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一、文件控制程序
1、目的
對文件進行控制，確保各有關場所及時得到和使用有效版本的文件。
2、適用范圍
適用于與食品安全、質量、環(huán)境管理體系有關的文件的控制。
3、職責
3.1 總經理負責手冊和程序文件的批準、發(fā)布。
3.2 管理者代表（兼食品安全小組組長）負責手冊和程序文件審核，負責組織有關人員對現(xiàn)有文件進行評審。
3.3 文控中心負責所有受控文件的發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存。
3.4 各部門相關文件的編制和使用保管，部門負責相關文件的批準。
4、工作程序
4.1 新文件的編號
4.1.1 管理者代表根據《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》對手冊、程序文件進行編號。
4.1.2 其他文件，由文件編制者從部門文件管理員處取得文件號（文件取號參照《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》）。
4.1.3 取號時應填寫“文件取號登記表”記錄文件名及文件號。
4.2 文件的編寫
4.2.1 手冊和程序文件由管理者代表組織編寫。
4.2.2 食品開發(fā)部負責編制技術文件，包括技術標準、采購規(guī)范、工藝文件。
4.2.3 食品安全小組負責編制PRP，OPRP，HACCP計劃，其他管理文件、作業(yè)指導書由相關部門組織編寫。
4.2.4同一類文件刊頭、刊尾、封面的編寫格式要統(tǒng)一，內容格式不作統(tǒng)一要求。
4.3 文件的審批
4.3.1 手冊、程序文件由管理者代表審核、總經理批準；PRP，OPRP，HACCP計劃由食品安全小組中指定的成員審核，食品安全小組組長批準。
4.3.2技術文件由食品開發(fā)部主管工程師審核，經理批準。
4.3.3 檢驗規(guī)程由品管部經理負責審核、批準。
4.3.4 其他部門級管理文件、作業(yè)指導書由相關部門負責人負責審核、批準。
4.3.5 公司級管理文件由總經理批準。
4.3.6 文件在送審的同時需填“文件分發(fā)清單”以確定分發(fā)部門，并由此文件的審批人負責審批“文件分發(fā)清單”。
4.4 文件的發(fā)放
4.4.1 受控文件原稿在提交給文控中心前，送交人應對文件進行以下確認：
a） 是否進行有效的批準？
b） 可不是、文件號、版本號、頁數是否完整？
如有不完整的情況時，退回編寫人進行修正。
受控文件的范圍見《受控文件的范圍規(guī)定》。
4.4.2 將文件連同“文件分發(fā)清單”提交文控中心，文控中心將收到的文件原稿做好編目登記，填寫“文件歸檔編止清單”。
4.4.3文控中心文件管理員根據“文件分發(fā)清單”的總份數進行復印，在復印文件上加蓋“受控文件”印章。
4.4.4 文控中心文件管理員把文件分發(fā)給有關部門，并要求文件領用人在“受控文件分發(fā)回收記錄”上簽收。
4.4.5 受控文件的原稿存放在文控中心指定位置。
4.4.6當需使用文件的人員未放你一馬文件時，不得隨意借用其他人的文件，應填寫“文件領用申請表”，經部門負責人及管理者代表批準后，到文控中心辦理領用手續(xù)。公司內不得使用未加蓋“受控文件”印章的受控文件復印件，一經發(fā)現(xiàn)，由文控中心收回，并追究其責任。
4.4.7 當文件使用人將文件丟失后，應填寫“文件領用申請表”申請補發(fā)（應在“文件領用申請表”中做出丟失原因的說明）。文控中心在補發(fā)文件時應給予新的分發(fā)號，并在“受控文件分發(fā)回收記錄”是注明丟失文件的分發(fā)號作廢，必要時將作廢文件的分民號通知各部門，防止誤用。
4.5 文件的以舊換新
