記錄是記載過程狀態(tài)和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質量的形成過程和體系的運行過程，而過程結果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。
記錄的設計和編制意義

記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎性和依據(jù)性文件，應盡可能全面地反映產(chǎn)品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態(tài)和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
記錄的真實性和準確性：真實準確的記載質量信息，才能為有效地運行組織的質量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準確地獲取所需的質量信息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。
記錄的規(guī)范化和標準化：應盡量采用國際、國內或行業(yè)標準，參考先進組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標準化，在建立質量管理體系過程中，應當對現(xiàn)行的進行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應使用適當?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調，實現(xiàn)記錄的標準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。

記錄的填寫要求和注意事項

記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
記錄的原始性：記錄要保持現(xiàn)場運作，如實記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。
記錄的清晰準確：記錄是作為闡明質量管理體系所取得結果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設置的，即是證據(jù)，首先要屬實，要做到屬實，就要將過程做到位并運作事實記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。
筆誤的處理：在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
空白欄目的填寫：有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關注到這一欄目，只是無內容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內容填寫，亦可用一斜線代之。
簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權限和相互關系的體現(xiàn)，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。

記錄的管理和控制

記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
記錄的貯存和保管：記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或專門的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索和存取，保管環(huán)境應適宜可靠，干燥、通風，并有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質和丟失。保管以及記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點和法規(guī)要求做出相應規(guī)定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。
記錄的檢索：一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產(chǎn)品實現(xiàn)后過程，可以考慮建立一個總編目，按產(chǎn)品實現(xiàn)的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯(lián)系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據(jù)和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
記錄的處置：超過規(guī)定保存期限的記錄，應統(tǒng)一進行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產(chǎn)品質量的形成過程和最終狀態(tài)，如實反映質量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結果，證實產(chǎn)品滿足技術標準、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品、過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。
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