一、ISO9001質(zhì)量管理體系外審準(zhǔn)備工作
1、公司及各部門簡介準(zhǔn)備,歡迎牌制作。
2、環(huán)境的整理,5S的加強(qiáng),死角的清理。
3、工作服、工作帽的著裝要求,體現(xiàn)公司的精神面貌。
4、審核工作的配合:
。1)審核期間,被審核部門負(fù)責(zé)人及工作人員務(wù)必在場,直至審核結(jié)束。
。2)各級人員應(yīng)認(rèn)真回答審核人員提出的問題,切忌與審核員沖突,避免強(qiáng)辯,明顯的錯誤應(yīng)謙虛接受。
(3)外部審核的每一位審核員,需安排一位主陪審員。
。4)對審核中的每一作業(yè)項目,需安排一個人主答。
。5)現(xiàn)場操作人員的篩選,要安排班、組長在場。不熟練之人員可安排調(diào)班。
5、審核時盡可能提供之前一個月的記錄,并準(zhǔn)備三個月內(nèi)的記錄,以便追蹤時審核。
(1)對文件和記錄進(jìn)行歸檔,以便于調(diào)取。確保各部門的文件和資料可隨時找到。
。2)檢查文件的修訂與記錄之間的符合性、配合性、修訂之日起記錄的相應(yīng)改變。
。3)任何修改或涂改要有簽名或蓋章。
(4)各種記錄均應(yīng)加以簽名確認(rèn),尤其是質(zhì)量記錄。
。5)電腦打印的質(zhì)量記錄,有打出姓名者,亦需簽名或蓋章。
。6)表單記錄內(nèi)容的空白處要劃記“/”或蓋“空白”章。
。7)不能剪貼,最好不要用涂改液涂改。
。8)確保表單記錄的完整性,尤其是需要做持續(xù)追蹤的記錄。
6、各級人員應(yīng)熟悉質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、各級人員崗位職責(zé)。
7、做好自查自糾工作,特別對以前發(fā)現(xiàn)的不符合項應(yīng)舉一反三,保證各項工作按ISO9001要求實施。
8、對審核員可能會問到的問題,資料應(yīng)事先準(zhǔn)備好,或隨身攜帶。
9、對自己本職工作的要求(WI/QI)應(yīng)熟悉并描述重要的參數(shù)、數(shù)據(jù)。
二、受審核時,每一位員工必須要做到的
1、知道應(yīng)做什么事;
2、知道如何做事;
3、知道做事的依據(jù);
4、用記錄證實所做的事;
5、任何事都應(yīng)形成循環(huán)(即PDCA模式)。
三、受審核時,應(yīng)保持正常的心態(tài)
1、不怕出現(xiàn)不合格,發(fā)揮出最佳水平;
2、盡可能減少不合格,以提高認(rèn)證通過的可能性;
3、盡快糾正不合格。
四、受審核方在審核中的角色
1、2:8規(guī)則
2、20%聽問題,聽懂了才能回答對;
3、80%回答問題,回答時要謹(jǐn)慎。
五、先確定了解問題后再回答
1、認(rèn)真聽,聽不懂必然會回答不準(zhǔn)確;
2、不懂就問,審核員會換一個角度詢問;
3、一定搞清楚所問問題。
六、受審核時,回答問題的基本原則:
1、依據(jù)文件回答問題;
2、依據(jù)實際情況回答問題;
3、緊緊圍繞提問,不要扯太遠(yuǎn);
4、語言簡單明了;
5、不要假設(shè)審核員不懂技術(shù)問題,審核員的視點是整個體系。
七、回答問題時就注意哪些
1、只說自己的事,不說別人的事;
2、只說該說的事;
3、用證據(jù)說明問題;
4、自信而又不失謙虛;
5、多解釋,不爭論;
6、有誤解時把解釋權(quán)讓給更明白的人(最好是上司)。
八、回答問題時應(yīng)避免出現(xiàn)
1、不懂裝懂;
2、說別人的事;
3、所說的不符合事實;
4、謀求幫助;
5、對其他部門或人員進(jìn)行詆毀;
6、爭論不休不禮貌,可能會導(dǎo)致不好的結(jié)果。
九、在審核進(jìn)行過程中如何采取糾正行動
1、力爭在審核組離開前糾正不合格;
2、當(dāng)天提出,盡可能當(dāng)天糾正;
3、自己提方案,自己糾正;
4、經(jīng)審核員確認(rèn)可以接受。
十、正式審核時審核員經(jīng)常詢問哪類問題
1、你是做什么的?