4.5.1 結于使用過程中損壞的文件，文件使用部門可用損壞的舊文件到文控中心換取新文件。
4.5.2以舊換新的文件，文控中心文件管理員要在“受控文件分發(fā)回收記錄”上做好登記，并注明原因。新文件的分發(fā)編號和舊文件的分發(fā)編號相同。
4.6 文件的更改
4.6.1 文件需更改時，應填寫“文件更改通知單”說明更改原因。
4.6.2 “文件更改通知單”及更改后文件的審批應由原審批部門進行。
4.6.3 文件更改批準后，由相關部門負責人實施更改。更改后的文件連同“文件更改通知單”交文控中心。文控中心文件管理員按“受控文件分發(fā)回收記錄”的名單發(fā)放修改后的文件及“文件更改通知單”，同時回收作廢的舊文件。
文件更改完成之前，可先發(fā)“文件更改通知單”。
4.7 文件的換版
文件經多次更改（修改狀態(tài)從0到9時）或文件需進行大幅度修改時應進行換版，原版次文件作廢。
4.8 文件的作廢
作廢的文件由文控中心文件管理員按“受控文件分發(fā)回收記錄”收回并記錄。
作廢文件原稿加蓋紅色“保留之作廢文件”印章后保存于文控中心，不作銷毀。
其余作廢由文控中心統(tǒng)一銷毀。
4.9 文件的管理
4.9.1 文件應有序地存放以便于存取和查閱。
4.9.2 不得在受控文件上亂涂亂畫，不得私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。
4.9.3 公司運作方式以及外部法律、法規(guī)及變更時，應及時更改相應文件。
4.9.4 借閱文件時，應經文件所在部門負責人批準。借閱者應在指定日期歸還文件。到期不歸還，由文件所在部門負責收回（借閱時需填寫“文件借閱登記表”）。
4.9.5 文控中心負責在每次內部審核前全面檢查各類在用文件有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4.10 外來文件的控制
4.10.1 作為開發(fā)、采購、生產檢驗等依據的各類外來文件（包括法律法規(guī)），由相關部門經理進行審查。審查批準后交由文控中心登記、編號、發(fā)放。發(fā)放時加蓋“外來文件”印章。
4.10.2 文控中心保存外來文件原稿，借閱時需填寫“文件借閱登記表”。
4.10.3 為個來文件的有效性，各部門經理應與有關主管部門的聯(lián)系，并在每年的管理評審前，由管理者代表組織各部門經理對外部文件的有效性進行審查。
4.10.4 法律法規(guī)等外來文件的進一步控制，詳見《法律法規(guī)與其他要求控制程序》。
4.11 發(fā)外文件的控制
4.11.1 發(fā)外文件必須由管理者代表批準后方可發(fā)外（采購部發(fā)給供應商的文件除外）。
4.11.2 提供給供應商和認證機構的受控文件（如提供給外協(xié)廠的撫摩規(guī)范、提供給認證機構的管理手冊等），提供部門應做好發(fā)放登記（填寫“文件外發(fā)記錄”）及更改、作廢的記錄。
4.11.3 提供給客戶的文件，不加蓋受控印章，不做更改（換）控制，但需做好發(fā)放記錄。
4.12 文件的評審
每年管理評審前或根據需要適時對使用中的文件進行評審（評審時應填寫“文件評審表”），必要時予以修訂。
5、支持性文件
5.1 《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》
5.2 《受控文件的范圍規(guī)定》
5.3 《技術文件編號規(guī)則》
5.4 《法律法規(guī)與其他要求控制程序》
6、記錄
6.1 文件取號登記表
6.2 文件分發(fā)清單
6.3 文件歸檔編目清單
6.4 受控文件分發(fā)回收記錄
6.5 文件領用申請表
6.6 文件更改通知單
6.7 文件評審表
6.8 文件借閱登記表
6.9 文件外發(fā)記錄
二、記錄控制程序
1、目的
