ISO22000標準“職責和權限”相關條款的分析和審核方法

 

臺州出入境檢驗檢疫局   孔先利

 

明確相關活動的職責和權限，是食品安全管理體系有效運行的保障。一個有效的食品安全管理體系，需要建立一套分工明確、權責清晰、高效運轉的組織機構體系，規(guī)定各個部門和崗位的職責和權限，以控制和協(xié)調(diào)組織內(nèi)與食品安全有關的活動，確保食品的安全。本文通過對ISO22000標準中“職責和權限”相關條款的摘錄和分析，充分認識了標準中“職責和權限”相關條款的重要性，并圍繞這些條款探討相應的審核思路和方法。
    一、“職責和權限”相關條款和要求
    通讀ISO22000標準全文，共有14個條款明確提出，或包含了“職責與權限”的相關內(nèi)容和要求。
    5.4，以“職責和權限”作為條款的標題，確定了“職責和權限”的總體要求，即最高管理者應確保規(guī)定各項職責和權限并在組織內(nèi)進行溝通，以確保食品安全管理體系的有效運行和保持；同時，應指定人員，并明確其職責和權限，以處理與食品安全管理體系有關的問題。
    為了滿足5.4條款的總體要求，標準在如下13個條款中進一步明確規(guī)定，或包含了職責和權限的具體內(nèi)容，分別是：
    5.5，要求組織的最高管理者應任命食品安全小組組長，并授予其相應的職責和權限。
    5.6.1，指定人員應具有規(guī)定的職責和權限以進行有關食品安全信息的外部溝通。
    6.2.1，當需要外部專家?guī)椭�建立、實施、運行或評價食品安全管理體系時，應對專家的職責和權限在協(xié)議或合同中予以規(guī)定。
    7.3.2，應任命食品安全小組，同時明確食品安全小組的相應職責和權限。
    7.5e，操作性前提方案文件中應規(guī)定每個方案控制的職責和權限。
    7.6.1f，HACCP計劃文件中應規(guī)定每個關鍵控制點的控制職責和權限。
    7.6.4e，關鍵控制點的監(jiān)視系統(tǒng)應確定與關鍵控制點的監(jiān)視和評價監(jiān)視結果有關的職責和權限。
    7.8，驗證策劃應規(guī)定驗證活動的目的、方法、頻次和職責。
    7.10.1，當關鍵控制點的關鍵限值超出或操作性前提方案失控時，針對潛在不安全產(chǎn)品采取的所有糾正應由負責人批準并予以記錄。
    7.10.2，通過監(jiān)視操作性前提方案和關鍵控制點所獲得的數(shù)據(jù)，應指定具備足夠知識和權限的人員進行評價，以啟動糾正措施。
    7.10.3，處理潛在不安全產(chǎn)品的控制要求、相關響應和授權應形成文件。
    7.10.4，最高管理者應指定有權啟動撤回的人員和負責執(zhí)行撤回的人員。
    8.4.1，應在形成文件的內(nèi)部審核程序中規(guī)定審核策劃、實施審核、報告結果和保持記錄的職責和要求。
    二、“職責和權限”相關條款的分析
    1、層次性和關聯(lián)性分析
    上述“職責和權限”相關的14個條款，5.4是總體性的要求，其余13個條款是具體活動的職責和權限要求，是5.4條款的進一步補充和具體化，并分散于ISO22000標準的第5、6、7、8各個章節(jié)。從表面上看，無邏輯可言，但仔細分析、歸納，這些條款可以分為四個層次：
    第一，食品安全管理體系建立、實施和保持的職責和權限，體現(xiàn)在5.4，5.5，6.2.1，7.3.2等條款，即食品安全管理體系建立和保持過程中，食品安全小組組長、食品安全小組、外部專家和相關部門的職責和權限；
    第二，控制措施實施的職責和權限，體現(xiàn)在5.6.1，7.5e，7.6.1f等條款，即操作性前提方案和關鍵控制點的控制，以及外部溝通的職責和權限；
    第三，控制措施監(jiān)視和評價，以及不符合控制的職責和權限，體現(xiàn)在5.4，7.6.4e，7.10.1，7.10.2，7.10.3，7.10.4等條款，即監(jiān)視結果的評價、關鍵限值超出、操作性前提方案失控、潛在不安全產(chǎn)品處理、不安全產(chǎn)品撤回等的職責和權限；

第四，驗證的職責和權限，體現(xiàn)在7.8，8.4.1等條款，即驗證策劃、實施和內(nèi)部審核的職責和權限。

四個層次的職責和權限相互獨立，又互相關聯(lián)，體現(xiàn)了食品安全管理體系的策劃（P）、實施（D）、檢查（C）、糾正（A）等環(huán)節(jié)，不僅涉及管理層，而且涉及操作層、驗證層，貫穿于食品安全管理體系的所有過程，通過職責和權限的層層落實，不斷改進食品安全管理體系的有效性，確保安全食品的實現(xiàn)。

2、指定人員的職責、權限和能力分析

“職責和權限”相關的14個條款中，其中5.4，5.5，5.6.1，7.3.2，7.10.2、7.10.4等6個條款不僅要求規(guī)定工作的職責和權限，而且明確要求最高管理者應指定專門的人員（或一組人員）予以負責，以便處理食品安全管理體系有關的問題（5.4），執(zhí)行食品安全信息的外部溝通（5.6.1），組成食品安全小組（7.3.2），負責操作性前提方案和關鍵控制點監(jiān)視結果的評價（7.10.2），負責撤回的啟動和執(zhí)行撤回（7.10.4）。

