文件控制是ISO9001——2000標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定的一個控制過程,每個組織要真正建立并實施質(zhì)量管理體系,就必須按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求制訂相關(guān)的體系文件,并且在申請認(rèn)證機(jī)構(gòu)對體系進(jìn)行現(xiàn)場審核前,就要先向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提供本組織體系文件,讓其進(jìn)行文件審核,由于門類眾多的行業(yè)組織特點不盡相同,此時的文件審核,只能對照標(biāo)準(zhǔn)要求來評價體系文件的合理性,而真正具體到某個組織的自身行業(yè)特點,文件是否符合本組織實際需要,就需要組織自己結(jié)合本組織實際特點,管理方式與方法,管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置分工等來進(jìn)行文件符合性審核評價,評審文件能否在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中發(fā)揮其指導(dǎo)作用;另外,隨著企業(yè)管理的不斷創(chuàng)新變化和體系自身的持續(xù)改進(jìn),質(zhì)量手冊等體系文件也不能長時間不變,要想體系文件適應(yīng)新的變化,這就勢必對體系文件開展經(jīng)常性的符合性審核,達(dá)到常改常新,與企業(yè)的管理實際保持一致,否則文件就脫離實際,出現(xiàn)兩層皮現(xiàn)象。
在質(zhì)量管理體系日常運(yùn)行中,內(nèi)部審核、管理評審質(zhì)量策劃實施檢查,不合格關(guān)閉,糾正和預(yù)防措施實施過程中,質(zhì)量管理體系文件的缺陷最容易被發(fā)現(xiàn),文件管理部門應(yīng)及時召集有關(guān)人員對發(fā)現(xiàn)的缺陷進(jìn)行研究分析,以決定文件是否變更修訂和修訂內(nèi)容條款,使文件的符合性逐步提高,在保持體系持續(xù)改進(jìn)的同時,達(dá)到文件自身持續(xù)改進(jìn)的目的。
我們公司開展這一工作的做法是:文件管理部門是公司標(biāo)準(zhǔn)化辦公室,該辦公室負(fù)責(zé)起草制定公司各類管理標(biāo)準(zhǔn)及文件、工作標(biāo)準(zhǔn)等,審核技術(shù)部門起草編制的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等,負(fù)責(zé)召開文件評審會、會議對不適應(yīng)文件條款進(jìn)行討論分析,決定是否修訂,對新文件(試行一定時間后)試行情況總結(jié)。決定是否報總經(jīng)理批準(zhǔn)正式實施,對會議通過的文件填寫《文件符合性審核報告》,由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)發(fā)布實施。2004年4月,公司新上的6000噸乳化炸藥連續(xù)自動生產(chǎn)線項目設(shè)備安裝調(diào)試完畢,進(jìn)入試生產(chǎn)階段,該產(chǎn)品技術(shù)文件,工藝規(guī)程、操作規(guī)程,作業(yè)指導(dǎo)書等均為參照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)轉(zhuǎn)讓方提供的技術(shù)資料編制而成,指導(dǎo)試生產(chǎn)、試產(chǎn)過程中不斷總結(jié)客觀規(guī)律,總結(jié)分析各類數(shù)據(jù),形成記錄,根據(jù)試行情況,多次召開專門會議,對所有涉及乳化炸藥生產(chǎn)的過程控制文件、技術(shù)文件工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等全面分析、討論、審核、評價,對有關(guān)缺陷及時修訂,最終形成了文件符合性審核報告,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)正式頒布實施,到目前為止,該生產(chǎn)線各類文件獲得了安全性評價驗收,安全標(biāo)志審核驗收專家組的肯定,保證了所有文件符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本企業(yè)管理、過程控制的實際需要。達(dá)到了制定文件的初衷。
經(jīng)過幾年的實踐我們認(rèn)為,體系文件的建立并不難,關(guān)鍵是文件能否真正發(fā)揮應(yīng)有的作用,是否符合企業(yè)管理的實際,而真正作到這一點,就必須開展經(jīng)常性的文件符合性評價審核,及時發(fā)現(xiàn)和糾正文件的不適應(yīng),促進(jìn)文件自身的持續(xù)改進(jìn),使其達(dá)到一個動態(tài)的管理狀態(tài),緊緊保持與企業(yè)管理的相一致。