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物料管理及供應(yīng)商管理辦法

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-11-22  來源:采購與供應(yīng)鏈管理學(xué)習(xí)平臺
核心提示:物料管理及供應(yīng)商管理辦法
第一章   總  則
 
 
第一條  為規(guī)范物料的計劃、采購、倉儲、出入庫等內(nèi)部管理流程,控制存貨采購成本,防范存貨呆滯積壓的損失風(fēng)險,促進公司經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益的提高,特制定本制度。
 
第二條  本制度中存貨范圍是公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)或銷售而儲存的各種有形資產(chǎn),包括原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料。
 
第三條  存貨管理的一般原則:
 
1、計劃性原則  存貨的采購、生產(chǎn)領(lǐng)用應(yīng)按已審批的計劃進行;
 
2、合同控制原則  除臨時性的零星采購?fù)猓写尕洸少従鶓?yīng)先簽訂合同,并按審批程序報批后方可實施;
 
3、職責(zé)分離原則  存貨管理的不相容職務(wù)應(yīng)實行部門或崗位的職責(zé)分離,如存貨的計劃與采購,采購與價格(合同)批準(zhǔn),采購與入庫(驗收),倉管與財務(wù)記錄,銷售與倉管,收、付款與賬務(wù)處理等實行分離;
 
4、憑證記錄原則  存貨的收、發(fā)、轉(zhuǎn)移等應(yīng)有相關(guān)憑證記錄;PMC管理
 
5、賬實相符原則  存貨的會計記錄應(yīng)與實際的數(shù)量、品質(zhì)、狀態(tài)相一致。
 
 
第二章   職責(zé)劃分
 
第四條  存貨管理中倉儲部門的責(zé)任劃分
 
① 以“定貨通知單”為依據(jù)對存貨辦理驗收入庫;
 
② 通知質(zhì)檢部門及時檢驗;
 
③ 打印“收料報告單”并提交審核簽字;
 
④ 制作登記“物料存卡”;
 
⑤ 拒收料的堆放及備查;
 
⑥ 編制及保送“倉存日報表”;
 
⑦ 依據(jù)“定額”或“超定額”、“補充領(lǐng)料單”發(fā)料;
 
第五條   生產(chǎn)部門職責(zé)劃分
 
①編制月度(季、年)物料需求計劃;
 
②對采購部門采購實績的考核;
 
③編制外協(xié)件的需求計劃;
 
④臨時性采購計劃的下達及審批;
 
⑤生產(chǎn)領(lǐng)料單的制作及下達;
 
⑥“超定額”或“補充領(lǐng)料單”的審批及下達;
 
⑦參與合格供應(yīng)商的評審;
 
⑧參與對生產(chǎn)環(huán)節(jié)物料及半成品的盤點分析。
 
第六條   采購部門職責(zé)劃分
 
①依據(jù)“物料需求計劃”擬訂“采購合同”;
 
②分解“月度采購計劃”;
 
③下達“訂貨通知單”;
 
④對市場價格調(diào)整的收集處理;
 
⑤對“訂貨調(diào)整(取消)通知書”的處理及執(zhí)行;
 
⑥協(xié)助物管及質(zhì)檢部門對存貨進行驗收入庫;
 
⑦訂單執(zhí)行情況進行跟進;
 
⑧發(fā)票及貨款跟進;
 
⑨參與“合格供應(yīng)商”的評審工作;
 
⑩設(shè)定采購周期,達到經(jīng)濟訂貨量的要求;
 
⑾其他物料的采購工作。
 
第七條    財務(wù)部門職責(zé)劃分
 
PMC管理
 
①月(季、年)物料需求計劃的審核;
 
②根據(jù)采購資金需求計劃籌集資金;
 
③入庫物料數(shù)量的核對;
 
④發(fā)票及有關(guān)入庫手續(xù)的審核結(jié)算;
 
⑤物料價格監(jiān)控及差異分析;
 
⑥經(jīng)濟存貨量的考核;
 
⑦參與合格供應(yīng)商的評審;
 
⑧參與臨時性采購計劃的審批;
 
⑨參與對采購部門采購實績的考核;
 
⑩負責(zé)組織對存貨的盤點,并對盤點結(jié)果進行分析。
 
 
第三章   供應(yīng)商管理
 
第八條   供應(yīng)商優(yōu)化管理
 
供應(yīng)商優(yōu)化屬品質(zhì)部重要職責(zé)之一,品質(zhì)部應(yīng)主導(dǎo)推動供應(yīng)商優(yōu)化工作,對供應(yīng)商優(yōu)化,并有足夠的否決權(quán)和調(diào)整權(quán),制造、財務(wù)等部門須積極配合。
 
