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食品工廠內(nèi)的食品安全和質(zhì)量合規(guī)表單通常由主管設(shè)計(jì)，一線員工填寫，作為食品安全管理者應(yīng)提高記錄填寫的有效性，確保及時(shí)、真實(shí)。填寫監(jiān)控記錄越容易，表格被完成的可能性就越大。如果表單設(shè)計(jì)不當(dāng)，不適宜食品一線人員填寫，記錄的有效性就會(huì)大打折扣，影響食品工廠在被審核期間提供完整記錄的能力。
一、表單設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)
在設(shè)計(jì)食品安全表單時(shí)，尤其是那些需要手工完成的表單時(shí)，要在可讀性和美觀性之間保持平衡。
應(yīng)該有足夠的空間來記錄所需的信息。確保監(jiān)控表單不擁擠。
監(jiān)控表上的文字是可讀易讀的字體大小。
充分利用每個(gè)輸入字段和表單邊框周圍的空白。良好的間距有助于更好地完成表單。
理想情況下，在表單設(shè)計(jì)中堅(jiān)持使用一種顏色。使用深色將有助于更好地復(fù)印。
不要試圖在食品安全表格中獲取太多信息。無論您需要記錄什么信息，都要確保它是相關(guān)的。
二、信息相關(guān)性
在設(shè)計(jì)表單之前，首先需要確定它的目的和要收集的信息的目的。
要確定信息的相關(guān)性，請(qǐng)問自己以下問題：
通過填寫這份食品安全表單，我們想達(dá)到什么目的？遵守法律？是否符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求？捕獲關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息？如果無法將相關(guān)性追溯到其中之一，你應(yīng)該不得不思考為什么我們還要記錄這些東西？
這個(gè)記錄，如果是自己做，會(huì)覺得麻煩嗎？例如一線員工經(jīng)常是一邊要趕著生產(chǎn)，一邊還有帶著濕的手做記錄。
因此建議在設(shè)計(jì)記錄，特別是要讓一線員工記記錄，就應(yīng)多到現(xiàn)場(chǎng)觀察，該如何讓員工方便并理解這份記錄的重要性。
三、持續(xù)的數(shù)據(jù)輸入
許多記錄需要員工按一定頻率不斷的進(jìn)行記錄，這就需要有相應(yīng)的方式提醒員工記錄的時(shí)間點(diǎn)，例如每隔一小時(shí)做些記錄，要考慮如何提醒員工，另外是否需要保證掐著點(diǎn)做記錄。
四、需要記錄的信息
食品安全表單和隨后的食品安全記錄至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1. 文件控制信息
包括表單名稱和某種類型的文檔控件是基本要求。文檔控制的示例可以包括發(fā)布日期、版本號(hào)、文檔日期�？瞻子涗洷旧硪彩俏募囊环N表現(xiàn)形式，應(yīng)受控管理。
2. 日期和時(shí)間
記錄日期和時(shí)間表明事件發(fā)生的時(shí)間。所有記錄應(yīng)實(shí)時(shí)完成。這意味著，將在進(jìn)行事件時(shí)記錄該信息，例如 GMP 檢查或 CCP 監(jiān)控。確保日期包括“年”，時(shí)間包括“上午或下午”以及具體的時(shí)間點(diǎn)**時(shí)**分。
3. 監(jiān)測(cè)結(jié)果
完成食品安全記錄的主要目的是獲取過程信息。如果記錄中沒有記錄信息，則很難證明或證明活動(dòng)已完成。簡(jiǎn)而言之，確保所有結(jié)果都按要求記錄（好或壞）。
4. 完成記錄的人的姓名和簽名
包括完成監(jiān)控的人員的姓名，并且在大多數(shù)情況下還包括該人員的簽名，簽名應(yīng)工整。如果后期食品出現(xiàn)任何問題，可以方便進(jìn)行記錄追溯。
5. 產(chǎn)品名稱和批號(hào)
記錄產(chǎn)品名稱和批號(hào)不僅有助于可追溯性，而且在適當(dāng)?shù)那闆r下也是一項(xiàng)法律要求。
6. 設(shè)備設(shè)施名稱和/或位置
養(yǎng)成記錄設(shè)施名稱和/或設(shè)施位置的習(xí)慣。這可以包含在初始表單設(shè)計(jì)中，以節(jié)省食品處理人員填寫此信息的時(shí)間。特別是多生產(chǎn)車間，設(shè)備、工藝等都相同的區(qū)域，請(qǐng)同時(shí)記錄站點(diǎn)位置。
7. 食品安全記錄驗(yàn)證
記錄都需要被驗(yàn)證，因此每份記錄通常都需要預(yù)留核查人簽名位置。該過程旨在驗(yàn)證沒有遺漏任何問題、滿足工藝參數(shù)以及有效且正確地完成記錄。當(dāng)強(qiáng)大的記錄驗(yàn)證系統(tǒng)到位時(shí)，可以更快地識(shí)別問題。
五、審核和核實(shí)記錄
定期審查食品安全和質(zhì)量合規(guī)記錄可以深入了解食品安全系統(tǒng)關(guān)鍵要素的狀態(tài)。審查提供了識(shí)別監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)趨勢(shì)的機(jī)會(huì)。通過識(shí)別趨勢(shì)，我們可以問自己許多不同的問題，例如：
我們是否仍在生產(chǎn)安全食品的軌道上？
系統(tǒng)開始失控了嗎？
這件設(shè)備是不是開始失效了？
我的員工需要再培訓(xùn)嗎？
六、記錄管理系統(tǒng)
食品安全和質(zhì)量合規(guī)記錄的管理，應(yīng)考慮：
保留時(shí)間
記錄控制
儲(chǔ)存，短期和長(zhǎng)期
檢索
處理
記錄保持的時(shí)間，要充分參考產(chǎn)品的保質(zhì)期時(shí)間。
七、記錄造假
受過訓(xùn)練且精明的核查人員很容易發(fā)現(xiàn)記錄造假。以下這些情形，都可能是不良的記錄：
記錄過于干凈，例如在水產(chǎn)車間，記錄難免有水漬。
記錄時(shí)間過于工整，例如都是整點(diǎn)進(jìn)行記錄填寫。
記錄之間的關(guān)聯(lián)時(shí)間不對(duì)，例如罐頭產(chǎn)品還未罐裝，該批次殺菌已經(jīng)開始。
明顯的涂改，不同筆跡相同姓名的簽字。
不符合設(shè)備特性的記錄曲線，例如殺菌設(shè)備的溫度圓盤記錄儀，溫度記錄曲線有其特有的特征。
記錄的數(shù)值與用于測(cè)量的儀器能達(dá)到的精度不相符。
