不論哪個(gè)公司,供應(yīng)商與公司有直接的成效聯(lián)系,而公司對(duì)供應(yīng)商的管理尤為重要。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快,傳統(tǒng)質(zhì)量管理正在發(fā)生裂變:由一個(gè)公司的質(zhì)量管理向全集團(tuán)(含供應(yīng)商)質(zhì)量管理轉(zhuǎn)變, 供應(yīng)商質(zhì)量成為集團(tuán)公司質(zhì)量中的重要一環(huán)。
一、選擇優(yōu)秀供應(yīng)商是質(zhì)量控制重要環(huán)節(jié)
生產(chǎn)優(yōu)秀的產(chǎn)品需要優(yōu)質(zhì)的原材料和外購(gòu)件,優(yōu)質(zhì)的原材料和外購(gòu)件需要優(yōu)秀的供應(yīng)商來(lái)提供。因此,供應(yīng)商的選擇是進(jìn)行質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)。很難想象一個(gè)管理松散、設(shè)備陳舊、人員素質(zhì)低下的供應(yīng)商可以提供出優(yōu)秀的產(chǎn)品來(lái);也很難想象一個(gè)信息閉塞、言而無(wú)信、財(cái)務(wù)緊張的供應(yīng)商可以及時(shí)、保質(zhì)保量地提供企業(yè)所需要的產(chǎn)品。那么應(yīng)該怎樣選擇適合自己的供應(yīng)商呢?
1、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行基本情況調(diào)查
。1)如果供應(yīng)商是企業(yè)的老供應(yīng)商,現(xiàn)在要擴(kuò)展新供貨品種,則可查詢企業(yè)對(duì)該供應(yīng)商的評(píng)定資料。評(píng)定資料應(yīng)包括該供應(yīng)商的質(zhì)量供應(yīng)能力、供貨及時(shí)性、財(cái)力狀況、對(duì)質(zhì)量問(wèn)題處理的及時(shí)性及其它相關(guān)信息。
。2) 如果被調(diào)查對(duì)象是準(zhǔn)備開發(fā)的供應(yīng)商,企業(yè)沒(méi)有關(guān)于該供應(yīng)商的詳細(xì)資料,可調(diào)查其他企業(yè)或企業(yè)內(nèi)其他分公司對(duì)該供應(yīng)商的評(píng)審資料。這些資料會(huì)告訴你該供應(yīng)商在同種或類似產(chǎn)品上的各類信息,甚至可能包括該供應(yīng)商的技術(shù)開發(fā)實(shí)力或在哪方面具有合作優(yōu)勢(shì)。
。3)進(jìn)行直接調(diào)查。企業(yè)可根據(jù)產(chǎn)品和供應(yīng)商的具體情況設(shè)計(jì)調(diào)查表。調(diào)查表的內(nèi)容應(yīng)包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)規(guī)模、主導(dǎo)產(chǎn)品、主要顧客及其反饋信息、生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)人員和設(shè)備、過(guò)程能力指數(shù)、體系認(rèn)證情況、主要原材料來(lái)源等。調(diào)查表應(yīng)盡可能地全面、具體,盡量用數(shù)據(jù)或量值進(jìn)行表述,同時(shí)應(yīng)注意調(diào)查內(nèi)容便于進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。對(duì)任一新產(chǎn)品應(yīng)同時(shí)調(diào)查若干有意向的企業(yè),并由其主要領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)調(diào)查內(nèi)容的真實(shí)性。
2、進(jìn)行管理體系審核和保證能力評(píng)估
必要時(shí),企業(yè)可選派有經(jīng)驗(yàn)的審核員或委托有資格的第三方審核機(jī)構(gòu)到供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核和調(diào)查。
企業(yè)應(yīng)有自己的審核標(biāo)準(zhǔn),把握關(guān)鍵要素和過(guò)程。對(duì)已通過(guò)體系認(rèn)證的,可關(guān)注其反映持續(xù)改進(jìn)的管理評(píng)審、內(nèi)審、糾正/預(yù)防措施、檢驗(yàn)與試驗(yàn)等較易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的過(guò)程。如果這些方面處理得好,該企業(yè)應(yīng)該具有較好的合作潛力。對(duì)未通過(guò)體系認(rèn)證的企業(yè),應(yīng)著重從控制的有效性入手,關(guān)注其采購(gòu)、設(shè)備、人員、檢驗(yàn)等重要過(guò)程。企業(yè)未通過(guò)體系認(rèn)證,只是說(shuō)明其可能未按照ISO9001標(biāo)準(zhǔn)建立體系,這并不意味著它質(zhì)量管理體系不健全,更不意味著它沒(méi)有管理體系。
