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ISO管理體系內(nèi)審效果不好的八大原因及改進(jìn)建議詳解

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-09-29  來源:食農(nóng)認(rèn)證聯(lián)盟公眾號(hào)  作者:網(wǎng)絡(luò)
核心提示:ISO管理體系內(nèi)審效果不好的八大原因及改進(jìn)建議詳解
   現(xiàn)在很多公司都通過了ISO管理體系認(rèn)證(比如:ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系、ISO45001職業(yè)健康安全管理體系、ISO22000食品安全管理體系、ISO13485醫(yī)療器械行業(yè)質(zhì)量管理體系、HACCP危害分析與關(guān)鍵控制點(diǎn)管理體系……),目的:
 
  1.為了提升公司的榮譽(yù)和規(guī)范公司內(nèi)部的管理
 
  2.提升公司品牌在行業(yè)、市場(chǎng)上的影響力
 
  3.增強(qiáng)公司在供應(yīng)鏈中的地位和分量,增強(qiáng)公司在合作談判桌上的砝碼
 
  4.滿足客戶的要求,提升客戶對(duì)公司的信任度
 
  5.有效降低公司業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)開拓市場(chǎng)的難度
 
  6.為了公司在招投標(biāo)過程中加分以便更易中標(biāo)
 
  7.滿足委托加工方的要求
 
  8.融洽與公司所在地政府監(jiān)管部門的之間的和諧關(guān)系
 
  9.其它要求
 
  在上述獲證目的中,對(duì)很多公司來說,最主要的就是滿足客戶的要求,為什么呢?因?yàn)楹芏嗫鐕净虼蠊驹谂c準(zhǔn)供應(yīng)商合作前都會(huì)按照ISO管理體系的要求驗(yàn)廠,包括合作后也會(huì)定期到對(duì)合格供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)按照ISO管理體系的要求進(jìn)行驗(yàn)廠審查,驗(yàn)證所選的供應(yīng)商內(nèi)部管理是否持續(xù)滿足要求,是否具備持續(xù)地提供質(zhì)量合格且穩(wěn)定的產(chǎn)品的能力。
 
  正是如此,很多公司不得不維持ISO管理體系的運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn),所以,每年都會(huì)在公司內(nèi)部開展實(shí)施ISO管理體系內(nèi)審工作,本想:
 
  1.通過年度的ISO管理體系內(nèi)審,自查自糾,及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足,及時(shí)整改落實(shí),確保順利通過客戶驗(yàn)廠;
 
  2.通過年度的ISO管理體系內(nèi)審,提升各相關(guān)部門的執(zhí)行意識(shí)和責(zé)任意識(shí),贏得客戶驗(yàn)廠時(shí)的好感;
 
  3.通過年度的ISO管理體系內(nèi)審,提前做好充分的準(zhǔn)備,確?蛻趄(yàn)廠獲得滿意的結(jié)果;
 
  可實(shí)際情況,每次客戶蒞臨公司驗(yàn)廠的結(jié)果,總是問題一大堆,導(dǎo)致客戶驗(yàn)廠專家組不滿意,搞得老板在客戶驗(yàn)廠末次會(huì)議上臉火熱沒面子、如坐在針氈,公司中層管理團(tuán)隊(duì)沒面子,公司在客戶驗(yàn)廠專家組面前沒面子,為什么呢?
 
  01
 
  原因一:領(lǐng)導(dǎo)重視方面
 
  每年是按期開展了ISO管理體系內(nèi)審工作,有可能存在領(lǐng)導(dǎo)不重視比如內(nèi)審的首次會(huì)議不參與、內(nèi)審過程中不巡視、內(nèi)審末次會(huì)議不參與,直接影響了內(nèi)審隊(duì)伍、被審部門內(nèi)心對(duì)公司ISO管理體系內(nèi)審工作的重視程度,甚至讓雙方產(chǎn)生走走過程、走走形式完成內(nèi)審工作的行為。
 
  【改進(jìn)建議】:
 
  作為公司領(lǐng)導(dǎo),最好每次內(nèi)審參加首次會(huì)議和末次會(huì)議,打消內(nèi)審隊(duì)伍和被審部門領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為“公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)審工作不重視”的看法。
 
