1、目的

 

　　1.1規(guī)范公司產(chǎn)品質(zhì)量投訴處理標(biāo)準(zhǔn)，將顧客對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的疑問(wèn)和異議得到及時(shí)、妥善地解決；

 

　　1.2明確投訴分類(lèi)和投訴處理途徑，以及各類(lèi)投訴的處理權(quán)責(zé)；

 

　　1.3通過(guò)對(duì)客戶(hù)投訴的認(rèn)真受理，收集市場(chǎng)、客戶(hù)和產(chǎn)品的相關(guān)信息、數(shù)據(jù)，減少顧客流失，提高產(chǎn)品質(zhì)量、制定質(zhì)量改善措施，維護(hù)公司的市場(chǎng)信譽(yù)和品牌形象。

 

2、適用范圍

 

　　本程序適用于XXXXXXX有限公司所有涉及本公司的產(chǎn)品、市場(chǎng)、客情維護(hù)與客戶(hù)服務(wù)的各類(lèi)形式的投訴內(nèi)容的處理。

 

3、職責(zé)

 

　　3.1公司總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)。

 

　　3.2分管副總負(fù)責(zé)本制度的審核。

 

　　3.3品控部負(fù)責(zé)本制度的起草和歸口管理，品控部、銷(xiāo)售部具體負(fù)責(zé)按此程序執(zhí)行。

 

　　3.3.1區(qū)域經(jīng)理負(fù)責(zé)投訴的承接、傳遞，以及按照審批權(quán)限獲得審批的處理結(jié)果向投訴客戶(hù)的回復(fù)、解釋?zhuān)�包括客�?hù)投訴當(dāng)時(shí)的情緒安撫；

 

　　3.3.2區(qū)域經(jīng)理負(fù)責(zé)在2個(gè)工作日內(nèi)對(duì)投訴客戶(hù)的現(xiàn)場(chǎng)拜訪和咨詢(xún)，鑒別投訴內(nèi)容和投訴問(wèn)題的產(chǎn)生原因，包括產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題和保存或飲用不當(dāng)?shù)呢?zé)任界定；

 

　　3.3.3銷(xiāo)售部文員或營(yíng)業(yè)所文員負(fù)責(zé)投訴處理的分類(lèi)傳遞和呈報(bào)審批；

 

　　3.3.4品控部負(fù)責(zé)不良品產(chǎn)生原因的追查，不良品改善措施的提議，申請(qǐng)改善報(bào)告和負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)；并對(duì)投訴處理提供技術(shù)上的支持；

 

　　3.3.5營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)負(fù)責(zé)對(duì)客戶(hù)投訴的回復(fù)處理決策和意見(jiàn)的審批，被投訴部門(mén)負(fù)責(zé)投訴內(nèi)容的限期改善和責(zé)任負(fù)責(zé)。

 

　　3.3.6所有產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題投訴事件以及投訴質(zhì)量問(wèn)題的處理意見(jiàn)和改善措施的執(zhí)行，都必須申報(bào)質(zhì)量副總和公司總裁。

 

4、工作程序

 

　　4.1當(dāng)銷(xiāo)售部文員或營(yíng)業(yè)所文員接收客戶(hù)口頭、電話或傳真投訴時(shí)，應(yīng)耐心、細(xì)致地聽(tīng)取、了解客戶(hù)投訴的對(duì)象和投訴內(nèi)容，確認(rèn)客戶(hù)投訴的真實(shí)原因，并安慰投訴客戶(hù)的情緒，使之情緒穩(wěn)定后詳細(xì)詢(xún)問(wèn)產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、包裝形式、生產(chǎn)日期、購(gòu)買(mǎi)時(shí)間、購(gòu)買(mǎi)數(shù)量、問(wèn)題產(chǎn)品數(shù)量等，并將投訴的質(zhì)量問(wèn)題詳細(xì)記錄到《客戶(hù)投訴登記反饋表》中；且需將記錄復(fù)述給客戶(hù)一遍以求進(jìn)一步確認(rèn)投訴內(nèi)容；

 