在指定人員時，標準不僅要求與其所在的部門、職位和權限相適應，而且要求指定人員應具備的足夠的知識和能力，以勝任指定的工作。如任命食品安全小組時，小組應具備多學科的知識和建立與實施食品安全管理體系的經(jīng)驗（7.3.2），因而食品安全小組成員的指定應充分考慮小組的整體能力，確保食品安全相關知識和經(jīng)驗的互補。對于操作性前提方案和關鍵控制點監(jiān)視結果的評價（7.10.2）、處理食品安全管理體系的有關問題（5.4）、執(zhí)行食品安全有關信息的外部溝通（5.6.1）等的指定人員，同樣應具備足夠的食品安全知識、培訓、技能和經(jīng)驗，充分理解食品安全的相關性和重要性，以便適時的采取針對性的措施，預防食品安全問題的發(fā)生。

三、“職責和權限”相關條款的審核

從上述條款的綜合分析，不難看出，ISO22000標準中充分重視了職責和權限的重要性，通過強化職責和權限相關條款，確保影響食品安全的關鍵活動人員明確、責任到位、權限充分、資格勝任，避免出現(xiàn)食品安全管理上的真空地帶，防止由于人為責任不明、能力不足而造成食品安全事故的發(fā)生。

作為第三方的認證審核，如何獲取充分的審核證據(jù)，體現(xiàn)標準的上述精神，以便對受審核組織食品安全管理體系“職責和權限”的相關條款作出客觀準確、恰如其分的評價，筆者認為，可以圍繞如下四個方面進行審核：

1、做好文件審核工作。

為滿足ISO22000標準的上述要求，受審核組織一般會在質(zhì)量手冊、程序文件和HACCP計劃等體系文件中對職責和權限作出一般性的規(guī)定，因而在文件審核環(huán)節(jié)，審核員的重點應關注標準提到的職責和權限相關條款在質(zhì)量體系文件中“有無作出規(guī)定，規(guī)定是否合理”。而對于標準條款有要求，而質(zhì)量手冊、程序文件或HACCP計劃沒有作出規(guī)定的職責和權限，如具體的指定人員等，應保留線索，并在現(xiàn)場審核時一一查證、追溯，確保標準中要求的職責和權限均在相關文件中明確規(guī)定。

2、加強對實施環(huán)節(jié)的審核。

規(guī)定了各項活動的職責和權限，更重要的是責任人員、指定人員應按照賦予的責、權有效予以實施。因而現(xiàn)場審核時，審核員應通過詢問獲取責任人員、指定人員是否清晰明了自己的職責和權限，以及如何實施這些職責和權限；通過查閱質(zhì)量記錄，觀察現(xiàn)場活動，驗證相關職責和權限是否得到了貫徹落實，如查閱外部溝通相關記錄，驗證指定人員是否履行了食品安全信息的外部溝通職責。

對于指定人員，審核時還應關注文件授權的指定人員與實際執(zhí)行的人員是否一致，如文件規(guī)定關鍵控制點監(jiān)視記錄的審核和評價由生產(chǎn)部經(jīng)理執(zhí)行，而查閱監(jiān)視記錄時，可能會發(fā)現(xiàn)記錄上審核簽字是質(zhì)檢部經(jīng)理。

3、重視接口活動的審核。

職責和權限不僅需要作出明確的規(guī)定，更需要在組織內(nèi)部進行廣泛的溝通，各司其職。也只有充分的溝通，員工才能知曉自己在組織中的職責和權限，以及出現(xiàn)問題時應向誰報告，接受誰的通知，監(jiān)視結果和記錄應提交給誰評價等等。因而，現(xiàn)場審核時，針對監(jiān)視人員，操作人員，審核員除了應詢問這些崗位人員本身的職責和權限外，還應了解其是否知道食品安全問題的報告責任和接口關系。

同時，通過查閱責任部門和指定人員是否已經(jīng)收集了規(guī)定的食品安全相關的記錄、信息，確定接口是否暢通、職責和權限的接口關系是否正常。

4、結合食品安全具體活動開展審核。職責和權限的實施往往結合于具體的食品安全活動中，因而，審核時也應結合具體活動，確定職責和權限的規(guī)定是否合理、是否得以實施以及實施是否有效。如對關鍵控制點的職責和權限審核，應審核監(jiān)視、評價和驗證各個環(huán)節(jié)的責任是否均已明確，監(jiān)視、評價和驗證活動是否得到實施并保持記錄。

對于要求指定人員的條款，審核時還應當關注指定人員是否具備該項活動必須的知識和能力，通過詢問食品安全相關問題，查閱指定人員的教育、培訓記錄、資格證書和工作經(jīng)驗等，對指定人員的能力勝任與否作出客觀的評價。

綜上所述，筆者認為，ISO22000標準高度重視了食品安全管理體系的建立、實施、保持和改進過程中“職責和權限”的重要性，并體現(xiàn)于標準的眾多相關條款，我們應該保持對“職責和權限”相關條款的整體性認識，牢牢把握“職責和權限”相關條款的特點和精神，在審核實踐中充分認識這些條款的整體性、層次性、相關性和重要性，才能做到有的放矢的開展審核，確保審核的質(zhì)量和有效性。