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質(zhì)量管理體系文件編寫要求

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-06-06  來源:管理體系學(xué)堂
核心提示:質(zhì)量管理體系文件編寫要求
 一、質(zhì)量手冊編寫要求

質(zhì)量手冊一般由概述、正文和補充三部分構(gòu)成。各構(gòu)成部分包含的內(nèi)容:
 
(一)概述
 
1、封面:包括文件編號、手冊名稱、公司名稱、發(fā)布實施日期等
 
(請注意所有文件中時間前后一致,至少要有3個月以上的記錄)
 
2、批準(zhǔn)頁:總經(jīng)理簽字發(fā)布,包括質(zhì)量手冊的重要性和各部門實施要求,以及何年何月何日起實施。
 
3、目錄:各章節(jié)的題目和頁碼。
 
4、前言:企業(yè)基本情況,如公司名稱(工商登記證的全稱)、地址、規(guī)模、通訊方式、發(fā)展概況、所獲榮譽等。
 
5、質(zhì)量手冊的管理:說明質(zhì)量手冊是由哪個部門負責(zé)編制,誰負責(zé)審批、更改、發(fā)放、保管、作廢等如何控制。
 
6、術(shù)語和縮寫:關(guān)于質(zhì)量管理方面的術(shù)語,應(yīng)采用ISO9000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》中的定義。
 
(二)正文
 
1、組織機構(gòu)
 
先畫組織結(jié)構(gòu)圖,再明確機構(gòu)設(shè)置及各部門的職責(zé)、職權(quán)。
 
      (一定要與實際相符,實際有多少部門就寫多少個部門,中層以上部門即可)
 
2、質(zhì)量職能
 
       以職能分工表的形式,將各質(zhì)量管理體系要求分配到各個部門。即每一項質(zhì)量活動確定負責(zé)部門和配合部門,明確職責(zé),避免無人負責(zé)和相互推諉。
 
3、質(zhì)量管理體系要求
 
       這是正文中主要的部分。要對所依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的各條要求,就如何進行管理和控制一一予以闡述,手冊中各項內(nèi)容的先后順序盡可能與標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容順序一致,以便對照。編制手冊時必須注意覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求,不能隨意取舍又不加任何說明。
 
(三)補充部分
 
包括附錄和附加說明。
 
       附錄部分在于補充說明正文的內(nèi)容。如組織結(jié)構(gòu)圖、質(zhì)量職能展開表以及質(zhì)量手冊涉及的其他圖表等。
 
       附加說明一般包括:質(zhì)量手冊的起草單位、起草人等需要說明的事項。
 
二、程序文件的編寫

(一)程序文件的作用
 
1、促進公司管理正規(guī)化。
 
       程序文件將公司內(nèi)部各種質(zhì)量活動和質(zhì)量工作的內(nèi)容、順序、方法及要求作出具體明確規(guī)定,要求員工按此文件執(zhí)行。
 
2、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部的各項活動。
 
       程序文件對涉及各個部門的接口問題,都作出明確規(guī)定,使各部門能夠相互配合,促進工作順利進行。
 
3、承上啟下的作用。
 
       程序文件是對質(zhì)量手冊的展開,它規(guī)定了實施質(zhì)量活動的具體內(nèi)容、方法和步驟,即對應(yīng)該做什么,由誰去做和怎樣做提出了要求。至于某個具體工作、某項作業(yè)如何能夠達到標(biāo)準(zhǔn)的要求,即具體做法的指導(dǎo)則是工作文件的內(nèi)容。因此,程序文件相對于質(zhì)量手冊和工作文件起著承上啟下的作用。
 
(二)程序文件的編寫原則
 
1、必須是涉及到質(zhì)量管理體系的一個邏輯上的獨立部分或活動。
 
2、內(nèi)容必須同質(zhì)量手冊的規(guī)定要求相一致。
 
3、應(yīng)簡煉、準(zhǔn)確,具有很強的可操作性的要求。
 
4、不涉及到純技術(shù)性的細節(jié)問題。
 
(三)程序文件格式
 
由三部分組成:概述部分、正文部分、附錄或附加說明。
 
1、概述部分
 
(1)名稱:程序文件名稱
 
(2)編號:按文件編碼系統(tǒng)統(tǒng)一編號
 
(3)頁碼:共幾頁第幾頁
 
(4)版次:標(biāo)出受控文件版次
 
(5)日期:注明發(fā)布、生效或修改日期
 
(6)審批:編寫、審核、批準(zhǔn)
 
2、正文部分
 
(1)目的(Why),主要說明公司為什么開展這項活動,要達到什么目的。
 
(2)范圍(where):開展此項質(zhì)量工作的工作范圍,涉及哪些方面,注意和禁止事項。
 
(3)職責(zé)(Who):明確由哪些人來實施此項工作及其責(zé)任和權(quán)力。要特別注意明確準(zhǔn)歸口主管,誰輔助配合。
 
(4)工作程序(What、How、When):主要說明工作的順序。每個工作程序應(yīng)包括完成該活動的工作內(nèi)容、方法和質(zhì)量控制的要求。包括采用什么設(shè)備、工具以及如何控制等。
 
