客戶(hù)審核是要確認(rèn)供應(yīng)商有足夠的生產(chǎn)能力為客戶(hù)生產(chǎn)產(chǎn)品；有足夠的檢測(cè)能力為客戶(hù)識(shí)別不良保證質(zhì)量；有足夠的反應(yīng)速度為客戶(hù)解決發(fā)生的問(wèn)題；有足夠的質(zhì)量意識(shí)為客戶(hù)提出建樹(shù)性意見(jiàn)。
對(duì)于供應(yīng)商管理員來(lái)講，肯定一家供應(yīng)商要比否定一家供應(yīng)商難度大的多。如果想否定一家供應(yīng)商不適合生產(chǎn)某產(chǎn)品，易如反掌。但是如果讓一個(gè)供應(yīng)商管理員來(lái)肯定一家供應(yīng)商能夠保質(zhì)保量生產(chǎn)某產(chǎn)品，需要供應(yīng)商配合，積極地高效地專(zhuān)業(yè)地給客戶(hù)展示你們有充足的能力為其代工生產(chǎn)，這便是應(yīng)審的目的！
那么供應(yīng)商應(yīng)該如何配合供應(yīng)商管理員的過(guò)程審核，讓客戶(hù)滿(mǎn)意放心呢？
一、了解客戶(hù)行程安排，提前做好準(zhǔn)備工作
客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)前，作為供應(yīng)商一定要拿到客戶(hù)準(zhǔn)確的行程安排。什么時(shí)候到，乘坐什么交通工具，幾個(gè)人，分別是什么級(jí)別的人員，是否有老外（國(guó)籍）。
客戶(hù)的日程決定了現(xiàn)場(chǎng)的生產(chǎn)安排，客戶(hù)的達(dá)到和離開(kāi)時(shí)間是你們接送的重要指引信息。有多少人來(lái)，分別是什么級(jí)別，決定了你們應(yīng)審團(tuán)隊(duì)的組成人員，客戶(hù)審核不能第一時(shí)間被應(yīng)對(duì)，那么客戶(hù)會(huì)覺(jué)得供應(yīng)商態(tài)度有問(wèn)題或者后期量產(chǎn)后的反應(yīng)速度也不會(huì)及時(shí)有效。
客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)人員是否有老外，決定了接待工作的軟性條件：包括飲食，翻譯等相關(guān)細(xì)節(jié)。當(dāng)然客戶(hù)肯定會(huì)有翻譯，如果有翻譯會(huì)讓客戶(hù)覺(jué)得你們考慮的周到。如果雙方都用第三方不熟悉的語(yǔ)言交流，總有些低效和距離感。
二、客戶(hù)審核用到的問(wèn)卷資料
供應(yīng)商在準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)客戶(hù)審核前，需要提前拿到客戶(hù)審核的問(wèn)卷資料，一般供應(yīng)商管理員在審核前的郵件交流中會(huì)發(fā)給供應(yīng)商，但也不排除供應(yīng)商管理員疏忽這個(gè)細(xì)節(jié)。如果沒(méi)有發(fā)給你們，建議供應(yīng)商積極地去跟客戶(hù)要審核問(wèn)卷。
每家客戶(hù)都會(huì)結(jié)合自己的產(chǎn)品特性制定自己的過(guò)程審核問(wèn)卷，雖然都是VDA6.3的衍生版本，但是多多少少會(huì)有增減。尤其是關(guān)鍵項(xiàng)的定義上，可能會(huì)有不一樣。
因此，供應(yīng)商要積極地拿到客戶(hù)即將使用的問(wèn)卷內(nèi)容，提前確認(rèn)客戶(hù)的審核重點(diǎn)，做好準(zhǔn)備。這樣客戶(hù)在現(xiàn)場(chǎng)審核交流的時(shí)候，不會(huì)覺(jué)得陌生或者唐突。
三、關(guān)于接客戶(hù)
需要確認(rèn)客戶(hù)的到訪(fǎng)人數(shù)，就是為了在接送的時(shí)候不要出現(xiàn)尷尬。
舉例來(lái)說(shuō)：客戶(hù)來(lái)4個(gè)人，安排了一輛5座豪華轎車(chē)前往接送，發(fā)現(xiàn)一個(gè)客戶(hù)200多斤，剛一上車(chē)后排就滿(mǎn)了，剩下3個(gè)人尷尬地站在車(chē)外。但如果提前安排一輛7座的，那尷尬就不存在了。
關(guān)于接送客戶(hù)還有一點(diǎn)是不要讓客戶(hù)被冷落。
如果拜訪(fǎng)供應(yīng)商的過(guò)程中出現(xiàn)以下兩種情況，這兩家供應(yīng)商給審核員的感覺(jué)和審核員會(huì)做出的決定會(huì)怎樣：
A：供應(yīng)商的司機(jī)會(huì)在到達(dá)車(chē)站前，電話(huà)給審核員告知他已經(jīng)到達(dá)車(chē)站，具體在哪里等待，建議的碰面地點(diǎn)。
審核員上車(chē)后，又告知大約多久可以到達(dá)工廠(chǎng)；在快到達(dá)工廠(chǎng)的時(shí)候，司機(jī)電話(huà)接待人員，大約幾分鐘后到達(dá)；等審核員到了，看到相關(guān)的人員已經(jīng)在門(mén)口等候了。