只要企業(yè)對(duì)關(guān)鍵要素和過(guò)程控制良好,產(chǎn)品質(zhì)量能夠達(dá)到企業(yè)要求,就具備合作的基本條件。
審核過(guò)程中還應(yīng)對(duì)被審核方的財(cái)務(wù)狀況、顧客滿意度、過(guò)程能力、職工素質(zhì)、服務(wù)水平等進(jìn)行調(diào)查。審核和調(diào)查應(yīng)形成明確詳細(xì)的審核報(bào)告和調(diào)查報(bào)告。
審核結(jié)束后,企業(yè)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商相關(guān)合作經(jīng)驗(yàn)、質(zhì)量保證能力、履約能力、后勤保障能力、服務(wù)和技術(shù)支持能力進(jìn)行綜合評(píng)估,根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行擇優(yōu)開發(fā)。
3、樣品鑒定與驗(yàn)審
企業(yè)應(yīng)對(duì)新開發(fā)供應(yīng)商的樣品進(jìn)行鑒定與驗(yàn)審。對(duì)樣品的鑒定應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn),這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可以是與國(guó)標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家強(qiáng)制性要求相一致的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),或直接采用國(guó)標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。
同時(shí)該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在供應(yīng)商開發(fā)樣品前經(jīng)雙方認(rèn)可,應(yīng)與供應(yīng)商的加工標(biāo)準(zhǔn)一致或兼容。特殊產(chǎn)品鑒定所需的專用檢測(cè)、計(jì)量設(shè)備或?qū)Νh(huán)境、方式的特殊要求應(yīng)得到雙方和認(rèn)可。
確定樣品符合要求后,可先進(jìn)行小批量試用,試用合格后再批量供貨或正式使用。小批試用不單驗(yàn)證供應(yīng)商產(chǎn)品與樣品和技術(shù)要求的一致性,也是對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品滿足企業(yè)工藝要求的驗(yàn)證。
4、供應(yīng)商的確定
經(jīng)過(guò)調(diào)查、論證、開發(fā)樣品、小批試用等過(guò)程的選擇,符合企業(yè)要求的即為備選的合格的供應(yīng)商。在這整個(gè)比較選擇的過(guò)程中,企業(yè)應(yīng)遵循高質(zhì)量、低價(jià)格、重合同、守信用、管理好、距離近的原則。
當(dāng)然,對(duì)重要程度不同的產(chǎn)品,原則的側(cè)重點(diǎn)應(yīng)有所不同。一般來(lái)說(shuō),應(yīng)特別注意綜合考慮價(jià)格和質(zhì)量損失,避免簡(jiǎn)單采用比價(jià)采購(gòu)給企業(yè)帶來(lái)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。
另外,同一產(chǎn)品的供應(yīng)商點(diǎn)數(shù)應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的重要程度和供應(yīng)商的可靠程度確定。一般可以保持2-3個(gè),以保證供應(yīng)的可靠性和形成競(jìng)爭(zhēng),有利于產(chǎn)品質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)和提高;對(duì)于經(jīng)營(yíng)穩(wěn)健、供應(yīng)能力強(qiáng)、信譽(yù)好、關(guān)系密切的供應(yīng)商可以只保留一家,這對(duì)供需雙方都是很有利的。
二、互利共贏的供應(yīng)商質(zhì)量控制的契約要求
