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質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)說(shuō)明

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-07-29  來(lái)源:HACCP聯(lián)盟公眾號(hào)  作者:食品論壇網(wǎng)友整理
核心提示:質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)說(shuō)明
   一、質(zhì)量管理體系文件主要有五種類(lèi)型:質(zhì)量方針和目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作文件和質(zhì)量記¼
 
  01、質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)
 
  質(zhì)量方針是由公司的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。質(zhì)量目標(biāo)是指在質(zhì)量方面所追求的目的。質(zhì)量方針應(yīng)與組織的總方針相一致,并為制定質(zhì)量目標(biāo)提供框架,質(zhì)量目標(biāo)通常依據(jù)質(zhì)量方針制定,質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)均應(yīng)形成文件并頒布實(shí)施。
 
  02、質(zhì)量手冊(cè)
 
  質(zhì)量手冊(cè)是闡明一個(gè)公司的質(zhì)量方針,并描述其質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件。質(zhì)量手冊(cè)必要覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求,即對(duì)ÿ一個(gè)條款都作出公司如何遵循的描述。
 
 。ㄎ闹兴幸罁(jù)、引用標(biāo)準(zhǔn)都必須是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T13391-2000,而不是ISO9000)
 
  03、程序文件
 
  程序文件是指把為完成某項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)而規(guī)定的順序、內(nèi)容和方法寫(xiě)成書(shū)面材料并正式頒布而形成的文件,是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件。一般來(lái)說(shuō),質(zhì)量手冊(cè)對(duì)質(zhì)量管理體系的描述是綱領(lǐng)性、原則性的,不涉及工作上的具體細(xì)節(jié),而程序文件則要細(xì)致得多,是直接針對(duì)某個(gè)部門(mén)的,是各部門(mén)質(zhì)量活動(dòng)的具體要求,不僅要說(shuō)明應(yīng)該做什ô,還應(yīng)提出怎樣做,由誰(shuí)做,如何控制和記¼,產(chǎn)生什ô報(bào)告或文件等要求。
 
  程序文件的內(nèi)容必須同質(zhì)量手冊(cè)的規(guī)定要求相一致,同時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確,具有很強(qiáng)的可操作性要求。
 
  04、工作文件
 
  工作文件是針對(duì)個(gè)人或崗λ編制最具體的操作性文件,包括作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、崗λ責(zé)任書(shū)、檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)等,都是針對(duì)操作者或崗λ編制的。
 
  (1)作業(yè)指導(dǎo)書(shū):是操作工藝規(guī)程的細(xì)化,對(duì)各道工序各項(xiàng)作業(yè)為操作者提供最詳細(xì)的指導(dǎo)。
 
 。2)崗λ責(zé)任書(shū):是闡明各個(gè)崗λ的目的要求,工作內(nèi)容和范Χ,責(zé)任和權(quán)力,工作步驟與方法。
 
  (3)檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū):是具體指導(dǎo)檢驗(yàn)員如何抽樣,如何判定產(chǎn)品的合格與不合格等。
 
  05、質(zhì)量記¼
 
  質(zhì)量記¼是為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果,提供客觀證據(jù)的文件。質(zhì)量記¼記載了質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程,便于查找問(wèn)題的出處及責(zé)任者,分析出現(xiàn)問(wèn)題的原則,為質(zhì)量改進(jìn)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。因此,質(zhì)量記¼是基礎(chǔ)性、鑒證性的質(zhì)量文件,要保證其客觀真實(shí),也要注意及時(shí)整理歸檔,便于查閱,并要保留一定時(shí)間(至少有3個(gè)月以上記¼)。
 
  06、申報(bào)國(guó)家級(jí)酒家的申報(bào)材料必須包括:質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作文件、質(zhì)量記¼(可獨(dú)立裝訂,也可合訂一本)
 
  二、質(zhì)量管理體系文件的層次結(jié)構(gòu)
 
 
  質(zhì)量管理體系五個(gè)文件的性質(zhì)、使用對(duì)象、作用是不同的。
 
  第一層次質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo),是總的方向和目的。
 
  第二層次為質(zhì)量手冊(cè),是綱領(lǐng)性文件。
 
  第三層是程序文件,是針對(duì)各個(gè)職能部門(mén)的,是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件,同時(shí)又受到工作文件的支持,起到承上啟下的作用。同時(shí),各部門(mén)間的橫向聯(lián)系和接口,主要也是在程序文件中予以規(guī)定。所以,程序文件又具有橫向協(xié)調(diào)的作用。在質(zhì)量管理體系文件中,程序文件編制的工作量較大,也較容易出問(wèn)題,編得好對(duì)提高企業(yè)管理水平作用顯著。
 
  第四層次為工作文件,都是對(duì)具體工作的指導(dǎo)或規(guī)定。這類(lèi)文件數(shù)目最多,是最基礎(chǔ)的文件。
 
  第五層次為質(zhì)量記¼,是全公司各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的結(jié)果形成質(zhì)量記¼。
 