第九條   合格供應(yīng)商評定
 
1、項目投產(chǎn)初期,由品質(zhì)部負責(zé)組織收集、篩選有關(guān)供應(yīng)商資料,并組織技術(shù)、制造、財務(wù)等有關(guān)部門進行審評,編制《合格供應(yīng)商清單》,并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行,制造部據(jù)此采購,財務(wù)部據(jù)此驗收付款結(jié)算。
 
2、生產(chǎn)經(jīng)營初期,每月由品質(zhì)部組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行評審,優(yōu)勝劣汰,重新編制《合格供應(yīng)商清單》。待合格供應(yīng)商逐漸穩(wěn)定后,每半年評審一次。
 
第十條   臨時新增供應(yīng)商評定
 
1、當(dāng)合格供應(yīng)商無法滿足新的物料需求或無法達到公司對現(xiàn)供物料在品質(zhì)、價格、供貨期等方面的要求時,采購員及其他有關(guān)部門需新增供應(yīng)商時,由需求人員提供物料清單或新增加的供應(yīng)商名單,交品質(zhì)部初評;
 
2、初評合格后,由采購員聯(lián)系供應(yīng)商提供所需物料樣品及供應(yīng)商資料;
 
3、技術(shù)部門對樣品進行檢測合格后交品質(zhì)部確認;
 
4、品質(zhì)部對供應(yīng)商情況進行評估和評審,并組織技術(shù)、制造、財務(wù)部商談價格及服務(wù);
 
5、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的新增供應(yīng)商由財務(wù)部納入合格供應(yīng)商系統(tǒng)中,進行編碼;未經(jīng)審批程序采購物料拒絕檢驗入庫,拒絕付款。
 
 
第四章  存貨采購計劃
 
第十一條   采購計劃是存貨管理的首要環(huán)節(jié)和重要環(huán)節(jié),加強計劃管理是加強存貨管理,提高存貨周轉(zhuǎn)速度的主要手段,采購計劃分為季度、月度采購計劃及臨時性采購計劃。
 
第十二條   季度(半年)物料需求計劃
 
制造部根據(jù)每年初公司制定的有關(guān)年度生產(chǎn)計劃大綱,以及對生產(chǎn)情況的合理預(yù)計,作出“季度(半年)物料需求計劃”,并提交總經(jīng)理審批。采購部門依據(jù)該計劃及《合格供應(yīng)商名單》擬定“采購合同”。“采購合同”是公司與供應(yīng)商簽訂的意向性采購計劃書,一般每季度(或半年)簽訂一次。具體執(zhí)行合同標(biāo)的以公司發(fā)出的“訂貨通知單”為準(zhǔn)。
 
采購部門將擬定的“采購合同”連同“季度(或半年)物料需求計劃”、“采購合同審批表”依次提交制造部長、財務(wù)部門審核并呈總經(jīng)理審批后方可與供應(yīng)商正式簽訂。
 
采購部門應(yīng)對合同的全部內(nèi)容負責(zé),制造部主要審核合同的計劃性,財務(wù)部門主要負責(zé)審核價格,總經(jīng)理負責(zé)合同的批準(zhǔn)確認。
 
第十三條    月度采購計劃.
 
采購部門依“月度生產(chǎn)計劃”及技術(shù)工藝部門制定的材料工藝定額標(biāo)準(zhǔn),考慮采購周期生產(chǎn)和倉庫庫存動態(tài)情況,結(jié)合公司的零部件加工能力,合理編制“月度采購計劃”。報制造部長及財務(wù)部門審核后呈總經(jīng)理批準(zhǔn),與“采購合同”共同作為采購實施的依據(jù)。
 
 
第五章  采購價格的確定及訂單審批
 
第十四條   以制造部長和采購員為主,財務(wù)部參與供應(yīng)商采購價格談判;
 
第十五條   制造部根據(jù)供應(yīng)商報價,提出意見,交由品質(zhì)部門會簽,財務(wù)部審核后,報總經(jīng)理批準(zhǔn),然后由供應(yīng)商簽字蓋章確認生效;
 
第十六條   未經(jīng)總經(jīng)理審批的價格無效,財務(wù)部應(yīng)拒絕付款。
 
第十七條   采購訂單的審批流程:
 
