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Word2003:“保護(hù)文檔”功能

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15

Word文檔的保護(hù)功能可以說從Word 97一直到Word XP都是老一套,沒有很大的變化,一些用戶甚至對(duì)它都不屑一顧了。但Word 2003的“保護(hù)文檔”功能有了較大的改觀,除沿襲了以前版本的修訂保護(hù)、批注保護(hù)、窗體保護(hù)之外,還新增了對(duì)文檔格式的限制、對(duì)文檔的局部進(jìn)行保護(hù)等功能。下面就請(qǐng)大家與筆者一起來體驗(yàn)這些新功能吧!

  一、設(shè)置文檔的格式限制功能來保護(hù)文檔格式

  如果您使用文檔的“格式設(shè)置限制”功能,則可以防止用戶應(yīng)用你未明確指定的可用樣式;也可以防止用戶直接將格式應(yīng)用于文本(例如,項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)列表,以及字體格式),限制格式之后,用于直接應(yīng)用格式的命令和鍵盤快捷鍵將無法再使用,從而對(duì)文檔的格式進(jìn)行保護(hù)。

  -具體方法

  1.單擊“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令,進(jìn)入“保護(hù)文檔”任務(wù)窗口。

  2.在“保護(hù)文檔”任務(wù)窗口中,選中“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”復(fù)選框,單擊“設(shè)置”按鈕(如圖1所示)。


圖1保護(hù)窗口設(shè)置窗口

  3.在彈出的“格式設(shè)置限制”對(duì)話框中勾選“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”,然后在對(duì)話框中選擇需要進(jìn)行格式限制的樣式,并清除文檔中不允許設(shè)置其格式的樣式的復(fù)選框(如圖2所示)。


圖2格式設(shè)置限制

 4.點(diǎn)“確定”按鈕,會(huì)彈出一個(gè)警告對(duì)話框,點(diǎn)擊“是”按鈕。比如,我們?cè)?ldquo;格式設(shè)置限制”對(duì)話框中取消了對(duì)“標(biāo)題1樣式”的勾選,確定后,在彈出的警告對(duì)話框中單擊“是”,這樣凡是應(yīng)用了標(biāo)題1樣式的區(qū)域格式將會(huì)被清除掉,而其他格式則保留。

 

  5.在“保護(hù)文檔”窗口中單擊“是,啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”。

  6.在“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”對(duì)話框中的“新密碼(可選)”框中鍵入密碼,確認(rèn)該密碼后點(diǎn)“是”即可啟動(dòng)文檔格式限制功能。

  提示:

  1.若要將樣式限制為最小數(shù)目的推薦選項(xiàng),請(qǐng)單擊圖2中的“推薦的樣式”按鈕。您可以將樣式限制為更少的選項(xiàng),但是這樣會(huì)刪除Microsoft Word在某些功能中使用的樣式,例如目錄以及項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)列表。

  2.若希望保留部分鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式功能(工具/自動(dòng)更正選項(xiàng)/鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式),例如將分?jǐn)?shù)“1/2”更改為“?”,請(qǐng)選中“允許自動(dòng)套用格式替代格式設(shè)置限制”復(fù)選框。

  二、設(shè)置文檔的局部保護(hù)功能

  Word 2003的文檔保護(hù)功能最大改進(jìn)要數(shù)文檔的局部保護(hù)了,可以將部分文檔指定為無限制。

  -具體方法:

  1.選定需要進(jìn)行編輯的(無限制的)文本,按住Ctrl鍵可選中不連續(xù)的內(nèi)容;

  2.在“編輯限制”的“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”列表中選中“未做任何更改(只讀)”,防止用戶更改文檔(如圖3所示)。


圖3編輯限制

  3.在“例外項(xiàng)”中選擇可以對(duì)其編輯的用戶。如果允許打開文檔的任何人編輯所選部分,則選中“組”框中的“每個(gè)人”復(fù)選框;如果允許特定的個(gè)人編輯所選部分,單擊“更多用戶”,然后輸入用戶名(可以是Microsoft Windows用戶賬戶或電子郵件地址),用分號(hào)分隔,點(diǎn)“確定”(如圖4所示)。


圖4添加用戶

  4.對(duì)于允許編輯所選部分的個(gè)人,請(qǐng)選中其名字旁的復(fù)選框,最后單擊“是,啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”,并輸入保護(hù)密碼。

  提示:若要給文檔指定密碼,以便知道密碼的用戶能解除保護(hù),請(qǐng)選中“密碼”單選按鈕,在“新密碼?可選?”框中鍵入密碼,然后確認(rèn)該密碼。若要加密文檔,使得只有文檔的授權(quán)擁有者才能解除保護(hù),請(qǐng)單擊“用戶驗(yàn)證”(如圖5所示)。


圖5啟動(dòng)密碼保護(hù)

  這樣,只有選定區(qū)域的文本可以編輯(高亮顯示),而其它沒有選中的區(qū)域就不能進(jìn)行編輯。

  如果要停止保護(hù),可單擊“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格底部的“停止保護(hù)”按鈕,輸入密碼,即可解除保護(hù)。

 

 

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