  作為公司領(lǐng)導(dǎo),最好能不定時(shí)到內(nèi)審過程中的重點(diǎn)場(chǎng)所、重點(diǎn)部門巡視,督促內(nèi)審隊(duì)伍和被審部門工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和責(zé)任心,必要時(shí)給予適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和關(guān)心。
 
  建議每次內(nèi)審都要包括對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)層的審核,以充分引起領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)公司ISO管理體系的重視
 
  02
 
  原因二:內(nèi)審組長(zhǎng)任命方面
 
  1.內(nèi)審組長(zhǎng)的人選不合適比如沒有一定的話語權(quán)或說話沒有相應(yīng)的份量或沒有一定的工作魄力
 
  2.內(nèi)審組長(zhǎng)沒有充分發(fā)揮組長(zhǎng)的作用
 
  3.內(nèi)審組長(zhǎng)自身在專業(yè)方面有所欠缺
 
  【改進(jìn)建議】:
 
  要想每次ISO管理體系的內(nèi)審工作實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果,內(nèi)審組長(zhǎng)的人選也是一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié):
 
  1.最好對(duì)ISO管理體系有深入的認(rèn)知
 
  2.最好是在公司內(nèi)部有一定話語權(quán)、工作魄力和組織能力的人擔(dān)任
 
  03
 
  原因三:內(nèi)審隊(duì)伍組建與管理方面
 
  1.可能存在內(nèi)審組成員的選擇與分工不到位,比如選擇的全部是剛剛參加培訓(xùn)結(jié)束的內(nèi)審員,或讓不熟悉被審部門ISO管理體系情況的內(nèi)審員去審核被審部門
 
  2.內(nèi)審隊(duì)伍對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解不到位
 
  3.內(nèi)審隊(duì)伍對(duì)內(nèi)審依據(jù)的法律法規(guī)認(rèn)知不到位或不清楚法律法規(guī)的要求
 
  4.內(nèi)審隊(duì)伍沒有真正搞清楚內(nèi)審的目的或?qū)?nèi)審的目的不重視
 
  5.不清楚客戶驗(yàn)廠所關(guān)注的重點(diǎn)過程、重點(diǎn)場(chǎng)所、重點(diǎn)部門,所以不能抓住內(nèi)審的重點(diǎn)內(nèi)容
 
  【改進(jìn)建議】:
 
  最好每次內(nèi)審前,對(duì)內(nèi)審隊(duì)伍做一次內(nèi)審實(shí)施前的培訓(xùn)包括動(dòng)員,一是充分引起內(nèi)審隊(duì)伍的重視,二是加深內(nèi)審隊(duì)伍對(duì)內(nèi)審知識(shí)、技巧、方法的正確理解和把握,尤其是單次內(nèi)審隊(duì)伍中存在比較多的新內(nèi)審員的情況。
 
  若可行時(shí),可以外請(qǐng)專業(yè)的老師或機(jī)構(gòu)對(duì)公司的內(nèi)審隊(duì)伍進(jìn)行一次系統(tǒng)性的內(nèi)審實(shí)戰(zhàn)能力強(qiáng)化與提升培訓(xùn)。
 
  04
 
  原因四:內(nèi)審準(zhǔn)備方面
 
  1.內(nèi)審準(zhǔn)備不充分比如沒有對(duì)公司的ISO管理體系文件全面的、系統(tǒng)的瀏覽,尤其是變更的部分
 
  2.沒有對(duì)內(nèi)審知識(shí)再次認(rèn)真的回顧,加深對(duì)內(nèi)審知識(shí)的理解與把握
 
  3.沒有在內(nèi)審前對(duì)內(nèi)審隊(duì)伍組織召開一次內(nèi)審前的探討會(huì)議,消除內(nèi)審隊(duì)伍對(duì)當(dāng)次內(nèi)審工作存在的困惑
 
  【改進(jìn)建議】:
 
  每次內(nèi)審最好提前確定好具體的內(nèi)審時(shí)間比如提前十天,以便給內(nèi)審隊(duì)伍預(yù)留充足的時(shí)間瀏覽公司全套的ISO管理體系文件
 