1、一般情況下,要求采購價格協(xié)議簽署后方可下達采購訂單,特殊情況下可先采購,再定價,但定價時間不得超過物料入庫起算30天。
 
2、采購員根據(jù)計劃編制采購訂單。
 
3、采購訂單由制造部長審核,報主管副總經(jīng)理審批執(zhí)行,并報由品質(zhì)部、財務(wù)部備案。
 
4、對違反上述審批權(quán)限的采購訂單,倉管員不得辦理入庫手續(xù)。
 
 
第六章  存貨采購實施
 
第十八條   下達“訂貨通知單”
 
日常采購實施采用“訂貨通知單”形式!坝嗀浲ㄖ獑巍笔枪九c供應(yīng)商簽訂的“采購合同”的實際履行文件,也是公司倉庫允許收料、財務(wù)同意結(jié)算的必要依據(jù)之一。
 
采購部門依生產(chǎn)計劃和已簽訂的“采購合同”、倉庫實際庫存動態(tài)及公司訂貨批量政策,將“月度采購計劃”分解到各供應(yīng)商,發(fā)出“訂貨通知單”。
 
“訂貨通知單”需分年度連續(xù)編號,呈制造部長審批。然后以傳真或其他由供應(yīng)商簽收確認的形式發(fā)出。
 
第十九條    定貨數(shù)量及價格的確定
 
“訂貨通知單”累積訂貨數(shù)量一般不得超出“采購合同”。因生產(chǎn)原因確需超過,需呈總經(jīng)理特別批準(zhǔn)并補簽合同。
 
“訂貨通知單”價格不得高于采購合同規(guī)定的價格。如市場價格已低于合同價格,采購部門必須按新的市場價格發(fā)出“訂貨通知單”;如市場價格已超出合同價格且供應(yīng)商特別要求的情況下,可依核價程序呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后執(zhí)行。
 
非特殊情況不允許發(fā)出無價格“訂貨通知單”。
 
第二十條    訂貨的調(diào)整、取消
 
如因生產(chǎn)計劃的變更等原因需調(diào)整或取消訂貨,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系,發(fā)出“訂貨調(diào)整(取消)通知書”。
 
對訂貨的調(diào)整、取消,應(yīng)盡一切努力爭取供應(yīng)商的配合、支持。如供應(yīng)商不考慮我方實際執(zhí)意要繼續(xù)執(zhí)行,則執(zhí)行完該訂單后,暫停訂貨。待來年進行合格供應(yīng)商年審時取消其資格。采購部門日常發(fā)出訂單時應(yīng)考慮此因素,盡量將訂單做細,以避免囤積物料。
 
 
第七章  存貨的檢驗和入庫
 
第二十一條   物料驗收入庫原則
 
①公司所有物料都必須由倉庫辦理驗收入庫手續(xù),除辦公用品等公司另有規(guī)定的以外,其他任何部門均不得代替?zhèn)}庫驗收。
 
②除特殊采購或公司另有規(guī)定的以外,所有采購物料的實物入倉必須以“訂貨通知單”為允收依據(jù)。無“訂貨通知單”倉庫不得辦理進倉手續(xù)。
 
③未經(jīng)質(zhì)檢部門判定為合格品的物料不得驗收入庫。倉庫應(yīng)將供應(yīng)商送來的經(jīng)質(zhì)檢部門判定為不合格品的物料置放于待退料區(qū)并做明顯標(biāo)識,不合格物料嚴禁發(fā)出使用,嚴禁與合格品混雜堆放。
 
第二十二條    驗收、入帳流程
 
對供應(yīng)商送交的物料,倉管員應(yīng)根據(jù)“訂貨通知單”及送貨單位開具的正規(guī)的“送貨單”,仔細核對物料品名、規(guī)格、包裝、數(shù)量,確認無誤后在“送貨單”上簽名,并分別按以下情況處理:
 
①對當(dāng)天能辦妥質(zhì)檢手續(xù)且質(zhì)量和數(shù)量都符合要求的物料,倉管員應(yīng)及時將“送貨單”連同質(zhì)檢報告提交倉庫總部,由倉庫總部電腦輸單員打印“收料報告單”(注:應(yīng)注明質(zhì)檢報告單號),并由倉管員在“收料報告單”上簽收后提交倉庫主管簽名確認。倉管員憑“收料報告單”及時登記“物料存卡”!拔锪洗婵ā币糜谖锲凤@眼位置。 
 
②對當(dāng)天不能辦妥質(zhì)檢手續(xù)的,由倉管員在“送貨單”上加蓋“未質(zhì)檢”,暫按包裝收件,請供應(yīng)商在3天內(nèi)持本單到本公司倉庫換領(lǐng)正式“收料報告單”。
 
對未開“收料報告單”或其他原因暫存于本公司(但未入電腦帳)且尚未退回、處理的物料,倉庫需用明顯的標(biāo)識與正常物料相區(qū)別,并設(shè)立專門的備查簿進行登記。
 