B：審核員已經(jīng)到達(dá)車(chē)站，在出站口等了幾分鐘，沒(méi)人理。然后審核員電話(huà)供應(yīng)商聯(lián)系人，說(shuō)司機(jī)已經(jīng)在路上了或者他聯(lián)系司機(jī)確認(rèn)司機(jī)目前在哪里。更惡劣的情況是：司機(jī)搞錯(cuò)了時(shí)間或者調(diào)度人員安排錯(cuò)了，需要再等一會(huì)兒。
當(dāng)你被接走后，也不知道什么時(shí)候到工廠(chǎng)，到了工廠(chǎng)司機(jī)走了，審核員一個(gè)人站在辦公樓門(mén)口冷冷地打電話(huà)聯(lián)系相關(guān)人員。相關(guān)人員氣喘吁吁地跑過(guò)來(lái)帶你走進(jìn)會(huì)議室。
四、關(guān)于審核路線(xiàn)的安排
作為供應(yīng)商，在客戶(hù)的審核日程確定后，安排好接送和食宿。根據(jù)客戶(hù)的審核日程安排，為客戶(hù)設(shè)計(jì)一條審核路線(xiàn)或者參觀(guān)路線(xiàn)，按照客戶(hù)的審核安排通知相關(guān)部門(mén)客戶(hù)具體到達(dá)相關(guān)部門(mén)的時(shí)間，相關(guān)部門(mén)做好準(zhǔn)備。
客戶(hù)一般會(huì)按照生產(chǎn)的過(guò)程流程圖一步一步往下走，但是如果供應(yīng)商安排的流程有更高效的方式進(jìn)行審核，也可以建議客戶(hù)按照你們的流程完成審核：
比如：進(jìn)貨檢驗(yàn)倉(cāng)庫(kù)和出貨倉(cāng)庫(kù)在一起，那么在審核來(lái)料相關(guān)事項(xiàng)的時(shí)候就可以將成品的管理一起看完，這樣就不用來(lái)回在工廠(chǎng)中現(xiàn)場(chǎng)審核了。
五、陪審的過(guò)程中
審核過(guò)程中，有經(jīng)驗(yàn)的審核員非常清楚知道他要看什么，只要是審核員認(rèn)為是關(guān)鍵的控制點(diǎn)，就會(huì)打破沙鍋問(wèn)到底，想確認(rèn)生產(chǎn)，檢驗(yàn)，管理是否達(dá)標(biāo)。一方面審核員在識(shí)別確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，另一方面是在指導(dǎo)供應(yīng)商如何做好過(guò)程控制，以及做這方面的控制的原因。
因此在審核過(guò)程中要：
1. 有意識(shí)地傾聽(tīng)審核員的問(wèn)題，然后給出相關(guān)的證據(jù)
2. 嚴(yán)格執(zhí)行IATF 16949的基本要求
3. 不要在審核的過(guò)程中東奔西跑，一會(huì)去這里拿，一會(huì)去那里找。
審核過(guò)程中需要的現(xiàn)場(chǎng)資料，如果不能第一時(shí)間拿出來(lái)，審核員就有理由認(rèn)為是沒(méi)有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求或管理記錄，這跟現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有或者沒(méi)做相關(guān)工作是等同的，是一種意識(shí)問(wèn)題。
在審核過(guò)程中，不要跟審核員掐架，有就是有，沒(méi)有就是沒(méi)有，不要討價(jià)還價(jià)，指鹿為馬，強(qiáng)詞奪理，這樣只會(huì)讓審核員更加深度挑戰(zhàn)。可以互相溝通，探討，確認(rèn)。
在陪審的過(guò)程中，供應(yīng)商一定要有一個(gè)人全程陪同并且做好相關(guān)的問(wèn)題點(diǎn)記錄，養(yǎng)成陪審記錄問(wèn)題點(diǎn)的習(xí)慣，不要什么事情都由審核人員記錄下來(lái)在末次會(huì)議總結(jié)。供應(yīng)商專(zhuān)業(yè)的表現(xiàn)應(yīng)該是主動(dòng)總結(jié)審核的問(wèn)題點(diǎn)和審核紀(jì)要。
供應(yīng)商的不專(zhuān)業(yè)的做法，一個(gè)沒(méi)有體系概念的例子：
現(xiàn)場(chǎng)審核發(fā)現(xiàn)作業(yè)文件缺失某些內(nèi)容，供應(yīng)商立刻更新相關(guān)文件，然后在末次會(huì)議時(shí)拿出來(lái)，說(shuō)改掉了。這樣恰恰是沒(méi)有完全理解體系的作用。單單更新作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，只能讓審核員覺(jué)得文件編制都是很隨意，沒(méi)有體系，沒(méi)有管理流程。這不是積極，反而暴露了更多管理問(wèn)題，讓審核員更加不信任。
六、關(guān)于末次會(huì)議
末次會(huì)議上，審核員會(huì)將審核過(guò)程中提出的問(wèn)題一一陳述，同時(shí)解釋有這個(gè)要求的原因，工廠(chǎng)的符合性。末次會(huì)議上，建議：
1. 大家暢所欲言，跟審核員交流問(wèn)題
2. 針對(duì)審核員的問(wèn)題和實(shí)際的現(xiàn)狀以及對(duì)問(wèn)題的理解程度做深入溝通
3. 針對(duì)審核員審核提出的問(wèn)題有異議可以發(fā)表自己的見(jiàn)解，審核員需一一解答。