(5)相關(guān)文件
 
       引用與質(zhì)量活動密切相關(guān)文件編寫及文件名稱,有多少就引用多少。
 
(6)報告和記錄
 
        要明確規(guī)定本質(zhì)量活動所產(chǎn)生的報告和記錄,以及應(yīng)該采用的表格和記錄格式。
 
3、附錄或附加說明
 
       一般對在正文中提到的,而在正文中又沒有必要或不好加進去的內(nèi)容,以附錄或說明的方式列在后面。如相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或相關(guān)文件的摘要等。
 
三、工作文件的編寫

(一)概念
 
       工作文件是針對某一具體工作做的詳細規(guī)定,并提出允許做和不允許做等注意事項。只針對某一具體崗位而制定,它是在現(xiàn)場應(yīng)用較廣泛的文件。
 
       工作文件的編寫既要總結(jié)、吸取以往工作經(jīng)驗和教訓(xùn),又要采納先進的技術(shù)和方法,它是對怎樣工作或作業(yè)的科學(xué)描述。工作文件對工作細節(jié)的正確描述,保證現(xiàn)場工作各個環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤地進行,使現(xiàn)場處于受控狀態(tài)。即工作人員在現(xiàn)場工作過程中,如果確實按照工作文件的要求去操作,就可以避免出現(xiàn)差錯。
 
(二)作用
 
1、提高工作質(zhì)量,幫助工作員按步驟按要求完成作業(yè)。
 
2、為管理層提供必要地質(zhì)量信息,以便及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,采取有效的糾正措施。
 
3、有利于對公司職員開展培訓(xùn),提高職員素質(zhì)。
 
(三)編制原則
 
1、適宜性原則。
 
       在公司里,并不是每一項工作、崗位都需要工作文件,一般是在較復(fù)雜、技術(shù)要求高、容易出現(xiàn)問題的工作環(huán)節(jié)上使用。一般以如果沒有工作文件就不能保證服務(wù)質(zhì)量為原則。
 
2、指導(dǎo)性原則。
 
       工作文件應(yīng)詳細而準(zhǔn)確地描述工作或作業(yè),規(guī)定作業(yè)目的、作業(yè)前的準(zhǔn)備工作、需確認的事項、作業(yè)的順序、作業(yè)時應(yīng)注意的事項等方面,使員工對作業(yè)有清楚而準(zhǔn)確的了解。
 
3、可操作性原則。
 
       工作文件的目的就是為了給操作者足夠的指導(dǎo),幫助他們完成工作,所以應(yīng)具有很強的可操作性。
 
(四)基本內(nèi)容及格式
 
1、作業(yè)目的。
 
       指完成工作應(yīng)達到的目標(biāo)和結(jié)果,也就是為什么要進行此項工作,完成此作業(yè)要達到的技術(shù)指標(biāo)等。
 
2、作業(yè)前的準(zhǔn)確和確認事項。
 
3、作業(yè)流程。
 
        是指導(dǎo)完成作業(yè)的順序及步驟,規(guī)定每一個步驟的具體操作要求和操作內(nèi)容等。
 
4、作業(yè)注意事項。
 
5、其他注意事項及特殊事項。
 
        主要是處理異常的程序以及對于關(guān)鍵問題、特殊需求確認的規(guī)定。
 
6、工作圖
 
       如有必要可以附上工作圖,在正文部分適當(dāng)穿插必要的圖示加以說明。
 
四、質(zhì)量記錄的編寫

(一)概念
 
        質(zhì)量記錄是記載本企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)過程質(zhì)量形態(tài)、質(zhì)量管理體系運行狀態(tài)和結(jié)果的文件,應(yīng)該能夠直接、間接證明服務(wù)工作能否滿足技術(shù)要求、合同要求和法規(guī)要求,證明本公司的質(zhì)量管理體系是否按規(guī)定條件運行,達到預(yù)期的有效性。
 
       質(zhì)量記錄是進行可追溯性,采取糾正和預(yù)防措施,進行質(zhì)量改進的重要依據(jù)。
 
質(zhì)量記錄表格應(yīng)受控,填好的記錄應(yīng)管理。
 
(二)編制原則
 
1、必要性。
 
       編制時對各項記錄進行重要性、必要性、使用價值等評審和取舍,并不是說質(zhì)量記錄越多越好,只挑選必要的原則事實和數(shù)據(jù)作為質(zhì)量記錄。
 
2、規(guī)范化。
 
       要盡量采取統(tǒng)一的格式和內(nèi)容使之規(guī)范化,便于管理和運用計算機進行處理。
 
3、經(jīng)濟實用性。
 
       要考慮本部門、本部分的具體情況,按輕重緩急作出取舍,注意信息成本,要經(jīng)濟實用不要搞花架子。
 
五、重點說明

1、質(zhì)量管理文體一定要著重考慮可操作性問題,制定的措施必要有執(zhí)行力。編寫中,一定要實事求是,事實上有多少寫多少。不要在質(zhì)量手冊有提及,事實做不到,或者無證據(jù)支撐。
 
2、必須有培訓(xùn)資料,包括企業(yè)年度培訓(xùn)計劃表、培訓(xùn)使用的考試試卷、考試成績登記表等材料。
 
3、企業(yè)管理制度應(yīng)放在工作文件中,而不應(yīng)放在質(zhì)量手冊。
 
4、質(zhì)量手冊、程序文件、工作文件應(yīng)注意包裝,盡量精美,體現(xiàn)公司重視程度和認真態(tài)度。
編輯:foodqm

 
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