在實際操作過程中，質量與成本之間卻存在矛盾：采購方希望在滿足質量要求的前提下，盡可能降低采購價格。然而采購成本的一味降低卻導致供應商選用質量較差的原材料，質量問題頻繁發(fā)生，成本增加。另一方面，當采購方歡迎關注供應商管理和開發(fā)公眾號要求提高產品質量時，卻面臨了供應商提價的要求。如何在采購中平衡成本與質量的關系、如何管理采購中的質量成本成為采購經理們的挑戰(zhàn)。

 

 

1 物流采購中的質量問題

 

采購過程中的質量問題主要來自兩個方面：原材料質量問題和供應商質量問題。

 

原材料質量問題主要體現在產品的品質和交貨上。

 

原材料的品質問題表現在：

 

購入的原材料本身品質低劣，某些性能指標不能達到采購方的規(guī)格要求。

 

由于客戶或采購方變更采購要求，而使現有的物料無法滿足新的質量標準。

 

在產品交貨方面，質量問題表現在：

 

運輸過程中造成的產品損壞、來料包裝破損、來料標識破損或缺失、貨物錯發(fā)和來料混裝。

 

供應商質量問題則主要包括三個方面：

 

⑴供應商運作不良導致供應品質及交貨期不穩(wěn)定;

 

⑵供應商的投資方或合作方改變投資方向，導致轉產或退出采購方所需原材料的生產;

 

⑶供應商的財務不良導致破產。

 

以上各種類型的問題一旦發(fā)生，采購方必須立即采取行動來進行處理和補救，由此產生的各項費用，比如不合格產品的分析檢驗費用、退換貨的運輸成本、改用其它替代產品或替代供應商導致的支出增加、與供應商聯(lián)系磋商或派人去供應商生產現場調查監(jiān)督的費用，及質量不良造成停產的損失費等都屬于質量成本。

 

 

2 六種措施預防質量問題

 

質量不良而造成的損失是驚人的，問題發(fā)生之后，采購方需要投入很大精力和成本進行問題的解決和補救。雖說“亡羊補牢，猶未晚也”，但如果能以 “第一次就把事情做對”的思想來管理質量，預防問題的發(fā)生，將更有利平衡質量與成本二者之間的關系歡迎關注供應商管理和開發(fā)公眾號。

 

采購中如何預防質量問題發(fā)生，六種措施非常有效：

 

1、建立分工明確的組織機構

 

目前，越來越多的大型OEM公司把供應商開發(fā)和供應商管理職能從采購管理中分開，分別成立獨立的資源開發(fā)與資源管理部門，并設置專人對供應商質量進行管理。

 

供應商質量管理包括與供應商績效相關的原材料品質、成本、交貨期及服務等各項指標的管理。

 

明確的分工帶來明確的職責：供應商開發(fā)工程師負責對供應商的產品符合性及技術工藝能力進行初步評估;供應商質量工程師會在生產過程中運用各種系統(tǒng)工具對供應商的質量績效進行有效的管理和定期的。這樣的管理結構有效地控制和預防了采購質量風險的發(fā)生。

 

2、執(zhí)行清晰的供應商認證程序

 

對潛在供應商進行認真的審核與認證是全面了解供應商能力的最好手段。

 

通過供應商的現場審核，采購方可以全面了解供應商的生產運營狀況、技術水平、研發(fā)能力、管理體系及信息化程度，這為避免采購風險的發(fā)生奠定了基礎。

 

審核的內容包括質量認證體系、設備與工藝能力、研發(fā)能力、生產流程及過程控制、生產能力及生產飽和度、財務狀況、訂單管理、客戶管理及客戶服務、原材料管理、員工素質和環(huán)保措施等。

 

3、定期評估供應商的績效

 

對供應商進行定期評估可以使采購方及時了解和把握供應商各方面的情況變化，以便隨時對其技術能力、管理能力、供應能力及各種風險做出科學的推斷。

 

主要評估的指標包括供應能力、國際化/本土化能力、研發(fā)與創(chuàng)新能力、主動性與靈活性、信息化能力、品質績效、運送績效、倉儲優(yōu)勢、服務績效、價格方法、財務優(yōu)勢、利潤與庫存周轉率及潛在風險。

 

4、制定明確的質量標準，并及時傳達給供應商

 

清晰明確的需求是與供應商溝通過程中的關鍵。在很多時候，標準不清楚是導致物料質量問題的主要原因，造成了修改/更新費用的增加及交貨期延遲。

 

5、協(xié)助供應商改善產品質量

 

在很多情況下，采購方派出質量控制或技術人員與供應商共同探討改善產品質量的途徑，能有效提高質量改進的效率。雖然，這種做法表面上增加了一些成本，但它卻加快了產品質量的改善速度，使企業(yè)的整體質量成本得以下降。

 

6、提高采購人員的素質

 

高素質的采購團隊能使供應管理具有高效率，并能在追求成本降低的同時，科學地判斷和預防采購風險。

 

良好的溝通能力、對原材料市場的熟悉程度及市場敏感度決定了采購人員能否有效控制風險的發(fā)生。

 

有些采購人員為達到降低成本的目的，沒有針對現有成本進行認真分析，而采取一味打壓供應商價格的方法，往往迫使供應商選擇未達標準的廉價材料進行生產，或降低生產過程中的質量控制標準，結果導致質量事故頻繁發(fā)生，這使采購方用來處理質量問題的成本遠遠超過了原材料降價帶來的成本節(jié)約，得不償失。

 

因此，培養(yǎng)和提高采購人員的素質，建立高效率的采購團隊是非常重要的一環(huán)。

 

 

3 四象限分析法平衡質量與成本

 

質量改善與成本降低是否能夠達到平衡呢?四象限分析法是一個有利的工具。將供應商的產品根據質量與成本兩類因素劃分為四種類型，針對不同類型的供應商采取相應的措施。

 

一是產品質量好，但成本高。

 

這類供應商往往掌握某些核心技術或在市場上處于領導地位。采購方若想得到好的價格，必須認真分析其成本構成，采取談判的方式爭取成本的降低。在這種情況下，談判前的準備工作非常重要，它能幫助采購方歡迎關注供應商管理和開發(fā)公眾號在談判中掌握主動權。

 

二是產品質量好，且成本也令人滿意。

 

這是采購方需要極力去維護的供應商，與其進行定期的交流與評估，并可適當采取一些激勵措施或與其建立長期的戰(zhàn)略伙伴關系來保持良好的績效。

 

三是產品質量不好，但成本令人滿意。

 

采購方必須對這一類供應商進行分析，如果產品質量問題是由可以改善的因素造成的(如工藝流程不合理、質量記錄不完善等等)，采購方可以與供應商一起攻關，在盡量不增加成本的前提下找到改善的最佳途徑。如果經過努力仍無法改善或屬于無法改善的因素造成的品質低劣，采購方歡迎關注供應商管理和開發(fā)公眾號應著手更換供應商。

 

四是產品質量不好，且成本高。

 

采購方必須立即著手尋找替代供應商進行更換，否則企業(yè)將被迫支付大量的額外成本。

 

除了四象限分析法外，還有一些常用的工具比如魚骨圖分析法、量化分析法等能有效地幫助采購方追本溯源，找到平衡質量和成本的最佳對策。但是，質量成本的量化并不是一件容易的工作，如何科學地將質量成本的管理投入進行量化仍然是物流采購管理過程中的一個難點。