為明確采購部職能，更大的發(fā)揮采購部在經(jīng)營中的作用，針對采購部現(xiàn)存問題做以下簡談。

 

一、采購流程不完善。

 

　　常規(guī)類采購，采購部在生產(chǎn)部生產(chǎn)計劃中需確認(rèn)采購訂單并進行采購預(yù)算，管理人員針對工程項目執(zhí)行情況制定采購計劃。現(xiàn)公司并沒有針對日常采購做采購預(yù)算及采購計劃，很大程度上增加了物料供應(yīng)的風(fēng)險，并會直接影響項目進度。側(cè)面影響企業(yè)在市場上的競爭力。

 

　　采購計劃的概念：就是對于采購全過程的活動計劃。所謂計劃就是要解決“干什么？什么時候干？怎么干？的問題。它是對未來采購活動的方案、戰(zhàn)略、策略的實施措施的布置環(huán)節(jié)。計劃的完整實施，將保證采購任務(wù)有效順利圓滿的完成。

 

　　采購計劃中不能直接與庫存管理相結(jié)合導(dǎo)致庫房有囤積貨物，造成公司的資金緊張。

 

　　解決方案：

 

　　1、采購部協(xié)同相關(guān)部門進一步完善采購流程，制定相應(yīng)的采購制度。

 

　　2、根據(jù)生產(chǎn)計劃訂單結(jié)合項目實際進展情況以及所需物料供應(yīng)周期等方面制定采購計劃。

 

二、采購成本難控制。

 

　　由于供應(yīng)商數(shù)量太多，采購價格體系較為混亂，無法真正形成多家比價管理，也不能進行最高限價控制。導(dǎo)致采購成本偏高，資金占用大，影響利潤水平。

 

　　解決方案：

 

　　1、根據(jù)物料進行合理分類，根據(jù)分類分配給采購專員。

 

　　2、實行企業(yè)“內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化”，建立《物料采購價格一覽表》。

 

　　3、系統(tǒng)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)物料單價最大額度限制。

 

　　4、嚴(yán)格審核物料“適質(zhì)、適量、適時、適價”采購。

 

　　5、階段性調(diào)查成本日益增加的內(nèi)幕，及時處理糾正。

 

　　6、定期進行《采購員評估》，建立制定《獎懲機制》。

 

三、部門缺乏核心力量應(yīng)給予的執(zhí)行力。

 

　　采購部核心力量多為采購管理者，管理者在眾多管理職責(zé)中其主要職責(zé)為提高采購效率、控制采購風(fēng)險。這就要求我們的采購管理者在公司內(nèi)部各部門之間建立和諧而富有效率的工作關(guān)系。并具有預(yù)見性的解決公司部門間、以及供應(yīng)商的矛盾分歧。

 

　　解決方案：

 

　　1、公司提供培訓(xùn)平臺，培養(yǎng)管理者對專業(yè)知識、技能的培訓(xùn)。

 

　　2、及時協(xié)調(diào)處理采購部橫向和縱向關(guān)系，改善內(nèi)部采購和供應(yīng)商的關(guān)系。

 

　　3、適時的以部門名義，帶頭召開公司或供應(yīng)商碰頭會。

 

四、采購部采購人員缺乏“狼性”的團隊意識。

 

　　企業(yè)的核心力量是企業(yè)內(nèi)部擁有一個具有戰(zhàn)斗力的團隊。而對于公司一個優(yōu)秀的采購團隊是可以直接給企業(yè)帶來幾何倍數(shù)的利潤價格。其價值是生產(chǎn)、銷售完全不可比擬的。

 

　　但我公司的采購部人員素質(zhì)參差不齊。在此條件下沒有一個很好的平臺和機會相互溝通學(xué)習(xí)。采購員在面對事物解決方式上并不能最大程度的滿足公司的利益體現(xiàn)。

 

　　解決方案：

 

　　1、建立崗位人員培訓(xùn)制度。對在崗人員進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)。

 

　　2、公司管理人員或部門人員根據(jù)能力進行專業(yè)交流會或以演講的方式進行互動學(xué)習(xí)。（難實現(xiàn)）

 

　　3、采購部定期召開例會。討論了解項目及采購中的問題，提出解決方案。

 

　　4、制定《個人崗位手冊》。

 

　　5、有效利用部門活動資金，進行有意義的部門活動。

 

五、采購目標(biāo)、任務(wù)實現(xiàn)被動

 

　　采購部受組織環(huán)境影響，在采購目標(biāo)實施中受公司內(nèi)部部門影響、及外部環(huán)境嚴(yán)重。導(dǎo)致任務(wù)受阻。例如：根據(jù)財務(wù)統(tǒng)籌，確定供應(yīng)商付款計劃，是否有些欠缺，應(yīng)該根據(jù)實際情況，具體問題具體分析。技術(shù)研發(fā)部項目研發(fā)材料是否可以實行“內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化”等

 

　　外部常規(guī)類采購，供應(yīng)商選擇空間小，資金壓力導(dǎo)致公司于供應(yīng)商間矛盾增加。

 

　　解決方案：

 

　　1、制定公司“內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化”機制。避免同性能多規(guī)格的物料。

 