規(guī)范記錄的管理，客觀、真實、準確地反映食品安全、質量、環(huán)境活動和食品安全、質量環(huán)境管理體系的有效運行，為活動的可追溯性 經及采取改進、糾正和預防措施提供依據。
2、適用范圍
本程序文件適用于與食品安全、質量、環(huán)境管理體系有關的所有記錄。
3、職責
3.1 公司各級負責人負責相關記錄的編制、處理的審批。
3.2 各部門負責相關記錄的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、處理。
3.3 管理者代表（食品安全小組組長）負責監(jiān)督、審查記錄控制的實施情況。
3.4 記錄的填寫人員，對所記錄的每一個數據、文字負責。
4、工作程序
4.1 記錄的范和形式
4.1.1 記錄是記載所實施的食品安全、質量、環(huán)境活動或取得成果的客觀證據。記錄既包括了本單位產生的內部記錄，也包括接收的外部記錄。
4.1.2 記錄可以是表格、圖表、報告、磁帶、磁盤、照片等形式。
4.2 記錄樣式的和審批
4.2.1 各部門根據工作需要， 可自行編制記錄樣式的草案。編制時，應按《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》給記錄樣式惟一的編碼。
4.2.2 新編制的記錄樣式，需經部門負責人/公司主管領導審批。（可與文件一同審批。單獨審批時，采取在背面簽名的方式進行。）
4.3 記錄樣式的發(fā)放與更改
4.3.1 按《文件控制程序》的規(guī)定做好記錄樣式的發(fā)放與管理。
4.3.2 文控中心應編制在用記錄樣式目錄——“記錄匯總表”，分發(fā)各部門，以便各部門使用。
4.3.3 記錄樣式的更改，需經部門負責人/公司主管領導的批準。記錄樣式更改進，應給予新的版號。發(fā)放更改后的記錄樣式時，應收回舊樣式。
4.4 記錄的管理
4.4.1 填寫要求
記錄的字跡應清晰、真實，并按要求正確填寫，且不應隨意涂改。如有錯誤，應用劃線的方式進行更正，并簽名，必要時注明日期。
4.4.2 收集、歸檔
�。�1）食品安全、質量、環(huán)境活動的開展均伴隨有記錄的產生，每一項活動結束后，該項活動的負責人應將該項記錄整理楊文交予相關部門。各部門由專人負責收集有關記錄。
�。�2）各部門專門負責記錄管理的人員，根據需要復制規(guī)定份數發(fā)至有關部門，分發(fā)時應要求收件人在背后簽字（必要時）。原件則進行分類、裝訂后歸檔。
4.4.3 查閱、借閱
�。�1）已歸檔的記錄，借閱時應填寫“文件借閱登記表”。
�。�2）經相關部門負責人同意，可查閱其記錄。
（3）所有記錄的原件一律不借給公司以外的單位/人員。
4.4.4 記錄的標識、貯存和保護
（1）記錄按類別裝訂成冊（至少一年裝訂一次），做好名稱、部門、時間標識，保存在適當的檔案柜（箱）中便于查閱，并注意做好防蟲鼠、防潮等工作以防止記錄的損壞、變質和丟失。
�。�2）采用其他媒介的記錄，也應有相應的貯存條件，如軟盤，應注意防潮、防壓、防磁，以免貯存內容丟失。必要時，可復制備份。
4.5 外來記錄的控制
4.5.1 相關方投訴、建議，以及相關方食品安全、質量、環(huán)境不符合記錄，由對應部門向品管部移交。由品管部予以管理。
4.5.2 其他相關方的記錄由對應部門保存。
4.6 記錄的保存期
記錄的保存期按《記錄目錄及其保存期》的規(guī)定執(zhí)行。沒有特別規(guī)定的，保存期為一年。
4.7 記錄的處理
4.7.1 已超過保管期或無查考價值的記錄，可剔除處理。
4.7.2 記錄的處理方式為銷毀。
4.7.3 需銷毀的記錄，由其管理員填寫“文件銷毀清單”，經部門負責人審批后，文件管理員負責銷毀。
5、支持性文件
5.1 《文件控制程序》
5.2 《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》
5.3 《記錄目錄及其保存期》
6、記錄
6.1 記錄匯總表
6.2 文件借閱登記表
6.3文件銷毀申請
