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如何編寫作業(yè)指導(dǎo)書

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-02-03  來源:食品論壇網(wǎng)友 王中泰 分享
核心提示:如何編寫作業(yè)指導(dǎo)書
   如何編寫作業(yè)指導(dǎo)書?估計(jì)很多人都曾面臨這樣一個(gè)問題。今天從認(rèn)識(shí)作業(yè)指導(dǎo)書、編寫作業(yè)指導(dǎo)書要求、實(shí)際案例,為你帶來詳細(xì)解答。內(nèi)容僅供參考。
 
一、作業(yè)指導(dǎo)書幾個(gè)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)
 
  1.作業(yè)指導(dǎo)書是無用的?
 
  有人認(rèn)為我從事這項(xiàng)工作已經(jīng)很多年了,作業(yè)步驟已可以倒背如流了,甚至閉著眼睛也能把它做好。
 
  實(shí)質(zhì)上這是把作業(yè)指導(dǎo)書僅理解為純粹的操作流程,實(shí)際上除此以外作業(yè)指導(dǎo)書還應(yīng)包括更重要的內(nèi)容,如作業(yè)的要求、產(chǎn)品接收與判定的準(zhǔn)則等。
 
  有人認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書束縛了員工的手腳,難以發(fā)揮其創(chuàng)造性。
 
  實(shí)質(zhì)上這是將作業(yè)指導(dǎo)書當(dāng)作一成不變的真理,很多情況下操作人員可以就作業(yè)指導(dǎo)書的修改、糾正和預(yù)防措施的制定等提出自己的意見,從而發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和工作積極性。
 
  2.越多越好還是越少越好?
 
  ISO9001中指出“如果沒有形成文件的程序就不能保證質(zhì)量時(shí),則應(yīng)對(duì)生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的方法制定形成文件的程序”,對(duì)程序文件如此,作業(yè)指導(dǎo)書同樣也是如此,太多的文件會(huì)把你壓垮。
 
  有些組織為了使文件的數(shù)量盡可能減少,以利于文件的管理,對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中,沒有具體數(shù)量規(guī)定的作業(yè)指導(dǎo)書(程序文件則因標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了應(yīng)當(dāng)制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編,這就使很多重要的、必不可少的文件也沒有制定,從而使許多影響質(zhì)量的因素未能加以控制。
 
  3.工作標(biāo)準(zhǔn)就是作業(yè)指導(dǎo)書?
 
  有的組織認(rèn)為很多崗位已有工作標(biāo)準(zhǔn),沒必要制訂作業(yè)指導(dǎo)書。
 
  其實(shí),工作標(biāo)準(zhǔn)不同于作業(yè)指導(dǎo)書,它是針對(duì)工作的責(zé)任、權(quán)利、范圍、質(zhì)量要求、程序、效果、檢查方法、考核與獎(jiǎng)懲辦法等方面所制定的標(biāo)準(zhǔn)。
 
  它與作業(yè)指導(dǎo)書可能有相同之處,但其強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容有區(qū)別,并不是所有的作業(yè)指導(dǎo)書都需要規(guī)定職責(zé)、權(quán)限、考核與獎(jiǎng)懲等內(nèi)容;反過來作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)有的條件和標(biāo)準(zhǔn)在工作標(biāo)準(zhǔn)中卻不一定有。
 
  需要說明的是,目前工作標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展趨勢(shì)之一是將工作標(biāo)準(zhǔn)與作業(yè)指導(dǎo)書、程序文件有機(jī)地結(jié)合為一體。
 
  還有一個(gè)問題就是標(biāo)準(zhǔn)過于分散。作業(yè)指導(dǎo)書可以將散落的各類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)納整理。
 
  4.操作按步驟詳細(xì)地描述下來就是作業(yè)指導(dǎo)書?
 
  太多的人認(rèn)為為與ISO9000一致,公司應(yīng)提供完成日常任務(wù)的書面文件,生產(chǎn)過程的每一個(gè)階段都必須文件化,從而使雇員們陷進(jìn)了把已經(jīng)十分熟悉的操作的每一個(gè)細(xì)小步驟描述下來的泥潭。但這些逐步展開的作業(yè)指導(dǎo)書又怎么樣呢?
 