　　2、杜絕技術(shù)研發(fā)部門工程師與供應(yīng)商串通進行硬性設(shè)計要求，導(dǎo)致高質(zhì)量、高成本、高要求的瓶頸采購物和關(guān)鍵采購物的產(chǎn)生。影響企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

 

　　3、針對杠桿采購，尋找至少尋找兩家或以上供應(yīng)商，分?jǐn)傎Y金風(fēng)險和供應(yīng)風(fēng)險。（重要）

 

六、采購管理工作中供應(yīng)商管理和戰(zhàn)略性采購管理工作不到位

 

　　采購管理應(yīng)從企業(yè)的角度出發(fā)以經(jīng)濟利益為中心，以降低采購成本為立足點，合理選擇供應(yīng)商，充分發(fā)揮創(chuàng)造性采購的作用。

 

　　供應(yīng)商管理中加強供應(yīng)商關(guān)系管理合理選擇供應(yīng)商，與供應(yīng)商建立和維持戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

 

　　隨著公司規(guī)模的不斷擴大，戰(zhàn)略性采購管理一定要及早進行。它將為企業(yè)的核心競爭力提供有力保障。

 

　　采購職能戰(zhàn)略的主要方面：

 

　　1、保證供應(yīng)戰(zhàn)略

 

　　2、降低成本戰(zhàn)略

 

　　3、供應(yīng)支持戰(zhàn)略（了解供應(yīng)商）

 

　　4、環(huán)境變化戰(zhàn)略（政府、經(jīng)濟、組織）

 

　　5、競爭優(yōu)勢戰(zhàn)略

 

　　6、風(fēng)險管理戰(zhàn)略

 

　　解決方案：

 

　　根據(jù)公司采購物料的質(zhì)量，可獲得性，供應(yīng)商響應(yīng)，成本目標(biāo)等方面考慮可以將物料項目進行分類，大體都可以分為：日常、杠桿、瓶頸、關(guān)鍵四類項目。

 

　　1、根據(jù)采購項目分類利用“波特”原理對供應(yīng)商進行分類。并根據(jù)分類對各類供應(yīng)商進行相應(yīng)的合作方式。如：與杠桿型供應(yīng)商發(fā)展戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。簽訂年度《長期合作協(xié)議》。

 

　　2、規(guī)劃處理瓶頸和關(guān)鍵供應(yīng)商關(guān)系，盡可能的將其轉(zhuǎn)換象限。

 

　　3、制定與企業(yè)發(fā)展趨向的采購供應(yīng)性戰(zhàn)略。

 

　　4、建議制定供應(yīng)商考核機制，針對服務(wù)性好的供應(yīng)商給予信譽榮譽、優(yōu)先付款等方面激勵政策。

 

　　以上是針對采購現(xiàn)有問題進行的歸納。根據(jù)實際操作中會遇到多種問題，為方便操作做以下建議：

 

　　1、采購部的日常大量時間忙于了解各種信息和催貨，重“跟催”輕“計劃”。采購部門只能把工作重心放在到貨跟催上面，疲于奔命，結(jié)果還往往并不如意，供應(yīng)缺貨常常造成生產(chǎn)停工待料。對于確實能直接產(chǎn)生效益的供應(yīng)商選擇、比價控制等工作做的較少，日常工作重點主要在應(yīng)對生產(chǎn)上。

 

　　2、采購管理者及采購專員需要隨時關(guān)注公司各個相關(guān)部門的項目動態(tài)，隨時應(yīng)付緊急采購任務(wù)，改進采購工作中的相關(guān)問題，沉著應(yīng)對各種計劃外情況，更有效的對采購工作進行管理規(guī)劃，與各個部門聯(lián)系更加緊密，更好滿足訂單的需求，努力做到采購的最優(yōu)，為公司節(jié)省采購成本。

 

　　3、由于無法及時掌握全部產(chǎn)品采購，項目的近期缺料信息(包括缺什么?何時需要?)，缺乏對未來供貨市場供貨趨勢與走向的預(yù)測，造成臨時采購，同時由于不少材料采購供應(yīng)周期長，采購部經(jīng)常處于措手不及的境地，忙于趕任務(wù)，缺乏良好的計劃性。并且容易遺漏小件，影響正常生產(chǎn)進程。還是著重強調(diào)做好計劃生產(chǎn)計劃采購。

 

　　4、采購人員在具備很強的成本意識的同時，務(wù)必要從專業(yè)角度管理供應(yīng)商，尤其表現(xiàn)在供應(yīng)商付款問題。不能由于暫時性的資金周轉(zhuǎn)而忽視了供應(yīng)商的信譽維護。不要因為資金周轉(zhuǎn)上的問題，對供應(yīng)商難于形成有效的監(jiān)控，無法有效把握好最佳供貨期，控制供貨質(zhì)量，犧牲企業(yè)長期利益。

 

　　5、增強各部門采購計劃意識欠缺，導(dǎo)致急需性采購物增多。采購部本身針對各個部門提請計劃和生產(chǎn)經(jīng)營需要，有相應(yīng)的準(zhǔn)備。急需采購物一般會做特殊計劃，但由于生產(chǎn)施工、技術(shù)研發(fā)需要。一些不穩(wěn)定因素帶來的部分急需物品的購買，可能會涉及到流程的改變。希望給予特定的急需物品采購辦法。