供應(yīng)商提供的商品持續(xù)地滿足采購方的要求,采購方應(yīng)根據(jù)實際情況,采取以下有效的管理與控制方法。
一、制定聯(lián)合質(zhì)量計劃
采購現(xiàn)代商品,不僅購買商品本身,而且還要購買供應(yīng)商在產(chǎn)品設(shè)計、制造工藝、質(zhì)量控制、技術(shù)幫助等方面的能力。要有效地購買供應(yīng)商的這種能力,需要把供需雙方的能力對等協(xié)調(diào)起來,協(xié)調(diào)的辦法就是制定聯(lián)合質(zhì)量計劃。
聯(lián)合質(zhì)量計劃中一般要包括經(jīng)濟、技術(shù)、管理等三個方面。
1、經(jīng)濟方面:
這方面的內(nèi)容包括進(jìn)行價值分析,以便協(xié)助采購者從合同中取得最大的價值;
對成本、質(zhì)量和交貨期等方面進(jìn)行綜合平衡,以便實現(xiàn)最佳成本;
對使用費用進(jìn)行審查,使產(chǎn)品整個壽命周期成本降到最低水平。
在有些情況下,共同制定經(jīng)濟方面的計劃可以修正合同中的擔(dān)保條款或現(xiàn)場服務(wù)的條款。
2、技術(shù)方面:
需要制定一系列的技術(shù)計劃,這涉及到采購方和供應(yīng)商雙方的各自職能。主要包括:
產(chǎn)品設(shè)計:在這方面的計劃是搞清技術(shù)條件要求的含義,識別對產(chǎn)品的安全性和功能起重要作用的質(zhì)量特性,擬定關(guān)于可靠性及其它有關(guān)的要求,必要時還要提供感官檢驗標(biāo)準(zhǔn)。
工藝設(shè)計:這方面的計劃是指在供應(yīng)商內(nèi)分配生產(chǎn)作業(yè),共同使用高、精、尖設(shè)備,明確關(guān)鍵工序的參數(shù)及其含義,建立識別和追查的體系。當(dāng)采購方認(rèn)為雙方共同協(xié)商的工藝設(shè)計對它的獨特需要是必不可少時,可以提出要求,沒有得到采購方的認(rèn)可,事先不得擅自改變工藝設(shè)計和操作方法。
生產(chǎn):這方面的計劃是指對人員培訓(xùn)和考核的要求,如,工序裝置的標(biāo)準(zhǔn),加工控制程序表,設(shè)備維護保養(yǎng)表,資料和文件的要求。
檢驗與測試:這方面的計劃是指涉及計量、測試方法的標(biāo)準(zhǔn)化,測試設(shè)備的能力及定期檢驗,此外還涉及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
3、管理方面:
這方面的計劃主要是識別必不可少的管理活動,并且建立明確的責(zé)任制來進(jìn)行活動。
此外,還要進(jìn)行溝通買賣雙方渠道的工作,建立迅速、靈敏的信息反饋系統(tǒng),變單向交流溝通為雙程序多向溝通。
在復(fù)雜的合同中,各種程序和制度也相應(yīng)地變得復(fù)雜起來,需要繪制流程圖和規(guī)定特殊的條款,以保證溝通路線暢通無阻。
二、向供應(yīng)商派常駐代表
為直接掌握供應(yīng)商商品質(zhì)量狀況,可由采購方向供應(yīng)商派出常駐代表,其主要職責(zé)是向供應(yīng)商提出具體的商品質(zhì)量要求,了解該供應(yīng)商質(zhì)量管理的有關(guān)情況,如質(zhì)量管理機構(gòu)的設(shè)置,質(zhì)量體系文件的編制,質(zhì)量體系的建立與實施,產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、包裝、檢驗等情況,特別是對出廠前的最終檢驗和試驗要進(jìn)行監(jiān)督,對供應(yīng)商出具的質(zhì)量證明材料要核實并確認(rèn),起到在供應(yīng)商內(nèi)進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)的作用。
對具有長期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系,建立固定的購銷關(guān)系,采購批量大、技術(shù)性強、對質(zhì)量要求嚴(yán)格的供應(yīng)商,采購方還可派出質(zhì)檢組常駐供應(yīng)商,不但對商品質(zhì)量進(jìn)行全程、全面地檢查和監(jiān)督,而且還要監(jiān)督買賣合同的全面執(zhí)行,保證及時生產(chǎn)、及時發(fā)貨,滿足采購方各方面的要求。同時質(zhì)檢組還可向供應(yīng)商反映已購產(chǎn)品在使用過程中的問題和對產(chǎn)品新的要求,促使供應(yīng)商改進(jìn)和提高產(chǎn)品質(zhì)量并不斷開發(fā)用戶所需要的新產(chǎn)品。