  我們經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)這樣的話︰“通過撥動(dòng)計(jì)算機(jī)左后方的肘節(jié)開關(guān)打計(jì)算機(jī)直到屏幕上出現(xiàn)”綠光“或”立即輸入口令“。這種指導(dǎo)書不僅無用,也是不必要的。
 
  詳細(xì)的作業(yè)步驟必須文件化嗎?是的,它們可能應(yīng)該的,但有些卻不是必須的。辦公設(shè)備的操作、程序中已經(jīng)有詳細(xì)說明的等情況不用重復(fù)寫。
 
  5.程序與作業(yè)指導(dǎo)書有什么區(qū)別?
 
  a.功能:
 
  作業(yè)指導(dǎo)書:
 
  程序中的某個(gè)環(huán)節(jié)
 
  強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)和方法、標(biāo)準(zhǔn)
 
  程序:
 
  涉及多崗位、多部門、多環(huán)節(jié)
 
  過程的順序和相互作用
 
  強(qiáng)調(diào)職能、協(xié)調(diào)工作
 
  b.內(nèi)容:
 
  作業(yè)指導(dǎo)書:
 
  對(duì)程序的補(bǔ)充
 
  強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)、具體方法、標(biāo)準(zhǔn)
 
  具有可操作性
 
  程序:
 
  強(qiáng)調(diào)職責(zé)、流程
 
  統(tǒng)一解釋
 
  6.作業(yè)指導(dǎo)書的定義
 
  作業(yè)指導(dǎo)書是用以指導(dǎo)某個(gè)具體過程,事物形成的技術(shù)性細(xì)節(jié)描述的可操作性文件。常用的作業(yè)指導(dǎo)書、工作細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)規(guī)范通常應(yīng)包含的內(nèi)容。
 
  作業(yè)指導(dǎo)書是針對(duì)某個(gè)部門內(nèi)部或某個(gè)崗位的作業(yè)活動(dòng)的文件,側(cè)重描述如何進(jìn)行操作,是對(duì)程序文件的補(bǔ)充或具體化。對(duì)這類文件有不同的具體名稱,如工作指令、操作規(guī)程等。
 
  7.作業(yè)指導(dǎo)書的作用
 
  a、作業(yè)指導(dǎo)書是指導(dǎo)保證過程質(zhì)量的最基礎(chǔ)的文件和為開展純技術(shù)性質(zhì)量活動(dòng)提供指導(dǎo)。
 
  b、作業(yè)指導(dǎo)書是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。
 
  作業(yè)指導(dǎo)書的作用說通俗點(diǎn)∶
 
  a、積累經(jīng)驗(yàn),并把經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)記錄下來,以防流失。
 
  b、新員工可以快速掌握操作要領(lǐng)。
 
  c、最有效的管理工具和生產(chǎn)資料。
 
  d、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作。
 
  e、工作質(zhì)量檢測(cè)和追溯的依據(jù)。
 
  8.作業(yè)指導(dǎo)書的種類
 
  a、按發(fā)布形式可分為:
 
  書面作業(yè)指導(dǎo)書、口述作業(yè)指導(dǎo)書。
 
  b、按內(nèi)容可分為:
 
  用于施工、操作、檢驗(yàn)、安裝等具體過程的作業(yè)指導(dǎo)書。
 
  用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細(xì)則、計(jì)劃和規(guī)章制度等。
 
  用于指導(dǎo)自動(dòng)化程度高而操作相對(duì)獨(dú)立的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范。
 
二、作業(yè)指導(dǎo)書的編寫
 
  1.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫原則
 
  a.確定性
 
  作業(yè)指導(dǎo)書的重點(diǎn)內(nèi)容應(yīng)該是解決如何作業(yè)的問題,應(yīng)列出具體操作的詳細(xì)過程,包括每一步驟所使用的材料(筆、紙等辦公用品就不要寫了,下同)、儀器設(shè)備以及過程作業(yè)的結(jié)果和判定標(biāo)準(zhǔn)等。
 
  b、實(shí)用性
 
  作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容和形式應(yīng)以實(shí)用為原則,盡量簡(jiǎn)潔、易懂,而且要符合文件控制的要求。以文字?jǐn)⑹鲎鳂I(yè)過程時(shí),應(yīng)選擇通俗易懂的語句來表達(dá),方便各個(gè)層次人員的理解和領(lǐng)悟。同時(shí)盡量多采用圖表、圖示、流程圖和照片等形式,或圖文并茂,更容易為使用者接受。
 