  05
 
  原因五:內(nèi)審策劃方面存在不到位
 
  第一:內(nèi)審依據(jù)方面
 
  1.漏掉了上一次內(nèi)審的結(jié)果
 
  2.漏掉了第三方現(xiàn)場(chǎng)審核的結(jié)果
 
  3.漏掉了客戶上一次驗(yàn)廠的結(jié)果
 
  4.漏掉了客戶平常對(duì)公司的要求
 
  5.漏掉了與客戶簽署的合同中特殊的要求
 
  第二:內(nèi)審時(shí)間分配存在缺失
 
  內(nèi)審時(shí)間沒有根據(jù)內(nèi)審的依據(jù)、被審部門覆蓋內(nèi)審重點(diǎn)過程多少或職責(zé)、被審部門的實(shí)際情況、內(nèi)審過程的重要性等合理分配內(nèi)審的時(shí)間與精力
 
  第三:沒有根據(jù)內(nèi)審過程的重要程度、內(nèi)審員的實(shí)際情況合理分配內(nèi)審員或分配內(nèi)審任務(wù)
 
  第四:內(nèi)審計(jì)劃沒有經(jīng)過認(rèn)真的策劃
 
  1.內(nèi)審的行程或路線沒有按照P-D-C-A的原則策劃
 
  2.內(nèi)審的重點(diǎn)過程或場(chǎng)所或部門
 
  3.各被審部門的主導(dǎo)內(nèi)審人員確定
 
  4.各被審部門的內(nèi)審要點(diǎn)有可能存在遺漏或不到位的現(xiàn)象
 
  第五:內(nèi)審檢查表策劃不到位
 
  1.內(nèi)審檢查表確定的內(nèi)審重點(diǎn)存在有遺失的情況
 
  2.沒有將客戶關(guān)注的內(nèi)容作為策劃內(nèi)審檢查表內(nèi)容的重點(diǎn)輸入內(nèi)容
 
  3.內(nèi)審檢查表策劃的審核點(diǎn)沒有輕重之分,體現(xiàn)不出重點(diǎn)
 
  4.內(nèi)審檢查表沒有根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況進(jìn)行策劃,有可能將以前策劃的模板直接拿來使用
 
  5.內(nèi)審要點(diǎn)的編排順序沒有按照P-D-C-A的原則實(shí)施
 
  【改進(jìn)建議】:
 
  1.每次內(nèi)審前,最好由內(nèi)審組長(zhǎng)(相對(duì)都是安排相對(duì)比較專業(yè)的人擔(dān)任)精心策劃內(nèi)審計(jì)劃,充分考慮從上一次內(nèi)審結(jié)束到這次內(nèi)審開始這一時(shí)間段的ISO管理體系運(yùn)行實(shí)施情況包括變更的情況
 
  2.被審部門的審核要點(diǎn)最好與其職責(zé)權(quán)限要完全符合
 
  3.被審部門的先后順序最好按照P-D-C-A原則排列
 
  4.被審部門的內(nèi)審時(shí)間務(wù)必要安排充分,最好預(yù)留一定的空余時(shí)間
 
  5.內(nèi)審檢查表務(wù)必要與內(nèi)審計(jì)劃相吻合
 
  6.每個(gè)被審部門的內(nèi)審檢查表審核要點(diǎn)最好按照P-D-C-A原則排列
 
  7.每個(gè)被審部門的審核重點(diǎn)包括抽樣范圍、數(shù)量要以審核依據(jù)為主要輸入內(nèi)容
 
  8.內(nèi)審檢查表編寫完畢最好由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織討論,及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足,及時(shí)完善補(bǔ)充
 
  06
 
  原因六:內(nèi)審實(shí)施方面
 
  1.內(nèi)審抽樣不到位,有可能內(nèi)審抽樣數(shù)量太少、抽樣不具有連貫性、抽樣不具有代表性
 
  2.內(nèi)審隊(duì)伍存在走過程、敷衍了事的情況
 
  3.重點(diǎn)部門安排的內(nèi)審時(shí)間不充足,導(dǎo)致內(nèi)審匆匆收?qǐng)觯瑹o法保證內(nèi)審效果
 
  4.沒有制定內(nèi)審的目標(biāo),導(dǎo)致內(nèi)審實(shí)施過程中出現(xiàn)隨意、隨心、隨性內(nèi)審
 
  5.沒有建立有效的內(nèi)審激勵(lì)機(jī)制,有可能內(nèi)審人員與被審部門相互隱瞞包庇
 
  6.內(nèi)審人員追蹤內(nèi)審證據(jù)的力度不夠深入,只是為了發(fā)現(xiàn)問題而已
 
  7.內(nèi)審人員的專業(yè)性存在缺失,比如還不如被審部門對(duì)ISO管理體系了解透徹深入
 
  【改進(jìn)建議】:
 
