辦理托運。各外貿(mào)公司及工貿(mào)企業(yè)在備齊貨物,收到開來的信用證經(jīng)審核(或經(jīng)修改)無誤后,就可辦理托運,即按信用證和合同內(nèi)有關裝運條款,以及貨物名稱、件數(shù)、裝運日期、目的地等填寫《托運單》并提供有關單證,送交外運公司作為訂航班的依據(jù)。
安排貨艙。外運公司收到托運單及有關單據(jù)后,會同中國民航,根據(jù)配載原則、貨物性質(zhì)、貨運數(shù)量、目的地等情況,結(jié)合航班,安排艙位,然后由中國民航簽發(fā)航空運單。
裝貨、裝機。外運公司根據(jù)航班,代各外貿(mào)公司或工貿(mào)企業(yè)往倉庫提取貨物送進機場,憑裝貨單據(jù)將貨物送到指定艙位待運。
簽發(fā)運單。貨物裝機完畢,由中國民航簽發(fā)航空總運單,外運公司簽發(fā)航空分運單,航空分運單有正本三份、副本十二份。正本三份,第一份交給發(fā)貨人,第二份由外運公司留存,第三份隨貨同行交給收貨人。副本十二份作為報關、財務結(jié)算、國外代理、中轉(zhuǎn)分撥等用途。
發(fā)出裝運通知。貨物裝機后,即可向買方發(fā)出裝運通知,以便對方準備付款、贖單、辦理收貨。