  c.必要性
 
  沒有必要每個(gè)崗位每個(gè)活動(dòng)都必須有作業(yè)指導(dǎo)書,應(yīng)該充分考慮活動(dòng)的復(fù)雜性、事實(shí)活動(dòng)的方式、完成活動(dòng)所需的技能、人員和資源要求等,以便確定最能適合組織運(yùn)作需要的作業(yè)指導(dǎo)書。
 
  d、協(xié)調(diào)性
 
  編寫作業(yè)指導(dǎo)書時(shí),應(yīng)認(rèn)真分析現(xiàn)有文件的特點(diǎn)和適用性,以相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)技術(shù)文件作為編寫依據(jù),同時(shí)也應(yīng)注意作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容并非一定要限制在所依據(jù)的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)要求的范圍之內(nèi),還可以包括對(duì)其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制要求。
 
  2.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫要求
 
  a、內(nèi)容應(yīng)滿足:5W1H原則
 
  where :即在哪里使用此作業(yè)指導(dǎo)書。
 
  Who : 什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書。
 
  What:此項(xiàng)作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么。
 
  Why :此項(xiàng)作業(yè)的目的是干什么。
 
  When : 什么時(shí)候使用該作業(yè)指導(dǎo)書。
 
  How:如何按步驟完成作業(yè)。
 
  b、格式要求︰
 
  基本框架
 
  目的:本作業(yè)指導(dǎo)書是用來做什么的
 
  范圍:適用于哪些人,哪些工作
 
  職責(zé):涉及哪些崗位,這些崗位在本次工作中的各自承擔(dān)的任務(wù)或功能
 
  術(shù)語︰如有必要
 
  步驟:—步一步怎么做這個(gè)工作的,應(yīng)達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)。意外情況(不正常情況下的操作)
 
  c、文字要求:
 
  作業(yè)指導(dǎo)書用于具體指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)或管理工作,其結(jié)構(gòu)和形式完全取決于作業(yè)的性質(zhì)和復(fù)雜程度,不像質(zhì)量手冊(cè)和程序文件那么單一,不必也不可能采用統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)和形式。因而根據(jù)其應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容可以全部用文字描述,也可以用圖表來表示,或兩者結(jié)合起來使用。
 
  描述簡(jiǎn)單、實(shí)際就好?陀^陳述,條理清淅就好。不需要復(fù)雜的描述方法,修辭手法。
 
  3.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫
 
  由實(shí)際操作人員編寫
 
  編寫之前、之后可以展開討論
 
  寫你該做的
 
  做你所寫的
 
  記你所做的
 
  實(shí)際、簡(jiǎn)明扼要、便于理解
 
  保持一致性
 
  明確目的:用來做什么的
 
  明確范圍:適用于哪些人,哪些工作
 
  明確職責(zé)︰涉及哪些崗位,這些崗位在本次工作中的各自承擔(dān)的任務(wù)或功能
 
  明確術(shù)語:一些專業(yè)用語(如果有)
 
  (1)工作步驟幾種寫法
 
  a.按時(shí)間順序∶什么時(shí)間做什么(按時(shí)間鐘順序)
 
  b.按流程順序∶先做什么,后做什么
 
  c.按崗位順序(和流程順序雷同)﹔先是哪個(gè)崗位做什么,接下來哪個(gè)崗位做什么。
 
  以上幾種穿插編寫。
 
 。2)工作步驟描述注意事項(xiàng):
 
  a、如果涉及到了操作標(biāo)準(zhǔn),都要列明標(biāo)準(zhǔn)。
 
  比如填開貨單,每張貨單的錯(cuò)誤不能超過兩處,超過要作廢。
 
  b.5W1H原則要交待清楚
 
  where :即在哪里做。
 
  Who:是誰做?
 
  What:做什么?
 
  Why :為什么做(標(biāo)準(zhǔn))。
 
  When:什么時(shí)候做。
 
  How :怎么做(詳細(xì)過程,操作方法)
 
編輯:foodqm

 
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