首先,運行Excel,將“工作簿”的名稱命名為“設備鑒定臺賬”,輸入各設備的詳細信息、上次鑒定日期及到期日期(日期的輸入格式應為“年-月-日”,如:2003-10-21,如圖1)。
然后,選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格,點擊插入菜單下的函數(shù)命令,在“插入函數(shù)”對話框中選擇“邏輯”函數(shù)類中的IF函數(shù),點擊[確定]按鈕,就會彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框,分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2),并點擊[確定]按鈕。這里需要說明的是:輸入的 "" 是英文輸入狀態(tài)下的雙引號,是Excel定義顯示值為字符串時的標識符號,即IF函數(shù)在執(zhí)行完真假判斷后顯示此雙引號中的內(nèi)容。為了醒目,可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設置為紅色。
最后,拖動“填充柄”,填充F列以下單元格即可。
我們知道Excel的IF函數(shù)是一個“條件函數(shù)”,它的語法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具體地說就是:如果第一個參數(shù)logical_test返回的結果為真,則執(zhí)行第二個參數(shù)Value_if_true的結果,否則執(zhí)行第三個參數(shù)Value_if_false的結果;Excel的TODAY函數(shù)[語法是TODAY()]是返回當前系統(tǒng)日期的函數(shù)。
實際上,本文所應用的IF函數(shù)語句為IF(E2=TODAY(),"到期",""),解釋為:如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數(shù)返回的日期,則在F2單元格中顯示“到期”,否則就不顯示,TODAY函數(shù)返回的日期則正好是系統(tǒng)當天的日期。
Excel的到期提醒功能就是這樣實現(xiàn)的。