  三、質(zhì)量管理體系文件的編寫(xiě)總體要求
 
  01、整體性
 
  必須注意所有文件是一個(gè)有機(jī)整體,應(yīng)注意整體,不能因?yàn)槟硞(gè)局部或部門(mén)的優(yōu)化而破壞整體的功能。
 
  02、層次性
 
  各類(lèi)文件的地λ、作用是不同的,處于不同的層次上。ÿ類(lèi)文件除了重視各層次間的銜接我,主要是解決本層次的問(wèn)題。比如,質(zhì)量手冊(cè)是處于最高層次的綱領(lǐng)性文件,不涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié);工作文件則是最基礎(chǔ)的操作性文件,要求對(duì)各項(xiàng)作業(yè)給予盡可能詳細(xì)的指導(dǎo),而不需要原則性、概括性的闡述。
 
  03、系統(tǒng)性
 
  質(zhì)量管理體系文件應(yīng)根據(jù)一個(gè)公司實(shí)際質(zhì)量管理體系的系統(tǒng)特征,各要素之間相互作用、相互依賴(lài)關(guān)系來(lái)描述該質(zhì)量管理體系和規(guī)范各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)。要充分考慮文件本身及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系,各要素、各程序、各活動(dòng)之間均應(yīng)有序銜接,相輔相成,不能相互脫節(jié)或相互ì盾。
 
  04、法規(guī)性
 
  質(zhì)量管理體系文件是一個(gè)公司實(shí)施質(zhì)量管理,開(kāi)展質(zhì)量保證活動(dòng)的法規(guī)或行為準(zhǔn)則。因此,質(zhì)量管理體系文件要經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)程序,正式頒布實(shí)施。對(duì)公司內(nèi)部而言,質(zhì)量管理體系文件不是指導(dǎo)性文件,而是必須執(zhí)行的指令性文件。
 
  05、受控性
 
  除了部分贈(zèng)送給顧客或其他有關(guān)單λ的質(zhì)量手冊(cè)外,各類(lèi)質(zhì)量管理體系文件均是受控的。就是各類(lèi)文件的發(fā)放、修改、作廢等均要履行嚴(yán)格的手續(xù),保證現(xiàn)場(chǎng)使用的都是現(xiàn)行有效的文件。這一點(diǎn)非常重要,如果文件控制不嚴(yán)格,那ô文件化的質(zhì)量管理體系很容易流于形式,導(dǎo)致失敗。
 
  四、編寫(xiě)質(zhì)量管理體系文件的指導(dǎo)思想
 
  01、質(zhì)量第一、顧客至上的思想
 
  質(zhì)量第一、顧客至上,不是空洞的口號(hào),應(yīng)成為公司服務(wù)的宗旨。質(zhì)量管理體系文件中應(yīng)處處體現(xiàn)這一思想,通過(guò)質(zhì)量手冊(cè)、工作程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記¼等,把這一思想落到實(shí)處。如果指導(dǎo)思想不端正,僅僅為應(yīng)付檢查、審核查不可能編出好的質(zhì)量管理體系文件的。
 
  02、實(shí)用有效的思想
 
  編寫(xiě)質(zhì)量管理體系文件,不僅要考慮標(biāo)準(zhǔn)要求,更要考慮公司的實(shí)際情況,所寫(xiě)的一定是公司經(jīng)過(guò)努力能夠做到和行之有效的。脫離公司實(shí)際,隨著唱高調(diào),最后必然無(wú)法實(shí)施,整個(gè)文件系統(tǒng)也就û有任何價(jià)值。
 
  03、不斷改進(jìn)的思想
 
  質(zhì)量管理體系文件具有相對(duì)穩(wěn)定性,但不是一成不變的。隨著公司經(jīng)營(yíng)外部環(huán)境及內(nèi)部條件的變化,質(zhì)量管理體系文件應(yīng)有一定的適應(yīng)能力,因而具有一定的動(dòng)態(tài)性。處理好穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)生的關(guān)系,保證適宜性,是確保質(zhì)量管理體系有效性的關(guān)鍵。例如,質(zhì)量手冊(cè)要采用活頁(yè)裝訂,制定文件修改程序,注明版本號(hào)等,主是為了便于修改。通過(guò)定期內(nèi)部審核等,找出現(xiàn)行文件的不足,不斷以體系文件進(jìn)行改進(jìn),保證其先進(jìn)性和適用性。
 
  04、目的明確
 
  要編好質(zhì)量管理體系文件,一定要有一個(gè)明確的目的。目的是在企業(yè)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理,提升公司管理水平和能力,從而提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此在評(píng)審時(shí)不僅要看體系文件是否符合標(biāo)準(zhǔn),更要看文件是否已經(jīng)實(shí)施、實(shí)施的證據(jù)、實(shí)施的效果。只是為“符合”標(biāo)準(zhǔn)而拼湊的東西,是不能產(chǎn)生任何實(shí)施價(jià)值和用途的。
 