　　4.2銷(xiāo)售部文員或營(yíng)業(yè)所文員在承接客戶(hù)投訴時(shí)，應(yīng)該能夠咨詢(xún)相關(guān)簡(jiǎn)單的，似是而非的質(zhì)量問(wèn)題投訴，向客戶(hù)解釋產(chǎn)品的正確的保存和飲用方法；如果超出此范圍，告知客戶(hù)我司區(qū)域經(jīng)理將在最短的時(shí)間內(nèi)到達(dá)投訴客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)取樣；

 

　　4.3以郵件的形式記錄投訴請(qǐng)求內(nèi)容（同時(shí)給予電話通知），傳遞給投訴客戶(hù)區(qū)域責(zé)任區(qū)域經(jīng)理，要求在第一時(shí)間內(nèi)趕到投訴客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)取樣；

 

　　4.4原則上區(qū)域代理投訴處理，要求責(zé)任區(qū)域經(jīng)理在2～3個(gè)工作時(shí)內(nèi)到達(dá)投訴客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)取樣，如果特殊情況將超過(guò)該時(shí)間時(shí)，則責(zé)任區(qū)域經(jīng)理需要先和客戶(hù)溝通確定時(shí)間后按約定的時(shí)間到達(dá)處理；

 

　　4.5區(qū)域經(jīng)理在現(xiàn)場(chǎng)必須對(duì)投訴問(wèn)題進(jìn)行界定，確定屬于明顯質(zhì)量問(wèn)題，明顯保存或飲用不當(dāng)問(wèn)題，或者難以界定問(wèn)題原因的三種結(jié)果；并與客戶(hù)探討問(wèn)題的產(chǎn)生原因，取得與客戶(hù)一致的認(rèn)識(shí)，便于及時(shí)處理；

 

　　4.6區(qū)域經(jīng)理在鑒定產(chǎn)品問(wèn)題時(shí)必須采取本著客戶(hù)至上的原則，同時(shí)必須兼顧公司的利益，正確對(duì)待產(chǎn)質(zhì)量問(wèn)題，一旦確認(rèn)屬于質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)該給予顧客放心、安全的感覺(jué)，使客戶(hù)堅(jiān)信客戶(hù)的利益完全能夠得到保證，同時(shí)應(yīng)該合情、合理的向客戶(hù)解釋屬于保存和飲用問(wèn)題的產(chǎn)品公司也會(huì)給客戶(hù)按照服務(wù)承諾書(shū)上規(guī)定的利益得到保障；

 

　　4.7不論何種情況，區(qū)域經(jīng)理必須理解客戶(hù)的焦急心理和急需解決問(wèn)題的需求，不可以和客戶(hù)爭(zhēng)吵，委婉、親和的與客戶(hù)分析問(wèn)題原因，簡(jiǎn)單問(wèn)題應(yīng)該以專(zhuān)業(yè)的態(tài)度為客戶(hù)解憂排難。

 

5、客戶(hù)投訴處理的相關(guān)規(guī)定

 

　　5.1客戶(hù)投訴類(lèi)別分析

 

　　所有的客戶(hù)投訴，除了銷(xiāo)售部文員或營(yíng)業(yè)所文員必須有書(shū)面記錄外，所有的人員在處理完現(xiàn)場(chǎng)鑒定以后，無(wú)論何種情況，都必須提交書(shū)面的記錄或申請(qǐng)文本，如果屬于我司方面的原因，無(wú)論政策、區(qū)域經(jīng)理服務(wù)工作問(wèn)題還是品質(zhì)質(zhì)量問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查人員必須提交資料、證明或者照片，提供上級(jí)人員決策參考；

 

　　5.1.1屬于政策、營(yíng)業(yè)人員工作服務(wù)問(wèn)題，調(diào)查人員應(yīng)提交調(diào)查意見(jiàn)表，以郵件（或工作聯(lián)系單）的方式向被投訴責(zé)任區(qū)域的主管匯報(bào)，并提供處理意見(jiàn)，供上級(jí)主管決策；

 

　　5.1.2屬于產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查人員必須取得投訴產(chǎn)品的質(zhì)量問(wèn)題照片，無(wú)論屬于何人責(zé)任，都必須以郵件（或工作聯(lián)系單）闡述品質(zhì)質(zhì)量問(wèn)題的鑒定結(jié)果；并對(duì)屬于明顯使用不當(dāng)問(wèn)題，提出現(xiàn)場(chǎng)解決技巧，于現(xiàn)場(chǎng)將問(wèn)題解決；