為了保證顧客對(duì)產(chǎn)品與服務(wù)的滿意,企業(yè)必須對(duì)產(chǎn)品形成的全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的管理與控制。
為了使整個(gè)供應(yīng)鏈中每一個(gè)環(huán)節(jié),即合作伙伴,明確他們對(duì)質(zhì)量的責(zé)任與義務(wù),并保證實(shí)現(xiàn),伙伴之間必須以契約的形式形成承諾,并按照承諾的內(nèi)容測(cè)量質(zhì)量與服務(wù)。這里所說(shuō)的契約僅指得到相關(guān)方簽署的,規(guī)定供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)之間質(zhì)量責(zé)任的文件化條款,包括合同和協(xié)議。
嚴(yán)肅合理的契約對(duì)雙方不僅起到可靠的約束作用,而且可以有效保護(hù)雙方的利益。
1、保證契約內(nèi)容的一致性
契約可引用或借鑒既定的法律、法規(guī)或規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)等。如可規(guī)定進(jìn)廠檢驗(yàn)抽樣標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行GB2828抽樣標(biāo)準(zhǔn)等。如發(fā)現(xiàn)有與相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度不一致之處,發(fā)現(xiàn)方應(yīng)及時(shí)提出修改。如在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不一致,發(fā)現(xiàn)方應(yīng)及時(shí)通知不知情方,并按符合法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的方式執(zhí)行。
2、契約內(nèi)容應(yīng)實(shí)際有效
起草與簽署契約時(shí),必須考慮產(chǎn)品形成過(guò)程中的實(shí)際情況,考慮契約執(zhí)行的可操作性。有些協(xié)議在制定時(shí)可能需要考慮的因素較多,規(guī)定需較為詳細(xì),但如果過(guò)于繁瑣,缺乏可操作性,反而起不到應(yīng)有的作用。
3、契約應(yīng)明確雙方的權(quán)利和責(zé)任
契約中應(yīng)明確供需雙方的權(quán)利和責(zé)任,同時(shí)也應(yīng)規(guī)定必要的獎(jiǎng)懲性條款,一方面約束供應(yīng)商的質(zhì)量行為,另一方面鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量。
對(duì)供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲包括兩種類型。
其一是因質(zhì)量責(zé)任的劃分而產(chǎn)生的獎(jiǎng)懲;
其二是根據(jù)業(yè)績(jī)考核而產(chǎn)生的獎(jiǎng)懲。
在實(shí)際的操作中,適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)可能會(huì)產(chǎn)生意想不到的管理效果。
某供應(yīng)商的產(chǎn)品在顧客手中出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題,企業(yè)立即通知供應(yīng)商分析原因,采取整改措施。供應(yīng)商接通知后,積極地派人到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行協(xié)助調(diào)查和分析,使問(wèn)題很快得到了解決。
來(lái)根據(jù)雙方的協(xié)議規(guī)定,該供應(yīng)商除應(yīng)承擔(dān)全部質(zhì)量責(zé)任外,還應(yīng)承擔(dān)數(shù)額不菲的罰款。但企業(yè)考慮到該供應(yīng)商是自己的重要供應(yīng)商,一直合作很順利,質(zhì)量穩(wěn)定,決定獎(jiǎng)勵(lì)供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問(wèn)題的快速反應(yīng)和積極的態(tài)度,免除了所有的罰款。結(jié)果年終評(píng)定發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商的產(chǎn)品合格率比上年有較大幅度的提高。
