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外部審核應(yīng)對(duì)技巧及注意事項(xiàng)

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期：2024-05-06  來(lái)源：體系管理
核心提示：外部審核應(yīng)對(duì)技巧及注意事項(xiàng)
 01  目的
 
       利用自己的長(zhǎng)處以適應(yīng)認(rèn)證公司的做法為順利通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)審核和認(rèn)證大夏監(jiān)視基礎(chǔ)。
 

02  適用范圍
 
適用于認(rèn)證前的迎審準(zhǔn)備及認(rèn)證中的注意事項(xiàng)。
 
 
03  迎審準(zhǔn)備
 
3.1 對(duì)認(rèn)證人員要熱情大方；
 
3.1.1 熱情：友好地詢(xún)問(wèn)認(rèn)證人員有沒(méi)有忌口， 有沒(méi)有名字信仰， 有沒(méi)有機(jī)會(huì)以便在安排上予以注意。
 
3.1.2 大方：說(shuō)話要注意禮貌， 要尊敬長(zhǎng)者， 要尊重婦女。
 
3.2 要選擇好安全衛(wèi)生路線
 
3.2.1 安全路線：根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)， 給認(rèn)證人員佩戴勞保用品講解安全注意事項(xiàng)及應(yīng)急響應(yīng)程序， 走不易發(fā)生事故（事件） 的地點(diǎn)， 選擇不易發(fā)生事故（事件） 的時(shí)間。
 
3.2.2 衛(wèi)生路線：在認(rèn)證人員必須走的路線、 必須去的地方、 視力所及的部位要徹底打掃衛(wèi)生并保持住。
 
3.3 要對(duì)相關(guān)方做出妥善安排
 
3.4 對(duì)本組織的人員要強(qiáng)調(diào)紀(jì)律
 
3.5 要注意現(xiàn)場(chǎng)人員的安排
 
3.6 在認(rèn)證前要統(tǒng)一文件的版本 
 
 
04  開(kāi)好首次會(huì)議
 
4.1 與審核組商議參加人員范圍
 
4.2 首次會(huì)議由認(rèn)證機(jī)構(gòu)主持， 并注意：
 
不喧賓奪主， 安排好主賓席位；
 
不遲到， 要提前 10 分鐘左右到場(chǎng)；
 
        “一把手” 應(yīng)參加， 如確實(shí)參加不了要加以說(shuō)明； 管理者不缺席
 
4.3 記錄參加會(huì)議的人員
 
4.4 明確認(rèn)證范圍
 
4.5 確認(rèn)手冊(cè)、 程序、 文件的有效版本
 
4.6 明確一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合， 立即告知管理者代表
 
4.7 確認(rèn)審核準(zhǔn)則
 
 
05  明確陪審人員及其責(zé)任
 
5.1 陪同人員的作用及注意事項(xiàng)
 
5.2 應(yīng)由被審核方確定
 
5.3 陪同人一般是企業(yè)貫徹推動(dòng)過(guò)程中的骨干；
 
對(duì)標(biāo)準(zhǔn)了 解、 掌握或精通的人員；
 
善于交往、 應(yīng)變能力強(qiáng)， 能很快與審核人員溝通關(guān)系；
 
關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮作用， 能控制自己；
 
要注意說(shuō)話的分寸， 該說(shuō)的說(shuō)足， 不該說(shuō)的不多說(shuō)一句。
 
5.4 只起向?qū)ё饔?/div>
 
5.5 能準(zhǔn)確確認(rèn)不符合項(xiàng)及性質(zhì) 
 
5.6 切忌為被審核者報(bào)班代替回答問(wèn)題， 可做必要的梯形， 或運(yùn)用形體語(yǔ)言
 
5.7 與審核人員不宜當(dāng)面爭(zhēng)論， 氣氛好時(shí)可恰當(dāng)解釋
 
5.8 切忌陪同人員與內(nèi)部人員之間爭(zhēng)論問(wèn)題
 
5.9 始終不宜離開(kāi)陪審現(xiàn)場(chǎng)
 
5.10 及時(shí)通知下一部門(mén)
 
5.11 找合適機(jī)會(huì)， 現(xiàn)實(shí)自己的水平對(duì)誤判， 利用什么的機(jī)會(huì)現(xiàn)實(shí)水平；
 
解釋時(shí)多用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言；
 
       出現(xiàn)不符合時(shí)能立即確認(rèn)， 并表明所違背的標(biāo)準(zhǔn)條款， 表現(xiàn)自己的水平；
 
5.12 找到合適的人來(lái)回答問(wèn)題
 
5.13 必要時(shí)用身體語(yǔ)言提示被問(wèn)審人員
 
 
06  迎審技巧
 
6.1 準(zhǔn)備工作
 
最高管理者準(zhǔn)備
 
方針、目標(biāo)、指標(biāo)的含義，制定過(guò)程；
 
       貫徹標(biāo)準(zhǔn)的目的、意義以及如何策劃的，貫標(biāo)以來(lái)取得的成績(jī)以及須持續(xù)改進(jìn)的方面；
 
機(jī)構(gòu)設(shè)置、只能分配、資源等是否充分和合理；
 
管理者代表
 
管理者代表的職責(zé)與權(quán)限；
 
方針、目標(biāo)如何使全體員工了解并貫徹執(zhí)行；
 
職責(zé)分配與組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的關(guān)系；
 
標(biāo)準(zhǔn)推行的過(guò)程；
 
標(biāo)準(zhǔn)建立、實(shí)施的步驟如何和最高管理者溝通。
 
各級(jí)管理人員
 
自己的工作內(nèi)同以及職責(zé)；
 
部門(mén)工作與標(biāo)準(zhǔn)以及程序的關(guān)系；
 
本人如何貫徹方針、目標(biāo)和指標(biāo)。
 
6.2 回答問(wèn)題的技巧
 
能直接提供證據(jù)可不回答；
 
回答問(wèn)題的語(yǔ)言盡量簡(jiǎn)明；
 
盡可能多用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言講話；
 
可以看文件、記錄回答問(wèn)題；
 
與自己無(wú)關(guān)的說(shuō)明原因，不要回答；
 
不強(qiáng)調(diào)任何客觀原因；
 
聽(tīng)不懂或一時(shí)回答不上來(lái)時(shí)可反問(wèn)；
 
旁人可主動(dòng)協(xié)調(diào)回答；
 
       回答問(wèn)題時(shí)盡可能表露自己的水平，是審核員審核時(shí)更加慎重。
 
6.3 出示證據(jù)
 
證據(jù)一定要準(zhǔn)確；
 
提供最好的證據(jù)；
 
盡可能不解釋?zhuān)?/div>
 
不主動(dòng)出示任何證據(jù)。 
 
 
07  末次會(huì)議
 
由審核組長(zhǎng)主持；
 
首次會(huì)議沒(méi)參加人盡可能不參加；
 
重申認(rèn)證范圍；
 
報(bào)告審核結(jié)果；
 
宣讀審核報(bào)告和審核結(jié)論； 
 
對(duì)不同看法做解釋?zhuān)?/div>
 
約定不符合項(xiàng)完成糾正的時(shí)間； 
 
需要時(shí)請(qǐng)說(shuō)明采取的跟蹤方式； 
 
確認(rèn)正視報(bào)告和證書(shū)送達(dá)時(shí)間；
 
最高管理者表態(tài)。
 
編輯：foodqm

 
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