 

　　5.1.3如果界定的結(jié)果，屬于明顯產(chǎn)質(zhì)量問(wèn)題，則填寫(xiě)產(chǎn)品質(zhì)量界定和產(chǎn)品退換貨申請(qǐng)，并要求客戶(hù)協(xié)助將質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)品運(yùn)輸回公司總部，同時(shí)向客戶(hù)承諾無(wú)條件更換新產(chǎn)品的服務(wù)承諾，由此發(fā)生的運(yùn)輸費(fèi)用由公司承擔(dān)相關(guān)；

 

　　5.1.4如果屬于難以界定的品質(zhì)質(zhì)量問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查人員應(yīng)該向客戶(hù)解釋?zhuān)�并向公司申�?qǐng)，由公司品控部門(mén)進(jìn)行界定；

 

　　5.1.5但是如果由于區(qū)域經(jīng)理不負(fù)責(zé)任，明顯能夠界定品質(zhì)問(wèn)題的產(chǎn)品投訴，簡(jiǎn)單的退回公司，由品控部門(mén)來(lái)界定問(wèn)題性質(zhì)，由區(qū)域經(jīng)理承擔(dān)相關(guān)責(zé)任費(fèi)用或者屬于工作失誤追究責(zé)任區(qū)域經(jīng)理的相關(guān)懲罰。

 

　　5.2產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題類(lèi)別分析

 

　　屬于產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的投訴，若產(chǎn)品包裝未開(kāi)啟，則只對(duì)顧客做1-2倍的退、換貨處理；

 

　　若產(chǎn)品開(kāi)啟消費(fèi)者已飲用同時(shí)索賠醫(yī)療費(fèi)用的，消費(fèi)者須提供縣級(jí)以上醫(yī)院出具的證明材料，確實(shí)是飲用產(chǎn)品引起的醫(yī)療費(fèi)用由我公司承擔(dān)，否則一律不予賠償；

 

　　若在酒店用餐時(shí)由于產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題引起投訴，我公司只承擔(dān)因產(chǎn)品本身對(duì)消費(fèi)者造成的損失，用餐費(fèi)用我公司不予賠償；

 

　　5.3投訴處理異議解決

 

　　5.3.1如果客戶(hù)對(duì)投訴處理的結(jié)果有異議，屬于政策和區(qū)域經(jīng)理工作服務(wù)問(wèn)題的，可以直接向公司直接投訴；公司將秉公做出最后的處理裁決。

 

　　5.3.2如果客戶(hù)投訴對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的界定和處理有異議，或者對(duì)公司品控部門(mén)的裁決質(zhì)量問(wèn)題有異議，可以向國(guó)家有關(guān)部門(mén)投訴要求公司按照服務(wù)承諾內(nèi)容兌現(xiàn)，也可以要求相關(guān)部門(mén)做出產(chǎn)品質(zhì)量的界定。

 

　　5.4投訴處理審批流程和權(quán)責(zé)

 

　　5.4.1經(jīng)過(guò)區(qū)域經(jīng)理現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查屬于產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的投訴處理流程規(guī)定：

 

　�。�1）責(zé)任區(qū)域經(jīng)理現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查結(jié)果為產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題或者無(wú)法界定問(wèn)題原因，填寫(xiě)《不良品投訴處理書(shū)》；

 

　�。�2）附上銷(xiāo)售文員根據(jù)客戶(hù)投訴時(shí)記錄填寫(xiě)的記錄，連同現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查的資料或者質(zhì)量問(wèn)題照片，一同遞交營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)審批；

 

　�。�3）經(jīng)過(guò)審批的投訴文檔由銷(xiāo)售部文員或營(yíng)業(yè)所文員傳遞給區(qū)域經(jīng)理，報(bào)請(qǐng)公司總部的區(qū)域經(jīng)理審批，并決定是否退貨回公司的決策；

 

　�。�4）經(jīng)過(guò)區(qū)域經(jīng)理審批以后的投訴文檔，由銷(xiāo)售部文員根據(jù)流程傳遞給品控部，待投訴產(chǎn)品退回公司后，由品控部負(fù)責(zé)問(wèn)題界定；