根據(jù)業(yè)績(jī)考核產(chǎn)生的獎(jiǎng)懲,不應(yīng)僅僅流于形式,如在年終發(fā)一個(gè)獎(jiǎng)牌,公布一個(gè)優(yōu)秀供應(yīng)商名單,對(duì)若干供應(yīng)商進(jìn)行黃牌警告。這固然是一種方式,但如果不落到實(shí)處,業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定就會(huì)顯得很蒼白。企業(yè)可以將訂單與業(yè)績(jī)聯(lián)系起來(lái),還可給予業(yè)績(jī)好的供應(yīng)商一些政策性支持,如優(yōu)先付款、優(yōu)先開發(fā)新產(chǎn)品、實(shí)行部分產(chǎn)品的進(jìn)廠免檢等等。
對(duì)于契約中的懲罰性條款要注意其可操作性。
4、契約的內(nèi)容應(yīng)公正公平
契約應(yīng)是經(jīng)過(guò)雙方充分協(xié)商達(dá)成的共識(shí),不應(yīng)只是一方對(duì)另一方的宣言或要求,內(nèi)容要經(jīng)過(guò)雙方認(rèn)可和確認(rèn)。
另外,契約內(nèi)容應(yīng)涵蓋從產(chǎn)品開發(fā)、試制、檢驗(yàn)、包裝運(yùn)送到不合格品處理、售后服務(wù)的全過(guò)程,所以契約可包含多個(gè)層次,如供貨合同、質(zhì)量保證協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議等。
三、檢驗(yàn)—對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量控制的基本手段
進(jìn)廠材料和外購(gòu)件的檢驗(yàn)和監(jiān)督是保證外購(gòu)材料和物料的重要手段。著名質(zhì)量專家費(fèi)根堡姆說(shuō):進(jìn)廠材料和外購(gòu)件的控制就是根據(jù)最經(jīng)濟(jì)的質(zhì)量水平來(lái)驗(yàn)收和貯存那些質(zhì)量符合要求的零件,同時(shí)強(qiáng)調(diào)最有時(shí)效的供應(yīng)者的責(zé)任。這里首先提到的是“最經(jīng)濟(jì)的質(zhì)量水平”。
進(jìn)廠檢驗(yàn)的基本目的就是防止不合格品流入生產(chǎn)流程造成不必要的損失,它要求與其效果相稱的最經(jīng)濟(jì)的手段和資源,這對(duì)于供需雙方都是有利的。
其實(shí)這種狀態(tài)剛好是對(duì)供應(yīng)商的不信任造成的,是質(zhì)量?jī)r(jià)值鏈沒(méi)有形成或不穩(wěn)定的表現(xiàn)。如果供需雙方以契約作為相互信任的依據(jù),并認(rèn)真履行,真正形成穩(wěn)固的供應(yīng)商關(guān)系,企業(yè)就可以大大減少不增值的重復(fù)檢驗(yàn)勞動(dòng)。當(dāng)然,契約不能代表完全的信任,要保證雙方契約的效力就少不了監(jiān)督。
產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督是指企業(yè)定期從供應(yīng)商的產(chǎn)品中抽樣進(jìn)行型式試驗(yàn)或化驗(yàn)分析的活動(dòng)。
另外,關(guān)于監(jiān)督抽樣(抽樣時(shí)間、地點(diǎn))、檢測(cè)機(jī)構(gòu)選擇、檢測(cè)費(fèi)用承擔(dān)的問(wèn)題雙方可在契約中加以明確規(guī)定。
四、不合格品的判定與處理
在與供應(yīng)商長(zhǎng)期合作的過(guò)程中,供應(yīng)商提供的產(chǎn)品可能會(huì)出現(xiàn)不合格品,客觀合理地判定與處理不合格品對(duì)形成良好的供應(yīng)商關(guān)系非常重要。
1、不合格品的發(fā)現(xiàn)
產(chǎn)生不合格品的因素很多,如設(shè)備損壞、原材料不合格品、工藝控制不嚴(yán)格、人員疏忽、包裝防護(hù)不夠、搬運(yùn)過(guò)程的損壞等。
根據(jù)不合格品產(chǎn)生的原因,質(zhì)量責(zé)任的歸屬也不盡相同。不合格品的發(fā)現(xiàn)往往伴隨在產(chǎn)品的使用和檢驗(yàn)過(guò)程中。進(jìn)廠物料經(jīng)過(guò)抽樣試驗(yàn),發(fā)現(xiàn)達(dá)不到可接受質(zhì)量水平,根據(jù)契約或協(xié)議規(guī)定拒絕接收。
如果已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了不合格品,但達(dá)到了所要求的AQL值,該批產(chǎn)品可以接收。但從概率上講,該批合格產(chǎn)品中肯定存在不合格品。這些不合格品和后來(lái)由于企業(yè)自身搬運(yùn)不當(dāng)及其它意外因素造成的不合格品的判定是否恰當(dāng)會(huì)影響供需雙方關(guān)系。
2、不合格品的質(zhì)量責(zé)任
