樣品應(yīng)具有代表性。以樣品的結(jié)果說明總體的情況,對總體作出結(jié)論。采樣遵循如下原則:
a)代表性:
采樣時應(yīng)特別注意克服和消除各種因素的影響,使樣品最大限度地接近總體情況,保證樣品對總體有充分的代表性 。
b)可獲性:
某些情況下,樣品可能不具備代表性,而是由其可獲性所決定。
c)公證性:
采樣必須保證公正,由具有資格的人員(接受過采樣培訓(xùn)且考核合格的人員)進行。必要時在現(xiàn)場與受檢單位陪同人員一起簽封,并做好現(xiàn)場采樣記錄。填寫樣品采集記錄表,雙方簽字確認。
a)填寫委托書
無論抽檢還是送檢樣品首先應(yīng)由委托方填寫“樣品檢驗委托書,一般委托書一式二份,一份留檢驗機構(gòu)存檔,一份交委托方作為領(lǐng)取報告憑證”。
b)審核委托書
接收人員應(yīng)審核樣品檢驗委托書填寫是否規(guī)范,是否有空項,手續(xù)是否齊備,資料是否完整,標(biāo)準引用是否正確、適宜。
c)核查樣品
樣品應(yīng)與“樣品檢驗委托書”填寫內(nèi)容一致。樣品包裝應(yīng)完好,如不完好應(yīng)有文字記錄。送檢樣品數(shù)量應(yīng)符合檢驗、復(fù)驗、仲裁的要求,如送檢樣品僅為檢驗樣品應(yīng)有文字說明。
d)正式受理
樣品接收人員在“樣品檢驗委托書”上簽字并承諾出具報告日期。
為保證檢驗樣品溯源 ,原則上一份樣品給予一個唯一性編號(CNAS的要求是避免混淆,并不是要唯一性編號,當(dāng)然唯一性編號肯定也滿足要求)。
對于同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個編號。樣品編號可由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成(或者其他的適合實驗室的編號)。為保證樣品編號的唯一性,一般由樣品接收部門負責(zé)統(tǒng)一編制,或者有LIMS的實驗室可以由系統(tǒng)生成。
樣品的識別包括唯一性編號(樣品受理編號)和樣品不同試驗狀態(tài)(未檢、在檢 、檢畢 、留樣)標(biāo)識 。對檢畢樣品應(yīng)有“檢畢”、“合格”、“不合格”標(biāo)識。對于多個包裝的同一樣品應(yīng)在樣品受理編號后面加橫杠和數(shù)字加以細分識別,以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負責(zé)將樣品的識別標(biāo)簽逐一貼在樣品上。
樣品受理后,由承辦人根據(jù)客戶“樣品檢驗委托書中的要求,向檢測部門(人員)下達“樣品檢驗交接單”,并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應(yīng)核查樣品狀況并在“樣品檢驗交接單”上簽收認可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統(tǒng)一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應(yīng)分別存放。檢測員領(lǐng)取樣品作試驗時,樣品識別號不得改變。樣品在流轉(zhuǎn)和檢測過程中應(yīng)加以防護,避免受到非檢測性損壞或丟失。
對外提供給分包實驗室的樣品,在交付前應(yīng)檢查樣品完好性,交付分包實驗室的樣品應(yīng)有對方接收憑證。分包管理部門應(yīng)做好分包樣品的登記工作。分包方應(yīng)有保護樣品完整性的措施,做好樣品的標(biāo)記和保管。
樣品貯存、保管應(yīng)設(shè)有專門的樣品窒并配備合適的設(shè)施;
樣品室由樣品管理員專人負責(zé),限制出入;
樣品貯存環(huán)境應(yīng)安全,無腐蝕,清潔干燥且通風(fēng)良好,有溫濕度監(jiān)控;
對要求在特殊環(huán)境條件下貯存的樣品,應(yīng)嚴格控制環(huán)境條件,環(huán)境條件應(yīng)定期加以記錄;
留樣應(yīng)按照規(guī)定數(shù)量、品種執(zhí)行,以備復(fù)檢、仲裁用;
腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險樣品應(yīng)隔離存放,做出明顯標(biāo)記;
樣品管理員要對留樣樣品認真進行驗收登記,不同性質(zhì)的樣品分類保存。
報告發(fā)出后留樣樣品留樣期不得少于報告投訴反饋時間,對超標(biāo)樣品和特殊樣品如有必要可重點延長留樣期,檢畢樣品處理分以下幾種處理方式:
(1)客戶要求領(lǐng)回的樣品,在留樣期滿后,客戶可領(lǐng)回。客戶領(lǐng)回樣品時,領(lǐng)樣員需憑“樣品檢驗委托書”到樣品室,由樣品管理員辦理退樣手續(xù)。
(2)客戶需提前(留樣期內(nèi))領(lǐng)回樣品時,應(yīng)在樣品檢驗委托書上簽注“對本檢測報告無異議”之后,方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù);
(3)對留樣期已過的客戶委托處理樣品,應(yīng)按客戶填寫的要求處理;
