在平時的工作中，許多教師將自己的教學(xué)研究和探索寫成了論文。因很多學(xué)術(shù)論文大多需要配置一個摘要，我們一般在電腦上完成論文后，再手工對源文檔進(jìn)行分析、提煉，然后再整理成摘要。其實，如果你使用Word撰寫論文的話，完全可以“偷偷懶”。Word 2000的“自動編寫摘要”功能可以自動概括文檔要點，它采用統(tǒng)計分析等方法從文檔中找出論述的要點，然后再將這些要點集中到一起即成為摘要。由于Word既可將摘要單獨匯編成文，也可將它們放在源文檔中突出顯示，其詳略程度也可任意進(jìn)行調(diào)整，所以這將大大減輕工作量。
1.啟動Word 2000，打開已經(jīng)完成的論文。
2.點擊“工具”菜單中的“自動編寫摘要”命令，會彈出如圖所示的對話框。
圖1
3.在“摘要類型”框中選擇合適的摘要類型，Word提供了四種類型不同的摘要供選擇。
(1)突出顯示要點：系統(tǒng)自動對文檔進(jìn)行分析，找出關(guān)鍵性的句子，然后在源文檔中對它們進(jìn)行突出顯示，起到突出重點的作用。
(2)在文檔頂端插入摘要或摘錄文字：在對文檔進(jìn)行分析并找出關(guān)鍵句子后，將它們復(fù)制到源文檔的上方，而正文部分保持不變。我們一般選擇這種方式。
(3)新建一篇文檔并將摘要置于其中：將找到的摘要全部復(fù)制到一篇新文檔中。
(4)在不退出原文檔的情況下隱藏除摘要以外的其他內(nèi)容：僅顯示這些關(guān)鍵性的句子，將文檔中的其他部分隱藏起來。在希望快速了解一篇長文檔的內(nèi)容時，可采用此方式。
4.在“相當(dāng)于原長的百分比”框中鍵入所需摘要的詳細(xì)程度，系統(tǒng)默認(rèn)為25%，即表示生成的摘要相當(dāng)于源文檔總長度的25%。如果文章的主要論點比較集中，摘要文字在文中各段中分布較均勻，百分比可以取小些，如5%左右。如果文章的主要論點比較分散，或是要編寫進(jìn)摘要的文字在文章中各段落間分布不太均勻，這一值可以取大些，如20%左右。確定百分比后，下拉箭頭中還有“10句”、“20句”等選擇項，可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇。
5.單擊[確定]后系統(tǒng)開始對文檔進(jìn)行分析，找出文檔中的要點，并按照要求生成摘要。
如果對Word自動生成的摘要不太滿意，希望重新設(shè)置，則只需點擊工具欄上的[撤消]按鈕，再調(diào)出“自動編寫摘要”對話框即可。如要調(diào)整摘要的詳細(xì)程度，可拖動鼠標(biāo)或單擊“相當(dāng)于原長的百分比”框上的箭頭。如果要切換摘要的顯示方式，直接在“摘要類型”中重新選擇即可。
當(dāng)然，自動編寫摘要功能是通過統(tǒng)計來確定文檔要點的，不能完全取代人的思維，在完成后還應(yīng)該做一些適當(dāng)?shù)男薷摹⒀a充，以保證其準(zhǔn)確性。