合格與不合格品的判定應(yīng)由統(tǒng)一的部門來(lái)實(shí)施,必要時(shí)可由供需雙方共同判定。不合格品判定時(shí)的檢驗(yàn)設(shè)備與環(huán)境應(yīng)該保持一致。判定應(yīng)該保留相應(yīng)的記錄,以滿足過(guò)程中的可追溯性要求。
3、不合格品的處理
對(duì)不合格品的處理不外乎報(bào)廢、返工,返修、退貨等幾種方式。不論采取哪種方式,費(fèi)用的分擔(dān)肯定是雙方協(xié)調(diào)的關(guān)鍵。費(fèi)用應(yīng)根據(jù)不合格品比例的大小和不合格品影響程度確定,應(yīng)在協(xié)議或合同的相關(guān)條款中作出明確規(guī)定。企業(yè)可利用統(tǒng)計(jì)方法,分析出供需雙方都可接受的不合格品比例,從而確定合理的費(fèi)用分擔(dān)方式。
五、供應(yīng)商的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定與動(dòng)態(tài)管理
供應(yīng)商作為產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的重要資源之一必然要講求其有效性。從最新版ISO9000標(biāo)準(zhǔn)就把管理體系的有效性作為一個(gè)重點(diǎn)來(lái)考慮,因此對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定十分重要,它是進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理、擇選劣汰的依據(jù)。
1、評(píng)定方法
。1)按照采購(gòu)要求,對(duì)關(guān)鍵材料、主要材料和次要材料定期進(jìn)行質(zhì)量缺陷分級(jí)評(píng)定。
規(guī)定關(guān)鍵參數(shù)的缺陷分記為3分,主要缺陷為2分,次要缺陷為1分。一批材料中根據(jù)規(guī)定的抽樣方法最大分?jǐn)?shù)為6分。質(zhì)量工程師據(jù)此對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)評(píng)定,并向供應(yīng)商發(fā)出通知。這種方法操作簡(jiǎn)單,節(jié)省人力,但評(píng)價(jià)指標(biāo)偏少。
。2)質(zhì)量工程師不但收集每一供應(yīng)商的月度投入使用合格率,而且定期調(diào)查供應(yīng)部門和銷售部門的主管,對(duì)該供應(yīng)商的質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)水平和供貨及時(shí)性、供貨量的保證能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。
例如采用滿分為100的評(píng)價(jià)體系,各分項(xiàng)滿分分別規(guī)定為:體系完善程度及有效性10分,年度平均投入使用合格率30分,全年批次合格率25分,供貨及服務(wù)25分,顧客反饋質(zhì)量10分。經(jīng)過(guò)充分收集資料,并調(diào)查分析后,給出每一供應(yīng)商綜合評(píng)分根據(jù)得分的高低評(píng)出優(yōu)劣。這種方法可比較全面準(zhǔn)確地反映供應(yīng)商的綜合實(shí)力。但由于此種方法耗時(shí)耗力較多,所以只適合于進(jìn)行較長(zhǎng)周期的評(píng)定,如年終評(píng)定。
2、動(dòng)態(tài)管理
根據(jù)業(yè)績(jī)記錄,定期對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)分級(jí)評(píng)定。將所有供應(yīng)商劃分為A、B、C、D四級(jí),根據(jù)材料價(jià)值、質(zhì)量要求、加工難易程度、社會(huì)供應(yīng)狀況等因素確定供應(yīng)商定點(diǎn)個(gè)數(shù)。
定點(diǎn)個(gè)數(shù)為1的A類供應(yīng)商,訂單分配為100%;定點(diǎn)個(gè)數(shù)為1的B類供應(yīng)商,訂單分配為100%,但需開發(fā)該材料的新供應(yīng)商;定點(diǎn)個(gè)數(shù)為2的A、B類供應(yīng)商分別分配訂單60%和40%;定點(diǎn)個(gè)數(shù)為3的A、B、C類供應(yīng)商分別分配訂單55%、30%和15%;D類供應(yīng)商應(yīng)被淘汰。
這種分級(jí)評(píng)定與管理將供貨訂單與供應(yīng)商績(jī)效、材料分級(jí)結(jié)合起來(lái),使訂單的分配比較科學(xué)合理。當(dāng)然,這種方法對(duì)企業(yè)管理的整體水平也提出了很高的要求。