此方法是供應(yīng)商質(zhì)量管理與控制常用的一種方法,其優(yōu)點主要有以下幾點。
1、對供應(yīng)商商品質(zhì)量進(jìn)行全程、全面地檢查和監(jiān)督,能及時發(fā)現(xiàn)問題,便于供應(yīng)商及時返工,降低了供應(yīng)商的質(zhì)量成本。
2、從源頭發(fā)現(xiàn)問題,便于快速反應(yīng),對企業(yè)獲得優(yōu)質(zhì)采購商品有利。
3、可根據(jù)本企業(yè)實際使用情況及進(jìn)貨質(zhì)量控制IQC情況,專門嚴(yán)格檢查某個項目,針對性強。
三、定期或不定期監(jiān)督檢查
由于企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化,供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況必然也會隨之變化。采購方應(yīng)及時掌握其變化的情況,對生產(chǎn)發(fā)生的一些重大變化,應(yīng)要求供應(yīng)商及時向采購方報告。
如產(chǎn)品設(shè)計或結(jié)構(gòu)上的重大變化、制造工藝上的重大變化、檢驗和試驗設(shè)備及規(guī)程方面的重大變化等,供應(yīng)商都應(yīng)向采購方主動報告說明情況。
采購方接到報告后,要認(rèn)真分析情況,必要時應(yīng)到供應(yīng)商那直接了解,主要應(yīng)弄清對產(chǎn)品質(zhì)量的影響。
在多數(shù)情況下供應(yīng)商變更產(chǎn)品設(shè)計,采取新材料、新設(shè)備、新工藝是為了提高商品的質(zhì)量和生產(chǎn)效率,對保證商品質(zhì)量是有益的。但是也必須注意到,任何改變都有一個適應(yīng)的過程,在變更的初始階段容易造成商品質(zhì)量的不穩(wěn)定。這就需要通過加強最終檢驗和試驗來把關(guān)。
四、定期排序
排序的主要目的是評估供應(yīng)商的質(zhì)量及綜合能力,以及為是否保留、更換供應(yīng)商提供決策依據(jù)。排序的一般準(zhǔn)則如下:
1、SQA供應(yīng)商質(zhì)量保證批合格率:一般要求不能低于95%。
2、IQC批合格率:一般要求不能低于95%。
3、商品投入后的質(zhì)量問題:一般要求總的工序直通合格率不低于85%(因產(chǎn)品不同而有較大差異)。
4、回復(fù)糾正行動報告CAR的態(tài)度和速度:需及時響應(yīng),對問題做出令人信服的分析,并有糾正預(yù)防措施(或更改作業(yè)文件,或進(jìn)行工序改善等)。
5、交貨期履行情況:能積極履行合約,并對延期交貨做出合理說明。
6、審核結(jié)果:審核的分?jǐn)?shù)至少在60分以上。
7、與本企業(yè)人員的配合:在各項事務(wù)中與需方積極配合,協(xié)作良好。
以上項目乘積作為總分,供排序用。排序周期一般為每季度一次或半年一次。
五、幫助供應(yīng)商導(dǎo)入新的體系和方法
為有效地控制采購商品的質(zhì)量,采購方應(yīng)對供應(yīng)商導(dǎo)入自己多年總結(jié)出的先進(jìn)質(zhì)量管理手段和技術(shù)方法,主動地幫助、指導(dǎo)供應(yīng)商在短時間內(nèi)極大地提升質(zhì)量管理水平和技術(shù)水平,增強質(zhì)量保證能力。采購方對供應(yīng)商給予一定的幫助對供應(yīng)商是有利的,對采購方自己也是有利的。
對供應(yīng)商的幫助是多方面的,主要目的不是擴大生產(chǎn)能力而是提高商品質(zhì)量。以提高質(zhì)量為中心,可幫助供應(yīng)商組織有關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn),進(jìn)行設(shè)備的技術(shù)改造,實現(xiàn)檢驗和試驗的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。貫徹ISO9000族標(biāo)準(zhǔn),爭取質(zhì)量體系認(rèn)證,幫助供應(yīng)商導(dǎo)入質(zhì)量管理系統(tǒng)等。
對供應(yīng)商的幫促重點是加強商品質(zhì)量的薄弱環(huán)節(jié),解決影響商品質(zhì)量的關(guān)鍵問題。