首先將采購物料分類，確定關鍵的重要的原材料及其資源場：

 

(1)將主生產(chǎn)物料和輔助生產(chǎn)物料等按采購金額比重分成ABC三，求出關鍵物資、重點物資，進行重點管理。根據(jù)物資重要程度決定供應商關系的緊密程度。對于關鍵物資、重點物資，要建立起比較緊密供應商關系，對于非重點物資，可以建立起一般供應商關系，甚至不建立起固定的供應商關系。

 

(2)按材料成分或性能分類，確定資源市場的類型性質。

 

 

2 供應商調查

 

根據(jù)材料的分類，搜集生產(chǎn)各類物料的廠家，每類產(chǎn)品在5～10家右，填寫在供應商調查表上。也可以編制供應商調查表，用傳真或其方式讓供應商企業(yè)自己填寫并反饋回來。

 

 

3 資源市場調查

 

項目采購人員要走訪供應商、客戶、政府主管部門或經(jīng)濟統(tǒng)計部門，解資源市場的基本情況，包括供應量、需求量、可供能力、政策、管規(guī)章制度、發(fā)展趨勢等。

 

 

4 分析評估

 

(1)成立供應商評估小組，由副總經(jīng)理任組長，采購、品質管理、術部門經(jīng)理、主管、工程師組成評估小組。

 

(2)供應商分析：把反饋回來的供應商調查表進行整理核實，如實寫供應商資料卡。將合格廠商分類按順序統(tǒng)計記錄。然后由評估小組對資料分析比較和綜合評估，按ABC物料采購金額的大小，按供應商規(guī)模、生產(chǎn)能力等基本指標進行分類，對每個關鍵物資、重點物資初步定1～3家供應商，準備進行深入調查。

 

(3)資源市場分析：在供應商分析的基礎上，結合資源市場調查的關資料分析資源市場的基本情況，包括資源能力情況、供需平衡情況、競爭情況、管理水平、規(guī)范化程度、發(fā)展趨勢等。并根據(jù)資源市場的性質，確定相應的采購策略、產(chǎn)品策略和供應商關系策略。

 

 

5 深入調查供應商

 

對初步調查分析合格、被選定的1—3家供應商，要采取深入調查，分三個階段：

 

(1)送樣檢查。通知供應商生產(chǎn)一批樣品，隨機抽樣檢查。檢查合格進入第二階段。檢查不合格，允許再改進生產(chǎn)一批送檢，抽檢合格，可以進入第二階段。抽檢不合格，供應商落選，到此結束。

 

(2)考察生產(chǎn)工藝、質量保障體系和管理體系等生產(chǎn)條件是否合格合格者中選供應商，到此結束。不合格者進入第三階段。

 

(3)生產(chǎn)條件改進考察。愿意改進并限期達到了改進效果者中選不愿意改進或愿意改進但在限期內沒有達到改進效果者落選。深入調查階段結束。

 

 

6 價格談判

 

對送樣或小批量合格的產(chǎn)品、材料，要評定品質等級，并進行比價和議價，確定一個最優(yōu)的價格性能比。進行價格談判的指導思想，就是要合理，要“雙贏”，要考慮長遠合作，才會有共同的長遠合作和長遠利益。要實事求是地進行計算，求出一個合理的價格。價格談判成功以后，就可以簽訂試運作協(xié)議，進人物資采購供應試運作階段，基本上以一種供需合作關系運行起來。試運行階段根據(jù)情況可以是3個月至1年不等。

 

 

7 供應商輔導

 

價格談好以后的試運行供應商，將與項目采購部門建立起一種緊密關系參與試運作，采購部門要積極參與輔導、合作。項目采購應當根據(jù)生產(chǎn)的需要，也要根據(jù)供應商的可能，來共同設計規(guī)范相互之間的作業(yè)協(xié)調關系，制定一定的作業(yè)手冊和規(guī)章制度，并且為適應企業(yè)的需要．要對供應商在管理、技術、質量保障等方面進行輔導和協(xié)助。

 

 

8 追蹤考核

 

在試運作階段，項目采購部門要對供應商的物資供應業(yè)務進行追蹤考核。這種考核主要從以下幾個方面進行考核：

 

(1)檢查產(chǎn)品質量是否合格�？梢圆捎萌珯z或抽檢的方式，求出質量合格率。質量合格率用質量合格的次數(shù)占總檢查次數(shù)的比率描述。

 

(2)交貨是否準時。檢查供應商交貨是否準時。用誤時的交貨次數(shù)占總交貨次數(shù)的比率來描述。

 

(3)交貨數(shù)量是否滿足。用物資供應滿足程度或缺貨程度來描述。

 

(4)信用度的考核。主要考察在試運作期間，供應商是否認真履行己承諾的義務，是否對合作事業(yè)高度認真負責，在往來賬目中，是否欠賬、不拖賬。一般地，信用度可以用失信次數(shù)與總次數(shù)的比率來描述。這時失信以包含多種含義，例如沒有履行事先的承諾，沒有按約定按時交款等。

 

 

9 供應商選擇

 

以上指標每個月考核一次，一個季度或半年綜合考核評分一次，各指標加權評分綜合，按評分等級分成優(yōu)秀、良好、一般、較差幾個等。優(yōu)秀者可以通過試運作，結束考核期，簽訂正式供需關系合同，成企業(yè)正式的供應商，建立一個比較穩(wěn)定的供需關系。其他的則不能通過試運作，應當結束考核，終止供需關系。

 

 

10 供應商的使用

 

當項目采購供應商選定之后，應當終止試運作期，簽訂正式的供應關系合同，開始正常的物資供應業(yè)務運作，建立起比較穩(wěn)定的物資供關系。在業(yè)務運作的開始階段，要加強指導與配合，要對供應商的操作做出明確的要求，有些大的工作原則、守則、規(guī)章制度、作業(yè)要求等當以書面條文的形式規(guī)定下來，有些甚至可以寫到合作協(xié)議中去。還要加強評估與考核，不斷改進工作和配合關系，直到比較成熟為止。比較成熟以后，還要不定期地檢查、合作和協(xié)商，以保持業(yè)務運行有序。

 

 

11 供應商的激勵和控制

 

在供應商的整個管理過程中，項目采購部門要加強激勵和控制，既充分鼓勵供應商積極主動地搞好物資供應業(yè)務工作，又要采用各種措施，如訂合同、技術措施等約束防范供應商的不正當行為給企業(yè)造成損，保證企業(yè)利益不受影響。