供應(yīng)單位換領(lǐng)“收料報告單”時,倉庫應(yīng)要求與經(jīng)辦人在“收料報告單”結(jié)算聯(lián)和倉庫聯(lián)備注欄簽名并注明換領(lǐng)日期。
 
③各倉庫的倉管員應(yīng)將每日的收料情況登錄于電腦“倉存日報表”,還應(yīng)同時登錄上月結(jié)存、當(dāng)日進入、當(dāng)月累計進入、當(dāng)日發(fā)出、當(dāng)日結(jié)存等詳細數(shù)據(jù)。
 
 
第八章  采購結(jié)果的跟進、考核
 
第二十三條    訂單執(zhí)行情況跟進
 
采購部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢報告、倉庫日報表等及時跟進訂單執(zhí)行情況,采用“訂單執(zhí)行情況登記表”形式管理。對無訂單送貨不得辦理入庫手續(xù)。對生產(chǎn)中臨時采購的急需物料,必須經(jīng)制造部長及財務(wù)部長審批方可購買,驗收入庫,月終對無定單庫存需盤點考核,對無定單庫存比例上升的原因要由生產(chǎn)計劃部門作出分析,調(diào)整采購計劃,提出改進措施。
 
第二十四條    貨款結(jié)算跟蹤
 
采購部門與財務(wù)部門共同負責(zé)貨款結(jié)算的跟蹤。其中采購部門負責(zé)根據(jù)合同、訂單及訂單執(zhí)行進度、發(fā)票收取和已付貨款等情況提出資金需求計劃和付款申請;財務(wù)部門負責(zé)核對已收物料及相應(yīng)發(fā)票、已付貨款數(shù),對付款申請簽署審核意見。
 
第二十五條    存貨周轉(zhuǎn)管理及考核
 
根據(jù)生產(chǎn)特點,存貨周轉(zhuǎn)期超過三個月或自采購入庫之日連續(xù)一個月未使用的存貨既視同呆滯品,由財務(wù)部對采購部門提出預(yù)警,按照呆滯物料管理辦法進行考核。
 
 
第九章  訂貨批量及采購周期
 
第二十六條    采購部門應(yīng)會同相關(guān)部門對各種物料分類設(shè)定采購周期,并考慮××行業(yè)的特點,及資金、采購成本等因素,設(shè)定最高存量、最低存量、經(jīng)濟批量等指標(biāo)值。日常采購盡量按最優(yōu)經(jīng)濟批量組織。
 
 
第十章  存貨領(lǐng)用及發(fā)放
 
第二十七條   生產(chǎn)定額領(lǐng)料
 
制造部每日向車間下達“每日生產(chǎn)通知單”的同時,依“每日生產(chǎn)通知單”的排產(chǎn)數(shù)量和工藝技術(shù)部門制定的工藝定額標(biāo)準(zhǔn),編制、打印“生產(chǎn)定額領(lǐng)料單”。
 
“生產(chǎn)定額領(lǐng)料單”經(jīng)制造部部長或其授權(quán)人簽署批準(zhǔn)后,隨“生產(chǎn)通知單”同時下達,作為倉庫定額發(fā)料的唯一憑證。
 
對于某些難以分批領(lǐng)用或分批領(lǐng)用難以適用于生產(chǎn)的物料,允許按月度排產(chǎn)計劃分批領(lǐng)用。
 
第二十八條   超定額領(lǐng)料
 
車間因加工報廢、超定額損耗等責(zé)任原因需超定額領(lǐng)料的,須填制“超定額領(lǐng)料單”辦理。
 
“超定額領(lǐng)料單”由車間主任簽署并報制造部,核準(zhǔn)后交倉庫發(fā)料。
 
第二十九條   補充領(lǐng)料
 
生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量不合格并將不合格材料退回倉庫后,車間可憑倉庫已簽收的“生產(chǎn)退料單”填制“補充領(lǐng)料單”,辦理補充領(lǐng)料。    
 
 
第十一章   存貨盤點制度
 
第三十條   各類存貨必須做到日清月結(jié),保管員每月對存貨明細帳及存貨卡進行核對,對實物進行自查。財務(wù)部將不定期對各類存貨進行抽查。
 
第三十一條   財務(wù)部將組織有關(guān)人員每半年對各類存貨進行大盤點,查找差異原因,對相關(guān)責(zé)任人進行責(zé)任處罰。
 
第三十二條  本制度自  年 月  日正式執(zhí)行。
編輯:foodqm

 
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