  1.建議建立內(nèi)審管理激勵(lì)機(jī)制,包括對(duì)內(nèi)審員和被審部門都要考慮激勵(lì)
 
  2.定期對(duì)內(nèi)審隊(duì)伍開展內(nèi)審實(shí)戰(zhàn)強(qiáng)化培訓(xùn),以持續(xù)提升內(nèi)審隊(duì)伍的內(nèi)審技能
 
  3.嚴(yán)格審查內(nèi)審隊(duì)伍編寫的內(nèi)審檢查表,確保重點(diǎn)審核內(nèi)容抽樣的范圍、數(shù)量和前后連貫性
 
  4.內(nèi)審實(shí)施前重點(diǎn)審查內(nèi)審隊(duì)伍編寫的內(nèi)審檢查表,確保審核的內(nèi)容務(wù)必在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)順利完成
 
  5.內(nèi)審實(shí)施前最好組織內(nèi)審隊(duì)伍開個(gè)簡(jiǎn)短會(huì)議,詢問各內(nèi)審成員對(duì)內(nèi)審的依據(jù)、要求是否沒有任何困惑
 
  07
 
  原因七:內(nèi)審末次召開方面
 
  某些公司每次的內(nèi)審末次會(huì)議都不召開或召開的不到位,比如:
 
  1.只是簡(jiǎn)單報(bào)告了本次內(nèi)審開出的書面不符合報(bào)告,而沒有真正對(duì)本次內(nèi)審做一個(gè)客觀、公正的總結(jié)概述,尤其是對(duì)ISO管理體系提出的改進(jìn)建議或希望公司各部門注意的事項(xiàng),導(dǎo)致公司領(lǐng)導(dǎo)層錯(cuò)誤地認(rèn)為“公司ISO管理體系就存在這么幾個(gè)不合格”。
 
  2.末次會(huì)議參加人員,在某些公司存在領(lǐng)導(dǎo)不參與、被審部門負(fù)責(zé)人不參與,參與的人員除了內(nèi)審組,就是各被審部門派出的辦事員代表。
 
  08
 
  原因八:內(nèi)審不符合整改與跟蹤與驗(yàn)證
 
  1.被審部門對(duì)內(nèi)審不符合原因分析查找確定有可能敷衍了事
 
  2.被審部門不能對(duì)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的問題舉一反三開展自查自糾
 
  3.被審部門在整改過程中,看到的只是一個(gè)點(diǎn),沒有考慮到一個(gè)面,出現(xiàn)了補(bǔ)東墻漏西墻的情況
 
  4.內(nèi)審組對(duì)不符合的整改跟蹤驗(yàn)證走過程走形式,沒有嚴(yán)格按照五步曲的方法驗(yàn)證,以起到杜絕同樣或類似的不符合再次發(fā)生
 
  5.內(nèi)審組對(duì)符合的整改跟蹤驗(yàn)證時(shí)忽略了對(duì)措施實(shí)施證據(jù)的追蹤,只是相信了不符合報(bào)告上所填寫的
 
  【總結(jié)】
 
  ISO管理體系內(nèi)審工作流程
 
 。鞔_內(nèi)審目的(目標(biāo))→*確定內(nèi)審依據(jù)→*組建內(nèi)審組→*任命內(nèi)審組長(zhǎng)→*策劃編寫內(nèi)審計(jì)劃→*組織編寫內(nèi)審檢查表→*修正內(nèi)審檢查表→*內(nèi)審前內(nèi)審組會(huì)議→*實(shí)施內(nèi)審(首次會(huì)議→現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)審→末次會(huì)議)→*內(nèi)審不符合整改與跟蹤驗(yàn)證→*編寫并下發(fā)內(nèi)審報(bào)告
 
  每次內(nèi)審工作結(jié)束后最好:
 
  1.根據(jù)內(nèi)審成員的表現(xiàn),評(píng)定出優(yōu)秀的內(nèi)審成員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)
 
  2.綜合考慮被審部門的配合與審核結(jié)果,評(píng)定出優(yōu)秀的被審部門給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)
 
  3.向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告本次內(nèi)審的結(jié)果,尤其是對(duì)公司ISO管理體系運(yùn)行實(shí)施提出的改進(jìn)建議
編輯:foodqm

 
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