 

　�。�5）經(jīng)過(guò)品控部界定的質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)品，由品控部提交處理意見(jiàn)；對(duì)于投訴客戶(hù)的處理意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)區(qū)域經(jīng)理審批；對(duì)于不良品處理和解決措施由品控部提出報(bào)告后，報(bào)請(qǐng)質(zhì)量副總和公司總裁審批，并監(jiān)督改善措施落實(shí)；

 

　�。�6）經(jīng)過(guò)審批后的不良品處理意見(jiàn)和客戶(hù)處理決定，由營(yíng)業(yè)總部文員傳遞、報(bào)請(qǐng)質(zhì)量副總和公司總裁；同時(shí)傳達(dá)責(zé)任營(yíng)業(yè)所營(yíng)業(yè)文員和經(jīng)理，關(guān)于公司對(duì)不良品投訴鑒定的處理意見(jiàn)，由營(yíng)業(yè)所文員按照公司審批的意見(jiàn)向客戶(hù)傳達(dá)、溝通和回復(fù)結(jié)果；

 

　�。�7）對(duì)于同批次產(chǎn)品出現(xiàn)三次以上相同質(zhì)量問(wèn)題的投訴時(shí)，應(yīng)由品控部牽頭，質(zhì)量副總和公司總裁主持召開(kāi)質(zhì)量分析會(huì)議，并提出質(zhì)量投訴處理方案，對(duì)于以后出現(xiàn)的同批次產(chǎn)品的相同質(zhì)量問(wèn)題投訴按會(huì)議上制定的處理方案執(zhí)行。

 

　　5.4.2不良品申報(bào)審批內(nèi)容、權(quán)限和責(zé)任

 

　�。�1）區(qū)域經(jīng)理審批，界定投訴事件和調(diào)查結(jié)果的真實(shí)性，并審批可以而且必須向公司總部申報(bào)；

 

　�。�2）品控部審核、界定產(chǎn)品質(zhì)量的真實(shí)原因，并對(duì)此界定結(jié)果給予處理投訴和解決產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的建議；

 

　　（3）區(qū)域經(jīng)理第一次審批營(yíng)業(yè)所申報(bào)，界定營(yíng)業(yè)所發(fā)生投訴申報(bào)調(diào)查和提供證據(jù)、照片、資料和決策是否退回公司界定等問(wèn)題，同時(shí)要求銷(xiāo)售部文員審核營(yíng)業(yè)所填寫(xiě)的《不良品投訴處理書(shū)》的內(nèi)容是否規(guī)范和齊全，以及傳遞給品控部的可行性和必要性；

 

　�。�4）區(qū)域經(jīng)理第二次審批（由品控部經(jīng)過(guò)鑒定以后的投訴處理意見(jiàn)內(nèi)容），是否符合公司產(chǎn)品質(zhì)量服務(wù)承諾內(nèi)容和處理程序規(guī)定；

 

　�。�5）知會(huì)質(zhì)量副總和公司總裁，所有公司發(fā)生的質(zhì)量投訴問(wèn)題，必須及時(shí)知會(huì)總裁對(duì)質(zhì)量的掌握和對(duì)客戶(hù)投訴處理的正確性與及時(shí)性，必須知會(huì)質(zhì)量副總和總裁對(duì)質(zhì)量管理的掌握和責(zé)成相關(guān)部門(mén)對(duì)不良品質(zhì)的改善措施執(zhí)行和對(duì)質(zhì)量管理的加強(qiáng)。

 

　　5.5資料的備檔保存：

 

　　5.5.1銷(xiāo)售部文員將所有投訴受理過(guò)程中生成的資料整理后分類(lèi)歸檔保存；

 

　　5.5.2銷(xiāo)售部文員對(duì)投訴處理中，上達(dá)公司處理審批和經(jīng)品控部審理鑒定的數(shù)據(jù)和批復(fù)的處理意見(jiàn)書(shū)進(jìn)行分類(lèi)整理歸檔；

 

　　5.5.3品控部對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的投訴內(nèi)容鑒定和對(duì)問(wèn)題產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程生成的資料和對(duì)處理問(wèn)題產(chǎn)品的意見(jiàn)書(shū)進(jìn)行分類(lèi)歸檔。