(4)必須監(jiān)護處理的樣品,樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護處理,防止污染環(huán)境及造成危害,監(jiān)護處理應(yīng)有記錄。
樣品管理過程中不可忽視的幾個小細節(jié)
1.樣品管理員對接收的所有委托送檢樣品應(yīng)做好記錄,按照檢測要求將送檢樣品交給相關(guān)檢測室,辦理好交接手續(xù);
2.檢測人員對送檢樣品進行核對交接,按照要求進行制樣;
3.檢測人員在檢測樣品試畢后,應(yīng)將試畢檢測樣品放在試樣已檢區(qū);
“試畢”試樣及客戶有特殊要求的剩余送檢檢測樣品最后交樣品管理員“留存”保管。
1.試畢檢測樣品的試樣,留樣期不少于國家有關(guān)法律、法規(guī)所規(guī)定的期限。
2.對無特殊要求的剩余送檢樣品留樣期不超過報告申訴期。
3.公司內(nèi)部常規(guī)例行委托檢測的檢測樣品無特殊要求時留樣期為1星期。
1.嚴格按照與客戶簽訂協(xié)議或有關(guān)規(guī)定進行檢測樣品的檢測、儲存與處置 ,嚴格執(zhí)行保密管理規(guī)定,對客戶的檢測樣品、技術(shù)資料及有關(guān)信息負有保密責(zé)任。
2.對有特殊要求的檢測樣品,應(yīng)做出相應(yīng)安排,包括檢測樣品接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置及技術(shù)資料的管理,采取安全防護措施,保證檢測樣品的完好及機密性。
1.樣品管理員必須保證樣品室的清潔、整齊、美觀,確保在最有效的時間內(nèi)查找所需樣品。
2.未經(jīng)允許,無關(guān)人員不得隨意進出樣品室,樣品管理員有權(quán)拒絕無關(guān)人員進出樣品室。
3.樣品管理員有權(quán)監(jiān)督進出樣品室人員的活動。
4.未經(jīng)樣品管理員的同意,其他人不得將樣品帶入或帶出樣品室。
5.樣品管理員必須對樣品室發(fā)生的一切異常狀況負責(zé),發(fā)現(xiàn)異常必須及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。
1.每天清理樣品室,保證樣品室的清潔、整齊、有序。
2.新到樣品時,必須檢驗樣品的完好性,及時入庫并貼標(biāo)、拍照、排放(或收藏)、入帳。
3.保證每款樣品標(biāo)簽完整,標(biāo)明貨號及顏色(標(biāo)簽貼于鞋底)。將樣品用數(shù)碼像機拍照,存入電腦(圖片以樣品的貨號命名),以廠家、日期為分類標(biāo)準。
4.出、入庫一定要有單據(jù),雙方簽字后樣品方可出、入庫,樣品去向要落實到人。
1.樣品裝箱出庫前,樣品管理員應(yīng)確保樣品的完好性,決不能有不良樣品流出至客戶手中。杜絕樣品上帶有原廠家商標(biāo)、電話、地址、金額等資料,否則視情節(jié)輕重扣發(fā)崗位津貼。
2.樣品管理員接到樣品出庫通知時,填寫出庫單,領(lǐng)樣人、樣品管理員簽字后方可出庫。
3.任何樣品出庫或外借,不得損壞,如有毀損,樣品管理員有權(quán)申請要求賠償。
1.新到樣品時,按到貨單認真驗貨,必須檢驗樣品的完好性。及時入庫并貼標(biāo)、拍照、入帳、排放或收藏。
2.入箱存放的樣品,要做好保護,填紙、裝袋后裝箱,箱上標(biāo)明數(shù)量,品名及廠家后有序排放入庫(以廠家名為裝箱標(biāo)準)。
3.定期整理樣品室,挑出長期不用、已破損或一款相同數(shù)只的樣品報批作廢。
4.可配成對的鞋子單獨裝箱,跨年度的成對鞋報批處理。
5.樣品架上的樣品要按廠家、類型、材質(zhì)的順序擺放,用吊牌標(biāo)清,定期整理樣品架,長期不用、重復(fù)的樣品裝箱備查。
6.定期盤點(每月27日),盈虧要究責(zé)(按財務(wù)實際核算金額按比例賠付)。
1.樣品室的門、燈、空調(diào)等未關(guān),發(fā)現(xiàn)一次扣罰責(zé)任人5元。
2.未經(jīng)允許,樣品管理員私自外借樣品或樣品資料,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將視情節(jié)嚴重扣罰當(dāng)月崗位津貼。
3.因樣品管理員工作失誤,導(dǎo)致不良樣品流入客戶手中,全數(shù)扣除當(dāng)月崗位津貼。
4.廠家、工廠的貨號、價格、電話號碼、商標(biāo)或標(biāo)簽等信息出現(xiàn)在樣品上,致使客人獲得以上資料,將視為樣品管理員的工作失職,相應(yīng)扣罰當(dāng)月崗位津貼。
5.樣品丟失或樣品管理員不明樣品的去向,樣品管理員需原價賠償。
樣品管理是實驗室管理過程中的重要內(nèi)容,是保證檢測數(shù)據(jù)真實可靠和溯源的重要依據(jù),需要嚴格管理。樣品管理工作瑣碎,注重細節(jié),需要耐心對待,在長期工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗,才能更有效的提高樣品管理的效率和水平呦。
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