2、你是如何進(jìn)行工作的;
3、有無記錄證明你已正確地進(jìn)行了工作?
4、你為什么要這么做?
十一、回答審核員時的基本點
1、以文件為基礎(chǔ);
2、以質(zhì)量記錄為依據(jù);
3、以實際情況來證明。
十二、每一位員工回答問題時的心態(tài)應(yīng)該是
1、自信,相信所做的絕大部分是正確的;
2、謙虛,承認(rèn)個別情形會存在某些問題;
3、不推卸責(zé)任。
十三、在正式審核到來之前,怎樣做一下突出改善
1、對現(xiàn)場進(jìn)行衛(wèi)生整頓等清理工作;
2、保證現(xiàn)場使用的文件為有效版本;
3、每個部門進(jìn)行自查自改;
4、每位員工對照文件,熟悉工作職責(zé);
5、給每位員工適當(dāng)減壓,使員工有輕松的心情迎接審核,才能發(fā)揮出最佳水平。
十四、在審核前對最高領(lǐng)導(dǎo)有什么要求
1、了解質(zhì)量方針的內(nèi)涵;
2、了解質(zhì)量目標(biāo)及其實施方法和實施情況;
3、了解本組織各部門的職責(zé)和重要的接口方式;
4、了解本組織質(zhì)量體系的基本情況;
5、了解本組織的質(zhì)量工作狀況
十五、在審核前對管理者代表有什么要求
1、熟悉質(zhì)量體系文件的細(xì)節(jié)和本組織的質(zhì)量體系;
2、了解相關(guān)的其他文件(如技術(shù)文件);
3、熟悉質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)及部門的工作職責(zé);
4、熟悉內(nèi)部質(zhì)量審核和管理評審的情況;
5、熟悉本部門的質(zhì)量工作情況。
十六、在審核前對部門領(lǐng)導(dǎo)有什么要求
1、了解質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo);
2、熟悉本部門的質(zhì)量職責(zé)和相關(guān)的質(zhì)量文件;
3、熟悉本部門與相關(guān)部門的工作接口;
4、熟悉對下屬的工作要求;
5、熟悉對本部門的質(zhì)量工作情況。
十七、在審核前對文件管理人員有什么要求
1、熟悉所管理的文件的范圍;
2、熟悉文件管理程序;
3、熟悉文件修改情況;
4、熟悉文件的歸檔;
5、隨時拿出所需的文件。
十八、在審核前對重要崗位,關(guān)鍵工序的工作人員有什么要求
1、熟悉崗位職責(zé);
2、熟悉依據(jù)的規(guī)范、程序等;
3、熟悉使用的工具、設(shè)備等;
4、熟悉使用的統(tǒng)計方法;
5、經(jīng)過培訓(xùn),持證上崗。
十九、審核前對一般工作人員的最基本要求
1、熟悉本崗位職責(zé);
2、熟悉從事工作所依據(jù)的文件;
3、熟悉工作中需作的質(zhì)量記錄;
4、熟悉工作接口;
5、熟悉本組織的質(zhì)量方針及和自己工作的關(guān)系;
6、熟悉本組織的質(zhì)量組織(質(zhì)量責(zé)任人、管理者代表等);
7、熟悉實施ISO9000族國際標(biāo)準(zhǔn)的目的及所實施的標(biāo)準(zhǔn)的基本知識