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01 目的
HACCP聯(lián)盟
食品質量管理
為了做好公司外部審核、檢查的接待工作，明確相關人員在外部審核、檢查時的行為規(guī)范，特制定本工作指引。
本工作指引適用于管理體系外審、客戶審核、政府部門檢查、評級等相關工作。
02 定義
審核員：客戶、審核機構、政府部門派來的體系審核、檢查、 評級人員;
接待人員：本公司負責接待審核員的人員；
陪同人員：審核、檢查、評級過程中本公司的陪同人員；
現(xiàn)場人員：審核、檢查、評級過程中，審核員在現(xiàn)場問到的人員。
03 職責
3.1 接待人員工作職責:
（1）事先將審核員的工作目的、范圍、時間等傳達給相關部門;
（2）根據(jù)審核員工作內容，制定本公司各部門的工作計劃；
（3）負責安排審核員的往來接送、飲食、住宿、其它活動的日程安排等。
3.2 陪同人員工作職責:
（1）正確理解審核員的問題，并恰當?shù)亟獯�、回復�?/div>
（2）提供審核員所需的文件資料；
（3）帶領審核員到達所需的審核現(xiàn)場；
（4）審核員進入現(xiàn)場前對其進行必要的安全教育，并確保其已配置足夠的防護用品。
3.3 現(xiàn)場人員工作職責:
（1）正確理解審核員的問題，并恰當?shù)鼗貜停?/div>
（2）提供審核員所需的文件資料。
04 人員選擇
4.1 接待人員的資格要求:
（1）職務級別滿足審核員的要求；
（2）人際交往能力較強；
（3）溝通表達能力較好；
（4）對審核員有一定認識或已有業(yè)務往來的。
4.2 陪同人員的資格要求:
（1）職務級別滿足審核員的要求；
（2）對公司或本部門的業(yè)務流程熟悉；
（3）溝通表達能力較好；
（4）反應快，應變能力強。
4.3 現(xiàn)場人員的資格要求:
現(xiàn)場人員通常不能事先確定，盡可能安排操作熟練的老員工或班組長去應對。
05 活動程序
5.1 準備
5.1.1 接待人員收到審核員的工作計劃后，制定本公司的工作計劃，并將其傳達給相關部門；必要時可組織各部門開會討論；
5.1.2 各部門收到接待人員的信息后，及時準備審核所需的文件、資料；
5.1.3 各部門在審核前需對本部門進行自查，重點是審核員關注的問題、內容、項目等；
5.1.4 針對自查出的問題，各部門盡可能在審核員到達前完成整改；對于不能完成的整改項目，應事先做好應對措施；
5.1.5 各部門指定陪同人員；
5.2 接待
5.2.1 接待人員要確定好審核員到達時間、人員名單等，視情況擺設“歡迎 XX 光臨指導” 之類標語或標牌；
5.2.1 接待人員要確定好接待地點，并準備好相關設施（會議室、電腦、投影儀、數(shù)碼相機、接待用安全帽、飲料等）；
5.2.2 陪同人員要攜帶好相關文件、資料，提前進場；
5.2.4 雙方人員到齊后，由接待人員介紹公司狀況及各陪同人員姓名、職務。
5.3 審核
陪同人員及時提供審核員所需的文件資料并解答審核員提出的問題，特別注意事項：
（1）提供給審核員的文件事先要檢查過，有問題的資料（如：內容不完整的，問題點未改善的，糾正措施不具體的等）不要提交給審核員；
（2）審核員若無特別要求，不要提供整個資料夾的文件；
（3）與本次審核內容無關的文件、記錄盡可能不要給審核員看到；
（4）不要帶審核員到與審核內容或其產品無關的車間、部門、場所；
（5）公司FTP共享資料夾不能打開給審核員看到；
（6）個人郵箱里的郵件不能打開給審核員看到；
（7）所用的U盤只能存放與本次審核有關的電子檔文件；
（8）認真聽取審核員的意見，耐心地有禮貌地回答審核員的問題，避免爭吵；
（9）不知道如何回復時向上級或其它陪同人員請教；
（10）如果發(fā)現(xiàn)有回答錯誤或資料提供錯誤時，應在審核結束前向審核員提出更正；
（11）現(xiàn)場審核時，必須保證每個審核員身邊都有人陪同，不可以讓審核員單獨與現(xiàn)場員工交談或單獨在現(xiàn)場查找問題；
（12）現(xiàn)場審核時，若陪同人員先于審核員發(fā)現(xiàn)問題時，應私下知會在現(xiàn)場的相關部門負責人；
（13）現(xiàn)場審核時，現(xiàn)場人員回答不清楚或錯誤時，陪同人員要及時提示、糾正；
（14）審核員要求帯走產品技術性文件（如：圖紙、工藝卡片、作業(yè)指導書等）時應委婉地拒絕，并請示上級領導；
（15）審核過程中不要提及與審核方同行或其競爭對手有關的信息。
5.4 總結
總結會議時，各部門陪同人員應認真聽取審核員的總結發(fā)言，尊重審核員的意見，針對問題點要做好記錄。
5.5 問題點回復
5.5.1 審核方有要求時，按審核方要求的格式回復問題點的整改措施，并提供相關證據(jù)；
5.5.2 審核方無要求時，按本公司的格式回復問題點的整改措施，并提供相關證據(jù)；
5.5.3 注意事項：
（1）容易實施的整改措施要盡可能按審核員的意見和方法去實施；
（2）整改措施實施難度大的，完成期限可以定遲一些，或者只整改少部分容易完成的內容；
（3）整改措施成本太高或條件不具備，暫無法實施的，應注明無法實施的原因；視情況可設定一個較遠的預計實施日期。
編輯：foodqm
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