和現(xiàn)在依舊奮戰(zhàn)在體系審核戰(zhàn)線上的審核員聊天,談及體系運(yùn)行最假的部分,幾乎脫口而出都是:“管理評(píng)審”。
“管理評(píng)審”可以說是各類管理體系的“百搭”零部件了,不論何種體系,沒有談及“管理評(píng)審”,仿佛這個(gè)標(biāo)準(zhǔn),就不是一個(gè)正宗的管理體系標(biāo)準(zhǔn)。
但是在實(shí)際運(yùn)作過程中,不少企業(yè)對(duì)“管理評(píng)審”的態(tài)度,都是被動(dòng)臨時(shí)式。
被動(dòng):因?yàn)轶w系標(biāo)準(zhǔn)的要求,才進(jìn)行管理評(píng)審。
臨時(shí):因?yàn)橥鈱徔靵砹耍抛龉芾碓u(píng)審材料。
其實(shí),管理評(píng)審的主要工作:對(duì)體系進(jìn)行評(píng)價(jià),確保體系適宜性、充分性和有效性。從PDCA角度來看,管理評(píng)審是體系的A環(huán)節(jié),是持續(xù)提高的階段,著眼點(diǎn)在未來,判定體系是否適宜企業(yè)未來的發(fā)展。
所以,對(duì)許多企業(yè)來說,很假的“管理評(píng)審”,其實(shí)是一件高瞻遠(yuǎn)矚的事情。
也正因?yàn)樗母哒斑h(yuǎn)矚,所以管理評(píng)審這事的主角,是公司的大BOSS,一般人做不好。就審核來說,從管理評(píng)審執(zhí)行的力度,完全可以看出這個(gè)企業(yè)最高管理層對(duì)管理體系的重視程度。——這也是體系標(biāo)準(zhǔn)制定的一個(gè)厲害之處,讓審核人員通過一個(gè)具象“管理評(píng)審”,來評(píng)估企業(yè)體系運(yùn)行的領(lǐng)導(dǎo)支持力度。
雖然,“管理評(píng)審”是一件高瞻遠(yuǎn)矚的事情,但其實(shí)并非一件復(fù)雜繁瑣的事情,各類管理體系標(biāo)準(zhǔn),對(duì)“管理評(píng)審”的要求都不高。
但標(biāo)準(zhǔn)在解讀和運(yùn)用時(shí),往往管理評(píng)審就成了統(tǒng)一劇本:
管理評(píng)審的輸入,需要每個(gè)部門寫部門總結(jié),覆蓋各類輸入信息,
管理評(píng)審執(zhí)行,要有計(jì)劃,有會(huì)議記錄,有簽到表,有報(bào)告
管理評(píng)審的輸出,則要求要有報(bào)告,報(bào)告要覆蓋充分的內(nèi)容
管理評(píng)審的問題,需要追蹤,追蹤要形成追蹤記錄……
但這是個(gè)“假劇本”,管理評(píng)審并非天然是這樣的套路。實(shí)際許多最高管理者往往默默地執(zhí)行著“管理評(píng)審”或“管理評(píng)審”的局部,只是不宣稱是“管理評(píng)審”而已。
1、管理評(píng)審是否必須以“管理評(píng)審會(huì)議”的形式進(jìn)行?
不一定
從目前常見的各類管理體系的標(biāo)準(zhǔn)要求來看,沒有任何管理體系標(biāo)準(zhǔn)中明確管理評(píng)審必須以“會(huì)議”的形式進(jìn)行。基本上關(guān)注點(diǎn)均是強(qiáng)調(diào)管理評(píng)審應(yīng)由最高管理層來完成。不過,在不少指南文件中,都推薦以“管理評(píng)審會(huì)議”的形式來進(jìn)行,如:在CNAS-GL012-2018 《實(shí)驗(yàn)室和檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)管理評(píng)審指南 》中,6.1管理評(píng)審宜至少每年開展一次,每一次評(píng)審應(yīng)當(dāng)制定方案,高級(jí)運(yùn)作管理者、管理層、質(zhì)量負(fù)責(zé)人以及負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)發(fā)布的人員應(yīng)當(dāng)參加會(huì)議。
2、管理評(píng)審是否必須作為專項(xiàng)活動(dòng),一次性完成?
不需要
管理活動(dòng)是相互交織的,管理體系的運(yùn)行,應(yīng)和企業(yè)的實(shí)際管理運(yùn)營(yíng)活動(dòng)相結(jié)合,而非為了要用工具,而使用工具。管理評(píng)審,可以與其他活動(dòng)共同進(jìn)行。
3、管理評(píng)審策劃的時(shí)間間隔是否是12個(gè)月?
不一定
標(biāo)準(zhǔn)的慣用表述是:最高管理者應(yīng)按照策劃的時(shí)間間隔度組織的XX管理體系進(jìn)行評(píng)審,以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。其實(shí),并沒有規(guī)定必須每年進(jìn)行1次。
作為被認(rèn)證的管理體系,在許多情況下,認(rèn)證機(jī)構(gòu)每年對(duì)企業(yè)進(jìn)行一次審核,在審核過程中需要了解企業(yè)的全面的運(yùn)行情況,通常要求企業(yè)每年至少進(jìn)行一次管理評(píng)審活動(dòng)。
4、管理評(píng)審是否需要制定管理評(píng)審計(jì)劃?
不需要
從管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求本身,并不要求在召開管理評(píng)審活動(dòng)之前制定《管理評(píng)審計(jì)劃》。但是管理評(píng)審活動(dòng)是需要策劃的,這個(gè)策劃包括策劃:
管理評(píng)審的時(shí)間間隔/時(shí)機(jī)
管理評(píng)審各主題如何開展評(píng)審
管理評(píng)審的輸入信息如何獲得
5、管理評(píng)審是否需要最高管理者組織?
不需要
前述已提到,目前常見的各類管理體系的標(biāo)準(zhǔn)基本上關(guān)注點(diǎn)均是強(qiáng)調(diào)管理評(píng)審應(yīng)由最高管理層來完成。那么管理評(píng)審需要由最高管理者來組織嗎?或者由行政部門代表最高管理者來組織呢?這其實(shí)也是不必要的。不同管理體系的側(cè)重點(diǎn)不同,管理評(píng)審的關(guān)注焦點(diǎn)也不同,所以不同管理體系的管理評(píng)審,可以由不同主管部門來負(fù)責(zé)組織,由最高管理者來評(píng)審。有些企業(yè)多個(gè)管理體系進(jìn)行整合,則主要依據(jù)其管理程序,由相關(guān)部門來組織進(jìn)行管理評(píng)審活動(dòng)。
6、管理評(píng)審是否需在內(nèi)審結(jié)束后進(jìn)行?
不一定
對(duì)于目前大部分企業(yè),1年僅進(jìn)行1次管理評(píng)審活動(dòng),為了保證管理評(píng)審輸入內(nèi)容的完整性,管理評(píng)審應(yīng)在內(nèi)審,包括內(nèi)審不符合項(xiàng)整改結(jié)束后進(jìn)行比較適宜,但如果管理評(píng)審分次進(jìn)行,則不必受此限制。