  05、領(lǐng)導(dǎo)重視
 
  既然質(zhì)量管理體系文件的編寫(xiě)是公司的一項(xiàng)重要的“立法”工作,涉及到公司的方方面面,若û有主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,是肯定做不到的。一定要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到,若該項(xiàng)工作流于形式,以后糾正將是十分困難,可以說(shuō)是后患無(wú)窮。因此,主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)直接抓該項(xiàng)工作。若領(lǐng)導(dǎo)尚δ認(rèn)識(shí)清楚,就不要急著做,一旦做了,就一事實(shí)上要做好。
 
  06、組織落實(shí)
 
  為編寫(xiě)好質(zhì)量管理體系文件,要有相應(yīng)的組織。通常建立兩個(gè)小組,一個(gè)是質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組,主要負(fù)責(zé)編寫(xiě)原則的確定、編寫(xiě)人員的選擇,以及質(zhì)量管理體系文件的初審和終審。另一個(gè)是質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)小組,負(fù)責(zé)具體的文件編寫(xiě)工作。一般主要由公司質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé),另外從各個(gè)職能部門(mén)各抽出一個(gè)人員,組成編寫(xiě)小組。對(duì)編寫(xiě)小組成員要經(jīng)過(guò)挑選,要求對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé),對(duì)公司情況熟悉,具有較強(qiáng)的文字能力。
 
  07、資源保證
 
  對(duì)于質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)所需的必要辦公條件要給予保證。包括調(diào)查研究、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、資料搜集、電腦排印等所需要費(fèi)用以及時(shí)間保證。尤其是各部門(mén)抽調(diào)到編寫(xiě)組的人員,應(yīng)該在一定時(shí)間內(nèi)脫離或半脫離原有工作或給一定的時(shí)間保證。
 
  五、質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)基本程序
 
  1、培訓(xùn)學(xué)習(xí),理解標(biāo)準(zhǔn)
 
  2、資料調(diào)研及公司實(shí)際情況調(diào)查
 
  3、擬訂計(jì)劃,分工編寫(xiě)
 
  4、統(tǒng)一匯總,完成草案
 
  5、審核草案,試點(diǎn)運(yùn)行
 
  6、跟蹤運(yùn)行結(jié)果,形成正式文件
 
  7、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),正式運(yùn)行 
 
  六、質(zhì)量手冊(cè)編寫(xiě)要求
 
  01、概述
 
  1、封面:包括文件編號(hào)、手冊(cè)名稱(chēng)、公司名稱(chēng)、發(fā)布實(shí)施日期等
 
 。ㄕ(qǐng)注意所有文件中時(shí)間前后一致,至少要有3個(gè)月以上的記¼)
 
  2、批準(zhǔn)頁(yè):總經(jīng)理簽字發(fā)布,包括質(zhì)量手冊(cè)的重要性和各部門(mén)實(shí)施要求,以及何年何月何日起實(shí)施。
 
  3、目¼:各章節(jié)的題目和頁(yè)碼。
 
  4、前言:企業(yè)基本情況,如公司名稱(chēng)(工商登記證的全稱(chēng))、地址、規(guī)模、通訊方式、發(fā)展概況、所獲榮譽(yù)等。
 
  5、質(zhì)量手冊(cè)的管理:說(shuō)明質(zhì)量手冊(cè)是由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)編制,誰(shuí)負(fù)責(zé)審批、更改、發(fā)放、保管、作廢等如何控制。
 
  6、術(shù)語(yǔ)和縮寫(xiě):關(guān)于質(zhì)量管理方面的術(shù)語(yǔ),應(yīng)采用ISO9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》中的定義。
 
  02、正文
 
  1、組織機(jī)構(gòu)
 
  先畫(huà)組織結(jié)構(gòu)圖,再明確機(jī)構(gòu)設(shè)置及各部門(mén)的職責(zé)、職權(quán)。
 
 。ㄒ欢ㄒc實(shí)際相符,實(shí)際有多少部門(mén)就寫(xiě)多少個(gè)部門(mén),中層以上部門(mén)即可)
 
  2、質(zhì)量職能
 
  以職能分工表的形式,將各質(zhì)量管理體系要求分配到各個(gè)部門(mén)。即ÿ一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)確定負(fù)責(zé)部門(mén)和配合部門(mén),明確職責(zé),避免無(wú)人負(fù)責(zé)和相互推諉。
 
  3、質(zhì)量管理體系要求
 
  這是正文中主要的部分。要對(duì)所依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的各條要求,就如何進(jìn)行管理和控制一一予以闡述,手冊(cè)中各項(xiàng)內(nèi)容的先后順序盡可能與標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容順序一致,以便對(duì)照。編制手冊(cè)時(shí)必須注意覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求,不能隨意取舍又不加任何說(shuō)明。
 
  03、補(bǔ)充部分
 
  包括附¼和附加說(shuō)明。
 
  附¼部分在于補(bǔ)充說(shuō)明正文的內(nèi)容。如組織結(jié)構(gòu)圖、質(zhì)量職能展開(kāi)表以及質(zhì)量手冊(cè)涉及的其他圖表等。
 
  附加說(shuō)明一般包括:質(zhì)量手冊(cè)的起草單λ、起草人等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
編輯:foodqm

 
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